环境及职业健康体系外审准备资料清单

环境及职业健康体系外审准备资料清单目录一、内容概要．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．31.1目的与意义．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．41.2外审流程简介．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．41.3准备工作的重要性．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．5二、体系文件与记录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．62.1体系文件．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．62.1.1管理手册．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．72.1.2操作程序．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．72.1.3内审与管理评审资料．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．92.2体系运行记录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．102.2.1监测与测量记录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．102.2.2不符合项与纠正措施记录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．112.2.3培训与教育记录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．11三、法律法规与标准遵循．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．133.1相关法律法规清单．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．143.2行业标准与规范．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．143.3法律法规遵循情况检查表．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．15四、环境与职业健康风险评估．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．164.1风险识别．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．174.2风险评估方法与工具．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．184.3风险评价与分级．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．18五、内审与管理评审．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．195.1内审程序与频次．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．195.2管理评审流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．205.3审核报告与改进措施．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．21六、培训与意识提升．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．236.1员工培训需求分析．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．236.2培训计划与实施．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．256.3培训效果评估．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．26七、设施与设备管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．277.1设施布局与设计．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．287.2设备采购与安装．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．297.3设备维护与保养．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．30八、应急准备与响应．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．328.1应急预案制定．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．328.2应急演练记录．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．338.3紧急事件响应流程．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．33九、持续改进与文件管理．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．349.1持续改进计划．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．359.2文件更新与版本控制．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．369.3文件存档与检索．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．37十、审核资料准备．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．38

10.1外审申请表．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．39

10.2审核报告模板．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．40

10.3支持性文件清单．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．41十一、总结与展望．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4211.1外审准备工作总结．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4311.2未来改进方向与目标．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．4411.3对外审团队的感谢与期待．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．．45一、内容概要管理体系文件：包括环境及职业健康管理体系手册、程序文件、工作指导书等，确保体系文件符合ISO14001和OHSAS18001标准的要求。记录管理：提供相关记录的样本或模板，如环境监测记录、职业病防治记录、安全检查记录等，以证明体系的运行有效性。培训与宣传材料：提供员工培训记录、宣传资料、教育视频等，展示对环境及职业健康知识的普及和提升。内部审核和管理评审报告：整理并提交内部审核和管理评审的相关报告，以证明体系的有效运行和持续改进。环境保护措施实施情况：展示在环境保护方面的具体措施、成效以及相关环保设施的运行和维护记录。职业健康保护措施实施情况：展示在职业健康保护方面的具体措施、成效以及职业健康监护和职业病防治的实施情况。事故调查和纠正预防措施：提供近期发生的环境及职业健康事件调查报告、纠正预防措施的实施情况以及效果评估。法律法规和标准符合性证明：提供与环境及职业健康相关的法律法规、标准要求以及企业遵守情况的证明材料。第三方认证机构审核报告：如果企业已获得第三方认证机构的审核认可，应提供相关审核报告，以证明体系符合认证要求。其他支持性文件：根据需要，提供其他有助于说明企业环境及职业健康管理体系运行状况的文件，如合作单位协议、合作协议等。通过以上准备工作资料清单，企业可以确保环境及职业健康管理体系外审时能够顺利通过，同时为持续改进和提升环境及职业健康管理水平提供有力支持。1.1目的与意义本资料清单旨在为环境及职业健康体系的外审准备工作提供全面、系统和详细的指导，确保在第三方审核过程中，所有相关方能够充分理解并满足审核标准的要求。通过明确列出各项所需文件、记录和活动，我们将有助于提高整体的合规性、透明度以及外部评估的质量。具体而言，本清单的目的在于：确保信息完整性和准确性：明确列出所有必要的文件和记录，避免遗漏或错误的信息。促进协调一致：便于各部门之间的工作协调，减少因信息不对称导致的问题。增强沟通效率：简化内部沟通流程，加快问题解决的速度。提升响应速度：提前识别潜在问题，以便及时采取措施进行整改。保障质量控制：确保所有关键环节符合内外部审计要求，从而降低被扣分的风险。促进持续改进：通过对现有管理体系的审查，找出存在的不足，并制定相应的改进建议。通过遵循本清单提供的指导，组织可以更好地准备迎接环境及职业健康体系的外审，以期获得高分评价，进一步提升自身的管理水平和行业信誉。1.2外审流程简介启动阶段：此阶段包括制定外审计划、确定审核组成员以及安排相关准备工作。现场准备：在此期间，审核员需要熟悉被审计单位的相关文件和记录，并根据外审计划的要求收集必要的证据材料。首次会议：在开始正式的现场审核之前，通常会举行一次首次会议，以确认双方对审核目标的理解一致，并讨论可能遇到的问题和解决方案。实施审核：这是核心环节，审核员将依据已确定的标准（如ISO45001或ISO14001）详细检查组织的管理体系运行情况，包括但不限于合规性、过程有效性、资源分配与使用等。问题识别与反馈：在审核过程中，发现不符合项后，需及时记录下来，并与被审核方沟通解决措施。后续工作：审核结束后，由审核组整理出所有发现的问题和建议，形成最终的审核报告。同时，被审核方应根据报告中的建议进行整改，并提交相应的整改报告给审核组。