非营利组织办公用品采购流程

非营利组织办公用品采购流程一、制定目的及范围为提升非营利组织的办公效率，确保办公用品采购的规范化、透明化，特制定本采购流程。该流程适用于组织内所有部门的办公用品采购活动，包括日常办公文具、设备及相关耗材。通过明确采购步骤与责任，优化采购效率，控制成本，确保采购质量与服务。二、采购原则采购活动需遵循以下原则，以达到最优的采购效果：1.采购过程应保持公正、公平、公开，避免利益冲突与不当行为。2.办公用品的采购必须从具有合法资质的供应商处进行，确保所有物资均具备正规发票。3.各部门需指定专人负责采购活动，申购人与采购人应为不同人员，确保流程的独立性与透明度。三、采购流程1.采购申请阶段1.1需求确认：各部门在采购前需对所需办公用品进行全面梳理，确认实际需求，包括数量、规格及预算。1.2填写申请单：需求确认后，申购人需填写《办公用品采购申请单》，详细列明所需物品的名称、数量、用途及预算，确保信息完整。1.3部门审核：申购单需提交给部门负责人审核，审核内容包括预算的合理性与需求的必要性。2.审批流程2.1提交审批：经过部门负责人审核后，申购单需进一步提交至财务部进行预算审核。2.2预算确认：财务部核实预算是否符合组织的整体财务安排，审核通过后方可进入下一步。2.3流转审批：经过财务部审核后，申购单需在组织内进行流转，经过相关管理层、采购部门的层层审批。3.询价与核价3.1供应商询价：采购部门在收到最终审批的申请后，需向至少三家合格供应商询价，并记录相关报价信息。3.2价格核对：采购部门需对比询价结果，参考市场价格及历史采购记录，进行价格核对，确保采购价格的合理性。4.最终审批与采购实施4.1审批汇总：经过询价和核价后，采购部门需将最终的报价及相关信息汇总，准备提交给组织负责人进行最终审批。4.2采购下单：审批通过后，采购部门根据最终确认的供应商下单，确保采购信息的准确传达。4.3物资验收：物资到达后，相关人员需对照采购单进行验收，确认物资的数量与质量符合要求，验收合格后方可入库。5.报销与记录5.1报销流程：采购完成后，采购人需在货物到达后的一个月内提交报销申请，附上相关的发票与验收记录。5.2记录归档：所有采购文件，包括采购申请单、审批记录、验收记录及发票等，需整理归档，便于日后查阅与审计。四、特殊采购情况处理特殊情况下，组织可能需要进行不同于常规流程的采购，需注意以下几点：1.集中采购：各部门可在每月固定时间向采购部门提交集中采购需求，由采购部门统一处理，以提高采购效率。2.应急采购：在紧急情况下，如设备故障等，采购部门可在未进行价格询价的情况下，迅速联系合格供应商进行采购，确保组织正常运作。3.零星采购：针对小额、偶发性的办公用品采购，采购部门可根据实际情况，征得部门负责人同意后直接下单，无需经过繁琐的审批流程。五、反馈与改进机制为了确保采购流程的有效性，组织需建立反馈与改进机制，定期收集各部门对采购流程的意见与建议。1.定期评估：组织可定期召开采购评估会议，评估采购流程的实施情况，发现问题并及时调整。2.反馈渠道：各部门可通过设立反馈表或意见箱，向采购部门提出建议，以优化采购流程与提升服务质量。3.培训与指导：针对新流程的实施，组织应定期对相关人员进行培训，确保每位参与者了解流程的每个环节，提升整体采购能力。六、采购纪律与责任为维护采购流程的公正性，各参与人员需遵守以下纪律：1.采购人员责任：采购人员需认真履行职责，确保所采购物资的质量及合理性，建立良好的供应商关系。2.禁止受贿与回扣：采购人员不得接受供应商的任何赠品或回扣，违者将受