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文档简介

广告公司创意工具采购流程一、制定目的及范围为提升广告公司在创意项目中的工作效率，确保创意工具的采购流程规范化，特制定本流程。该流程适用于所有创意工具的采购，包括软件、硬件及相关服务，旨在优化采购环节，降低成本，提高采购透明度。二、采购原则1.采购应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑工具的质量、价格及服务。2.所有采购工具需从信誉良好的供应商处获取，确保产品的合法性和合规性。3.各部门需指定专人负责采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程1.需求确认各项目组需根据项目需求，明确所需创意工具的类型、数量及预算。项目负责人需填写“采购需求表”，并附上项目背景及使用目的，确保需求的合理性和必要性。2.预算审批采购需求表需提交至财务部门进行预算审核。财务部门根据公司年度预算及项目资金情况，决定是否批准该项采购。预算审批通过后，项目组可进入下一步。3.供应商选择项目组需对市场进行调研，收集至少三家供应商的报价及产品信息。对比各供应商的产品质量、价格、售后服务等，形成“供应商评估报告”，并提交给采购负责人审核。4.询价与核价采购负责人需与选定的供应商进行进一步沟通，确认最终报价及交货时间。根据历史采购数据及市场行情，进行核价，确保价格的合理性。核价结果需记录在“采购记录表”中。5.审批流程完成询价与核价后，采购负责人需将“采购记录表”及相关文件提交至公司管理层进行审批。审批流程应逐级进行，确保每个环节的透明性与合规性。6.采购实施审批通过后，采购负责人可向供应商下单。供应商需在约定的时间内交付产品，采购负责人需跟踪订单状态，确保按时交货。7.验收与入库产品到货后，项目组需对照采购清单进行验收，确认产品数量及质量符合要求。验收合格后，相关人员需填写“验收报告”，并将产品入库，确保库存管理的准确性。8.付款与报销验收合格后，采购负责人需向财务部门提交付款申请，附上发票及验收报告。财务部门在审核无误后，进行付款。所有采购记录需在一个月内完成报销，逾期将不予受理。四、特殊采购流程对于紧急或特殊情况的采购，需遵循以下流程：1.应急采购在突发情况下，项目组可直接联系供应商进行采购，无需经过常规的询价流程。应急采购需由项目负责人签字确认，并在事后补充相关采购记录。2.集中采购对于常用的创意工具，如设计软件的年度订购，各部门需在每年初提交需求汇总，由采购部门统一进行集中采购，以降低成本。五、备案与存档所有采购完成后，采购负责人需将相关文件（包括采购需求表、供应商评估报告、采购记录表、验收报告及发票）进行归档，确保后续可追溯性。所有文件需保存至少三年，以备审计和检查。六、采购纪律1.采购人员职责采购人员需保持与供应商的良好沟通，确保采购工具的质量与服务。同时，需定期对供应商进行评估，更新供应商名录。2.行为规范采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到公司纪律处分。所有采购活动需保持透明，确保公司利益不受损害。七、反馈与改进机制为确保采购流程的有效性，需定期收集各部门对采购流

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