后续跟进：审核组会根据整改情况再次进行验证，确保纠正措施有效实施后，再出具最终的认证决定。通过以上步骤，可以有效地完成环境及职业健康体系的外审工作，从而获得相关的外部认可。1.3准备工作的重要性在环境及职业健康体系外审过程中，充分的准备工作是确保审核顺利进行并取得理想结果的关键环节。以下将详细阐述准备工作的重要性：（1）确保体系有效运行准备工作能够确保企业环境及职业健康管理体系的有效运行，通过细致入微的准备工作，可以发现并修正体系中存在的不足和漏洞，使管理体系更加完善、符合标准要求。（2）提高审核效率充分的准备工作有助于提高外审的审核效率，审核人员可以更快地了解企业的实际情况，抓住重点，减少不必要的冗余工作，从而节省时间和资源。（3）增强企业形象良好的准备工作可以向审核机构展示企业的专业性和对环境及职业健康管理的重视程度，从而提升企业在公众和行业内的形象和声誉。（4）降低审核风险通过全面的准备工作，企业可以提前识别和评估可能出现的风险点，制定相应的应对措施，从而降低审核过程中可能出现的风险和问题。（5）促进持续改进准备工作不仅是对当前体系的审视，更是对未来改进方向的规划和指引。通过准备工作的开展，企业可以更好地理解和实施环境及职业健康管理体系的标准要求，推动体系的持续改进和完善。准备工作在环境及职业健康体系外审中具有举足轻重的地位，它关系到体系的有效运行、审核效率的提升、企业形象的塑造、审核风险的降低以及持续改进的推动等多个方面。二、体系文件与记录环境及职业健康管理体系文件：环境及职业健康管理体系手册环境及职业健康管理体系的程序文件环境及职业健康管理体系的作业指导书环境及职业健康管理体系的变更控制文件管理体系文件控制记录：文件发放记录文件修订记录文件回收记录文件审批记录环境及职业健康管理体系运行记录：环境监测记录职业健康监测记录环境及职业健康风险评价记录应急响应记录内部审核记录：内部审核计划内部审核报告内部审核不符合项纠正措施记录管理评审记录：管理评审计划管理评审报告管理评审后续行动记录持续改进活动记录：改进项目计划改进项目实施记录改进项目效果评估记录外部沟通记录：与相关方沟通记录消费者投诉处理记录环保部门、卫生监督部门沟通记录检查和测试活动记录：设备和仪器的校准记录产品和服务的检查记录环境和职业健康风险的检查记录培训与意识提升记录：员工培训记录培训效果评估记录意识提升活动记录2.1体系文件环境管理体系手册：该文件详细描述了组织的环境方针、目标、策略和程序，是整个环境管理体系的核心文档。环境管理方案：该文件提供了实现环境目标的策略和计划，包括资源分配、时间表和关键绩效指标（KPIs）。环境管理程序：这些程序详细说明了如何执行环境管理方案中的活动，以确保环境方针得到贯彻实施。环境管理记录表：该表格用于记录和跟踪与环境管理体系相关的活动和结果，以便于审核和改进。环境影响评估报告：该报告对组织的环境影响进行了系统的分析和评估，为制定环境政策提供依据。环境监测数据：收集和分析环境监测数据，以评估环境管理体系的有效性和合规性。环境管理培训材料：提供有关环境管理体系的培训材料，帮助员工理解和掌握相关程序和要求。环境管理审计清单：列出需要审计的关键控制点和过程，确保环境管理体系的有效运行。2.1.1管理手册概述详细介绍本管理体系的目的、范围和适用性。包括管理体系的目标、原则和方针。组织结构与职责明确各部门及其负责人之间的责任分配。列出关键岗位的职责描述。管理制度规定所有重要活动的执行流程。包括质量控制、安全管理和环保措施的具体要求。记录与文件定义并列出所有需要保存的记录类型。指明记录的格式、存储地点和访问权限。培训与发展记录员工接受的培训项目和相关证书。描述新员工入职时的培训计划。审核与改进制定定期审核的频率和方法。设计持续改进的行动计划。合规性声明根据法律法规的要求，提供合规性的声明。显示管理体系符合国家或地方相关标准的情况。应急响应编制应急预案，并进行演练。提供应对突发事件的指导方案。2.1.2操作程序一、引言：说明审核准备的重要性及其目的，保证企业按照既定流程和要求完成所有准备工作的必要性。在此段落，要强调遵循相关法律法规和标准要求的重要性，确保企业符合行业标准和法规要求。二、操作程序概述：详细描述本次环境及职业健康体系外审的具体操作流程，包括文件准备、人员分工、时间安排等方面。应明确各环节的时间节点和责任人，确保流程的顺利进行。这部分可引用相应的政策法规和公司文件编号及版本号作为指导。具体操作应包括以下几点：三、程序流程详细说明：在这一部分详细阐述具体的操作步骤和实施细节。包括以下方面：（一）文件准备流程：明确需准备的文件资料清单，包括相关规章制度、操作流程、工作记录等，同时应详细阐述这些文件的收集、整理、审核及归档的具体步骤和要求。确保所有资料完整、准确、有效。（二）人员分工与培训：明确各部门人员的职责分工，确保各部门之间的协作配合。同时，应对参与审核准备的工作人员进行必要的培训，包括审核标准、流程、注意事项等，确保他们具备相应的知识和技能。此外，还应明确培训的方式和时间安排。（三）时间进度安排：明确从审核准备开始到审核完成的时间安排表。具体应包括各环节的开始时间、预计完成时间和主要责任人等信息。确保审核工作按照预定的时间节点进行，保证审核的顺利进行。四、监控与评估机制：在这一部分介绍对整个操作程序的监控和评估机制。包括定期检查进度情况，发现问题及时纠正和整改等具体措施。确保整个操作程序符合既定的标准和要求，保障审核的质量和效果。这部分还应强调对外审过程中的风险控制和管理措施的落实和执行情况进行监督和管理的重要性。五、总结与反馈：在总结部分对整个操作程序进行简要回顾和总结，强调通过此次外审对企业环境及职业健康管理体系的改进和提升作用。同时，对操作过程中出现的问题进行总结分析，提出改进措施和建议，为今后的审核工作提供参考和借鉴。此外，还应强调对审核结果的反馈和持续改进的重要性，确保企业能够不断提升自身的管理水平和职业健康安全绩效。2.1.3内审与管理评审资料在进行环境及职业健康管理体系（EMS）的内审和管理评审时，以下是一份详细的“内审与管理评审资料清单”，该清单旨在确保所有关键信息都得到妥善记录和审查。管理评审报告日期：明确列出每次管理评审的具体日期。评审人：包括主持评审的负责人及其职务。参与者：列出参与管理评审的所有相关人员，如部门经理、技术专家等。结论：对管理评审的结果进行总结，指出改进措施和持续改进计划。建议行动：提出针对发现的问题或机会的改进建议。内部审核报告日期：详细记录每个审核周期的具体时间点。审核人：审核组长或指定人员。被审核单位/部门：具体涉及的业务单元或职能部门名称。发现的问题：列举在审核过程中识别出的所有不符合项和缺陷。纠正措施：已实施的纠正措施以及未来可能需要采取的措施。后续行动计划：为问题制定的行动计划和预期结果。资源评估报告资源利用情况：包括人力资源、设备设施、材料消耗等方面的使用状况。培训需求：对于员工技能提升和知识更新的需求分析。环境影响评估：通过数据分析了解各部门对环境的影响程度。文件审查记录文件清单：列出所有与环境管理体系相关的现行有效的文件。修改历史：显示每一份文件的修订版本号、修订原因及最后批准日期。执行情况：检查文件是否得到有效执行，并提供相应的证据。风险评估报告风险列表：列出所有已识别的风险因素，包括其可能性和影响程度。控制措施：针对每一风险所采取的预防或减轻措施。风险监控：描述如何定期监测这些风险以确保它们的有效管理和控制。客户满意度调查报告调查目的：说明为何进行客户满意度调查，例如为了了解服务质量和改进空间。调查方法：采用何种方式收集数据（如在线问卷、电话访谈等）。结果分析：基于调查结果得出的结论和改进方向。监测和测量系统验证报告验证依据：解释验证的准则和标准。验证过程：详细描述验证活动的步骤和结果。验证结果：确认系统的有效性，并提出必要的调整建议。2.2体系运行记录为确保环境及职业健康体系的有效运行，以下为体系运行记录的相关资料清单：环境及职业健康管理体系文件：管理体系文件清单环境管理手册职业健康管理手册程序文件操作规程管理体系内部审核记录：内部审核计划内部审核报告内部审核不符合项及纠正措施记录管理体系外部审核记录：外部审核计划外部审核报告外部审核不符合项及纠正措施记录环境监测与职业健康监测记录：环境监测计划环境监测报告职业健康监测计划职业健康监测报告法律法规、标准更新及培训记录：法律法规、标准更新清单培训计划培训记录培训效果评估环境与职业健康风险识别、评估与控制记录：风险识别记录风险评估记录风险控制措施记录风险控制效果评估记录环境与职业健康目标及指标完成情况记录：目标设定指标设定目标及指标完成情况记录目标及指标未完成原因分析环境与职业健康管理活动记录：管理活动计划管理活动实施记录管理活动效果评估记录应急预案及演练记录：应急预案应急预案演练计划应急预案演练记录应急预案演练效果评估内部沟通与信息交流记录：内部沟通计划内部沟通记录信息交流记录2.2.1监测与测量记录监测计划与频率：监测计划的制定：详细列出各项监测的目的、范围、方法、频次及责任人。监测频率的确定：根据相关法规要求、行业标准和组织内部风险评估结果，确定各监测站点的监测频率。监测与测量设备：设备清单：列出所有用于环境及职业健康监测与测量的设备名称、型号、校准日期等信息。设备维护记录：记录设备维护保养的日期、维护人员、维护结果等信息。监测与测量数据记录：数据采集方法：详细描述数据采集的步骤和方法，包括采样位置、采样频率、样品处理等。数据记录表格：设计统一的数据记录表格，包括监测项目、测量值、时间戳、数据单位等信息。数据录入与管理：建立数据录入和管理系统，确保数据的准确性、完整性和可追溯性。监测与测量结果分析：数据分析方法：介绍对监测数据进行统计分析的方法，如描述性统计、趋势分析、相关性分析等。异常值处理：对监测过程中出现的异常值进行识别和处理，确保数据分析结果的可靠性。结果报告：编写监测与测量结果分析报告，对分析结果进行解释和评价，提出相应的改进建议。监测与测量体系审核与改进：审核准备：为内部和外部审核准备监测与测量体系的文件和记录，确保审核过程的顺利进行。不足之处和改进措施：在审核过程中识别存在的问题和不足，并制定相应的改进措施，持续优化监测与测量体系的有效性。2.2.2不符合项与纠正措施记录一、不符合项的识别在环境及职业健康体系外审准备资料清单中，需要明确列出所有可能的不符合项。这些不符合项可能包括：环境管理体系文件不完整或更新不及时；职业健康管理体系文件不完整或更新不及时；环境监测计划未得到实施或数据不准确；职业卫生监测计划未得到实施或数据不准确；员工健康档案不完整或信息更新不及时；应急计划未得到实施或演练未进行；环境保护设施运行不正常；职业卫生防护设施运行不正常；职业健康监测设备未校准或使用不当；职业病诊断和治疗服务未得到保障；职业安全培训和教育不足；职业健康风险评估不到位；职业健康事故报告和处理不及时；职业健康监测数据未得到妥善管理和分析；职业健康管理体系内部审核和管理评审未按计划执行；职业健康管理体系持续改进机制未建立或未有效运行。二、不符合项的分析和原因对于每一个不符合项，需要详细分析其产生的原因，包括但不限于：管理体系文件的缺失或过时；监测计划的制定和执行不到位；员工健康档案管理不善；应急计划未得到充分演练和验证；环境保护设施或职业卫生防护设施的故障或维护不当；监测设备的校准和维护问题；职业病诊断和治疗服务的不足；职业安全培训和教育内容的不全面或执行不力；风险评估方法的不科学或执行不到位；事故报告和处理流程的延误或不规范；监测数据的管理和分析能力不足；管理体系内部审核和管理评审活动的缺失或不充分；持续改进机制的缺失或未得到有效实施。三、不符合项的纠正措施针对上述每个不符合项，需要制定相应的纠正措施，以消除不符合项并防止其再次发生。这些措施可能包括：对缺失的管理体系文件进行补充和完善；定期更新监测计划，确保数据的准确性和有效性；加强员工健康档案的管理，确保信息的及时更新和维护；定期组织应急计划的演练，提高应对突发事件的能力；对环境保护设施和职业卫生防护设施进行定期检查和维护，确保其正常运行；对监测设备进行全面校准和维护，确保其准确性和可靠性；加强对职业病诊断和治疗服务的监督和管理，提高服务质量；加强职业安全培训和教育，提高员工的安全意识和技能水平；完善风险评估方法，确保评估结果的科学性和准确性；优化事故报告和处理流程，确保事故得到及时有效的处理；加强对监测数据的管理和分析，提高数据的准确性和可靠性；建立和完善管理体系内部审核和管理评审活动，确保体系的持续改进；制定并实施持续改进机制，鼓励员工积极参与体系的改进工作。2.2.3培训与教育记录培训计划：详细列出所有参与培训的人员、培训时间、地点、讲师以及培训的主要内容。培训日志：记录每次培训的具体日期、参加者名单、培训活动内容、讨论重点等信息。评估工具和方法：包括用于评估学习成果的方法（如测试、项目报告等），并说明这些方法是如何实施的。反馈机制：描述如何收集和分析培训后的反馈，以及这些反馈如何被用于改进未来的培训计划。证书和认证：如果适用，提供有关员工获得的相关证书或认证的信息，例如环保工程师资格证书、HSE（健康、安全与环境）培训合格证书等。培训记录模板：提供一个基本的培训记录模板，以便其他部门可以参考并填写自己的培训记录。培训材料清单：列出所有用于培训的教材、幻灯片、视频和其他辅助材料的名称和版本号。持续教育计划：如果有持续教育计划，应包括计划的制定过程、目标、资源分配、预期效果等信息。培训成本估算：详细说明培训所需的成本，包括人力成本、设备使用费、场地租赁费、教材费用等，并附上相应的预算明细。培训满意度调查：设计一份简短的培训满意度调查问卷，以获取员工对培训课程的评价和改进建议。通过准备和管理好这些记录，组织能够更好地追踪培训的效果，为未来的培训工作提供数据支持，同时也便于在外部审核中展示其对员工职业发展和环境保护意识提升的投资。三、法律法规与标准遵循为确保环境及职业健康体系外审的顺利进行，以下是关于法律法规与标准遵循的相关准备资料清单。在这一环节中，严格遵守国家法律法规及相关标准是保障企业运营合法合规的关键所在。具体包括以下内容：国家法律法规汇编：提供由国家权威机构发布的与环境及职业健康相关的法律法规文件。包括但不限于环境保护法、职业病防治法、安全生产法等。地方性法规和政策：根据企业所在地的实际情况，提供相关地方性法规和政策文件。这些文件可能涉及到特定的环保要求、职业健康标准等。相关行业标准：提供与企业业务相关的行业标准，包括但不限于环境影响评价、污染物排放限制、职业健康安全防护等方面的标准。合规性声明和承诺：企业应当出具关于遵守所有相关环境及职业健康法律法规的声明，以及对遵守标准的承诺。这是体现企业诚信和责任的重要一环。法律法规更新记录：提供一份关于法律法规更新的记录表，以便跟踪最新的法规变动，确保企业始终遵循最新的法律要求。内部管理制度和流程：介绍企业在环境及职业健康管理方面的内部管理制度和流程，包括如何确保员工遵守法律法规和标准，以及应对违规行为的措施等。培训和教育资料：提供员工在环境及职业健康方面的培训和教育资料，以证明企业已经对员工进行了相关法律法规和标准的普及和宣传。在准备以上资料时，企业应确保所有资料的准确性和完整性，并随时准备应对可能的审查或询问。遵循法律法规和标准不仅有助于企业顺利通过外审，更是企业持续健康发展的基石。3.1相关法律法规清单法律法规名称中华人民共和国环境保护法中华人民共和国安全生产法大气污染防治法水污染防治法土壤污染防治法固体废物污染环境防治法放射性污染防治法危险化学品安全管理条例劳动保护法工伤保险条例法规条文摘录《中华人民共和国环境保护法》-第四条：环境保护坚持保护优先、预防为主、综合治理、公众参与、损害担责的原则。《中华人民共和国安全生产法》-第二条：在中华人民共和国领域内从事生产经营活动的单位（以下统称生产经营单位）的安全生产，适用本法；有关法律、行政法规对消防安全和道路交通安全、铁路交通安全、水上交通安全、民用航空安全以及核与辐射安全、特种设备安全另有规定的，适用其规定。责任人和联系方式责任人：[您的姓名]联系电话：[您的电话号码]电子邮箱：[您的电子邮件地址]备注3.2行业标准与规范在准备环境及职业健康体系外审资料时，必须充分理解和遵循所在行业的标准和规范。这些标准和规范为企业的运营和管理提供了框架和指导，确保企业在环境保护和职业健康管理方面的合规性。一、行业标准环境保护行业标准：包括但不限于大气污染物排放标准、水污染物排放标准、固体废物污染环境防治标准等。这些标准详细规定了企业排放污染物的种类、浓度和排放量，以及处理设施的配置和运行要求。职业健康安全行业标准：如职业病危害因素分类目录、职业病危害控制效果评价规范等。这些标准帮助企业识别和控制工作场所的职业病危害因素，保护员工的健康权益。二、国际标准与规范国际环境保护标准：例如联合国环境规划署（UNEP）发布的《全球环境展望》系列报告，以及国际标准化组织（ISO）制定的环境保护相关标准，如ISO14001环境管理体系要求等。国际职业健康安全标准：世界卫生组织（WHO）发布的《职业卫生指南》等，以及国际劳工组织（ILO）制定的职业健康安全相关公约和建议书，如ILO-1600职业健康与安全管理体系要求等。三、地方标准与规范各地区可能还有针对环境保护和职业健康安全的地方性标准和规范。这些标准通常由地方政府或相关部门制定，并报上级政府备案。四、内部标准与规范企业还应根据自身的实际情况，制定内部的环境保护和职业健康安全管理标准与规范。这些标准应涵盖企业的各个方面，包括生产流程、设备设施、人员培训、应急预案等。在准备外审资料时，企业应确保已收集并整理好上述行业标准、国际标准、地方标准以及内部标准与规范的相关文件，并确保这些文件得到妥善保管和管理。3.3法律法规遵循情况检查表一、检查目的：为确保组织在运营过程中严格遵守国家及地方的法律法规，检查表旨在评估组织在环境及职业健康管理体系中法律法规遵循情况，以保障员工健康、环境保护和组织的合法合规运营。二、检查内容：环境法律法规遵循情况：是否建立并实施了符合国家及地方环境法律法规的环境管理体系；是否对生产过程、废弃物处理等环节进行了环境影响评估；是否持有必要的环保许可证和批准文件；是否定期进行环境监测，确保污染物排放符合国家标准；是否对环境违法行为进行整改和报告。职业健康安全法律法规遵循情况：是否建立并实施了符合国家及地方职业健康安全法律法规的职业健康安全管理体系；是否对工作场所的职业病危害进行了评估和预防；是否为员工提供必要的安全防护用品和个人防护装备；是否定期对员工进行职业健康检查；是否对职业健康安全事故进行及时处理和报告。三、检查方法：文件审查：审查组织的环境及职业健康管理体系文件、管理制度、操作规程等；询问了解：与相关部门负责人和员工进行访谈，了解实际情况；实地观察：对生产现场、办公场所等进行实地检查，观察法律法规的执行情况；数据比对：对比相关检测报告、许可证、审批文件等数据，核实合法性。四、检查结果记录：检查发现的问题及不足；对不符合法律法规的整改建议；对符合法律法规的肯定评价；检查日期、检查人员等信息。五、整改要求：对检查中发现的问题，组织应制定整改计划，明确整改责任人、整改措施和整改时限；整改完成后，组织应进行验证，确保问题得到有效解决；需要将整改情况形成报告，并报相关部门备案。四、环境与职业健康风险评估环境风险评估：识别和记录所有可能的环境因素，包括物理、化学、生物、心理和社会因素。确定这些因素对员工、客户、供应商和公众健康的影响。评估这些因素可能导致的健康风险，如呼吸系统疾病、皮肤接触伤害、噪音污染等。制定相应的预防措施和应对策略，以减少或消除这些风险。职业健康风险评估：识别和记录所有可能的职业健康因素，包括工作场所的物理条件、化学物质暴露、生物危害、心理社会压力等。确定这些因素对员工、客户、供应商和公众健康的影响。评估这些因素可能导致的健康风险，如职业病、工伤、心理压力等。制定相应的预防措施和应对策略，以减少或消除这些风险。风险评估方法：使用定量和定性的方法来评估风险，包括概率和影响分析、风险矩阵、风险图等。考虑不同时间段的风险，包括短期、中期和长期。考虑不同人群的风险，包括员工、客户、供应商和公众。考虑不同场景的风险，包括正常操作、紧急情况和事故。风险管理计划：根据风险评估结果，制定相应的风险管理计划，包括风险识别、风险评估、风险控制和风险监控等。确定风险管理的责任和权限，明确各部门和个人在风险管理中的职责和角色。定期进行风险评估和风险管理计划的更新，以确保其有效性和适应性。4.1风险识别组织结构图：清晰展示公司的组织架构和各层级的职责划分。合规性文件：包括国家或地方关于环境保护、职业健康的法律法规、标准以及相关指导原则。现有风险评估报告：如果已有的风险评估工作完成过，应提供报告以供参考。员工访谈记录：对所有重要岗位和部门的关键人员进行访谈，了解他们的操作流程、潜在风险点及应对措施。设备设施检查表：列出公司所有的生产设备、设施及其安全性能测试结果。应急预案与演练记录：记录公司制定的各种应急预案及其最近一次演练的情况。事故案例分析：收集过去发生过的重大安全事故案例，并详细分析其原因和教训。供应商审查报告：如适用，对主要供应商的资质、环保政策执行情况等进行审核。培训记录：保存所有员工的职业健康和环境意识培训记录，确保员工具备必要的知识和技能。持续改进计划：明确指出如何定期更新和改进现有的风险管理策略。通过上述资料的准备和整理，可以为环境及职业健康管理体系的外审提供坚实的基础，有助于全面地识别和管理潜在的风险，从而提升整体的安全性和合规性。4.2风险评估方法与工具一、风险评估方法定性评估法：依据专业知识和经验，对潜在的风险因素进行初步判断，确定风险等级。此方法适用于风险因素的初步筛选和分类。定量评估法：通过收集数据，运用统计和分析工具，对风险因素进行量化评估，得出具体的风险指数或概率。此方法适用于需要精确量化风险的情况。综合评估法：结合定性和定量评估法，全面考虑风险因素的潜在影响和发生的可能性，进行综合分析和评估。此方法适用于复杂环境下的风险评估。二、风险评估工具风险矩阵：通过风险矩阵图，将风险的严重性和可能性进行组合，确定风险等级，为后续风险控制提供依据。4.3风险评价与分级为确保风险评价与分级工作的准确性和有效性，本指南提供了详细的步骤和要求。首先，识别潜在的风险源是第一步，这包括但不限于工艺流程、设备设施、人员行为等。然后，对每个风险源进行定性或定量分析，确定其发生的可能性及其后果严重程度。接下来，根据这些信息，采用合适的方法（如LEC方法）将风险等级分为四个级别：低、中、高和极高。这种分级有助于指导后续的安全措施制定和资源分配，从而有效降低事故发生的概率和影响范围。此外，定期审查和更新风险数据库也是必要的，以反映新的风险因素和技术进步，确保风险管理的有效性。通过这一系列步骤，可以系统地识别和管理组织中的各种风险，预防事故的发生，提高整体安全水平和合规性。五、内审与管理评审目的评估体系运行是否符合本标准的要求。确定体系运行中存在的问题和改进机会。验证已实施的控制措施是否有效。内审频率每年至少进行一次全面内审。重大变更后应及时进行内审。体系发生故障或出现不符合项时，应及时进行内审。内审准备制定内审计划，确定内审的日期、地点、参与者及所需资源。组织内审员培训，确保其了解内审程序和标准要求。准备内审检查表，明确审核要点和记录要求。收集和整理受审核部门的相关文件和记录。内审过程实施现场审核，验证体系运行情况。记录审核发现，包括不符合项和改进建议。与受审核部门负责人沟通，确认审核结果。编写内审报告，提出改进措施和要求。内审后的改进根据内审报告制定改进计划。落实改进措施，监控改进效果。定期对改进计划进行跟踪和验证。管理评审：目的评估管理体系的适宜性、充分性和有效性。确定是否需要调整体系文件、过程和资源。决定管理体系的持续改进方向。管理评审频率每年至少进行一次管理评审。重大变更后应及时进行管理评审。组织管理评审会议，邀请高层管理人员和相关管理者参加。管理评审准备收集和分析内审报告、管理评审会议记录等相关资料。制定管理评审计划，确定评审日期、地点、参与者及议程。准备管理评审报告模板，明确评审要点和记录要求。管理评审过程安排管理评审会议，听取各部门的意见和建议。讨论管理体系运行情况，包括符合性、有效性和改进机会。确定改进措施和要求，制定改进计划。管理评审后的实施落实管理评审改进措施，监控改进效果。定期对改进计划进行跟踪和验证。将管理评审结果和改进措施纳入体系文档，持续改进管理体系。通过以上内审与管理评审活动，组织可以及时发现和解决体系运行中的问题，确保环境及职业健康管理体系的有效性和持续改进。5.1内审程序与频次为确保环境及职业健康体系的有效运行和持续改进，公司应建立健全的内审程序，并按照以下要求进行内审：（1）内审程序内审计划编制：根据体系文件和年度内审计划，制定详细的内审计划，包括内审目的、范围、时间、资源需求等。内审团队组成：成立由内部审核员或外部专家组成的内审团队，确保审核员具备相应的资质和独立性。内审实施：按照内审计划，对体系文件、记录、活动、过程和结果进行审查，重点关注以下方面：体系文件的适宜性、充分性和有效性；管理职责和资源分配；内部沟通和员工参与；运行控制措施的有效性；持续改进措施的实施情况；紧急情况预防和响应；事故、不符合项和纠正措施的记录和分析。内审报告编制：内审结束后，编制内审报告，包括审核发现、不符合项、纠正措施建议等。内审结果分析：管理层应分析内审报告，确定不符合项的严重性和影响，并采取相应措施。内审后续跟踪：对内审中提出的不符合项和纠正措施进行跟踪验证，确保其得到有效实施。（2）内审频次年度内审：至少每年进行一次全面内审，确保体系覆盖所有相关过程和活动。专项内审：根据需要，针对特定过程、活动或问题进行专项内审，如新项目实施、重大变更、重大事故等。周期性内审：对于关键过程或高风险区域，应定期进行内审，确保体系持续有效运行。管理评审后的内审：在管理评审后，应至少进行一次内审，以验证管理评审决策的有效性。通过以上内审程序和频次的安排，公司可以确保环境及职业健康体系的有效运行，及时发现和纠正体系中的不足，持续提升管理水平和员工健康安全。5.2管理评审流程评审目的和范围：明确评审的目的、目标以及评审的范围，包括对环境及职业健康管理体系运行状况、合规性、绩效等方面的评估。评审计划与安排：制定详细的评审计划，包括评审的时间、地点、参与人员、评审方法等，并提前通知所有相关人员，确保评审工作的顺利进行。评审准备：收集相关的数据、记录、报告等资料，为评审提供充分的信息支持。同时，对评审人员进行必要的培训，确保他们具备足够的知识和技能进行评审。评审实施：按照评审计划开展评审工作，包括现场检查、访谈、查阅文件等方式，全面了解体系的运行状况。在评审过程中，鼓励各方提出问题和建议，以便及时发现问题并提出解决方案。评审结果分析：对评审中发现的问题进行分析，找出问题的根本原因，并提出相应的改进措施。将评审结果整理成报告，提交给相关方，以便他们了解评审情况并采取相应的行动。评审后续工作：根据评审结果，制定整改计划，明确整改措施、责任人和完成时间等要求，并跟踪整改进展。同时，对评审过程进行总结，提炼经验教训，为下一次评审提供参考。评审反馈与沟通：将评审结果和后续工作进展及时反馈给所有相关人员，包括内部管理层、员工等。通过沟通，确保各方对评审结果和后续工作有清晰的认识，形成共同推进环境及职业健康体系建设的良好氛围。5.3审核报告与改进措施在完成环境及职业健康体系的外部审核后，编制详细的审核报告至关重要。该报告应全面总结审核过程中的发现、问题和建议，并为后续的改进措施提供明确的方向。（1）审核报告编制收集信息:在审核过程中，记录所有观察到的问题、不符合项以及现场的实际情况。分析原因:对每个不符合项进行深入分析，找出其根本原因。提出建议:根据分析结果，提出具体的改进建议和措施。（2）改进措施制定基于审核报告中提出的不符合项及其原因分析，制定切实可行的改进计划。这些改进措施应包括但不限于：2.1环境管理措施污染控制:设定更严格的排放标准或采取额外的清洁技术来减少污染物的产生。能源节约:实施节能设备和技术改造，提高能源使用效率。废物管理:建立有效的废物分类和回收系统，确保废弃物得到妥善处理。2.2职业健康安全措施培训教育:提供员工的职业健康安全教育培训，增强他们对潜在风险的认识和应对能力。应急响应:制定并演练应急预案，以快速有效地应对可能发生的事故或紧急情况。个人防护装备:配置适当的个人防护装备，如呼吸保护装置、防尘眼镜等，保障员工的安全。（3）执行与跟踪实施计划:将改进措施分解成可执行的任务，分配给相关部门负责人负责落实。定期检查:定期检查改进措施的执行进度和效果，确保所有措施得到有效实施。持续评估:不断监控改进措施的效果，根据需要调整策略和方法。通过遵循上述步骤，组织可以有效利用外部审核的结果，识别并解决存在的问题，同时提升自身的环境及职业健康管理水平，从而实现可持续发展的目标。六、培训与意识提升培训计划和目标：明确针对员工和管理层的培训计划和目标，包括培训内容、时间、地点和参与者等详细信息。培训课程和大纲：制定培训课程和大纲，涵盖环境及职业健康的基本知识、法规要求、公司政策、操作规范等内容。培训材料：准备相关的培训材料，如PPT、视频、手册等，确保培训内容的丰富和生动。培训讲师资质：提供培训讲师的资质证明，确保其具备教授环境及职业健康相关知识的专业能力和经验。培训记录表：记录每次培训的时间、地点、参与者、培训内容以及培训效果评估等，以便跟踪培训效果和持续改进。员工意识提升计划：制定员工意识提升计划，通过宣传、教育、活动等方式，提高员工对环境及职业健康的认知和理解。宣传资料：制作宣传海报、宣传片、微博、微信公众号等，普及环境及职业健康知识，营造关注环境及职业健康的良好氛围。员工参与度记录：记录员工参与环境及职业健康相关活动的参与度，如培训、讲座、竞赛等，以评估意识提升的效果。持续改进计划：根据培训和意识提升的效果，制定持续改进计划，不断优化培训内容和方法，提高员工的环境及职业健康意识和能力。6.1员工培训需求分析岗位职责与工作流程：首先，详细列出所有关键岗位的工作职责和具体的操作流程。识别出在这些工作中可能存在的环境风险或职业健康问题。法律法规要求：根据国家、地方以及行业相关的职业健康安全法规、标准，确定企业在运营过程中需遵守的具体规定和要求。现有知识水平：评估当前员工对环境及职业健康管理体系的理解程度，包括他们对相关法律、法规、操作规程的熟悉情况等。技能差距分析：对比企业内部现有的培训资源与实际需要提升的能力之间的差距，识别出员工需要学习的新技能和改进的地方。培训目标设定：基于上述分析结果，明确培训的目标，例如提高员工对环境及职业健康的认识、掌握新的管理工具和技术等。培训内容设计：根据培训目标，设计具体的培训内容，包括理论讲授、案例分析、模拟演练等形式，并考虑结合实际工作经验来增强学习效果。培训方式选择：考虑到不同员工的学习偏好和能力差异，合理选择线上培训、线下讲座、小组讨论等多种培训方式，确保覆盖到所有的员工群体。培训时间规划：制定详细的培训计划，包括每次培训的时间安排、频率、地点等，确保员工有足够的时间来进行充分的学习和实践。评估与反馈机制：建立有效的培训后评估体系，收集员工对于培训内容的满意度和学习成果，及时调整和完善培训方案。通过细致的员工培训需求分析，可以为环境及职业健康体系的外审做好充分准备，确保企业在实施过程中能够有效地应对各种挑战，保障员工的安全和健康，同时也满足外部审核的要求。6.2培训计划与实施（1）培训需求分析识别培训对象：确定需要接受环境及职业健康体系培训的员工范围，包括管理层、技术人员和一线操作人员。分析培训需求：通过问卷调查、面谈、观察等方式收集信息，识别员工在实际工作中所需的知识和技能。确定培训内容：根据培训需求分析结果，制定培训课程大纲，包括环境法规、职业健康安全管理、应急预案等。（2）制定培训计划设计培训课程：依据培训内容大纲，设计具体的培训课程、培训方式和培训时间表。选择培训师资：挑选具备相关领域专业知识和实践经验的内部或外部培训师。制定培训预算：根据培训计划，编制详细的培训预算，包括讲师费用、场地租赁、教材费用等。（3）培训活动的实施组织培训活动：按照培训计划，组织线上或线下的培训活动，确保培训过程的顺利进行。互动与参与：鼓励学员积极参与培训活动，通过讨论、案例分析等方式提高学习效果。提供培训支持：为学员提供必要的培训材料和支持服务，如手册、PPT、在线资源等。（4）培训效果评估设定评估标准：根据培训目标和预期成果，设定培训效果的评估标准和指标。进行培训评估：通过考试、问卷调查、观察等方法，收集学员对培训内容和效果的反馈。分析评估结果：对评估结果进行分析，识别培训的优点和不足，并提出改进建议。（5）培训记录与追踪记录培训过程：详细记录每次培训活动的过程，包括培训内容、方式、参与人员等。跟踪培训进展：对完成培训的员工进行跟踪，了解他们在实际工作中应用所学知识和技能的情况。持续改进培训：根据跟踪结果和反馈意见，不断调整和优化培训计划和内容。6.3培训效果评估为确保培训活动的有效性和针对性，外审准备过程中应对培训效果进行综合评估。以下为培训效果评估的主要内容：培训目标达成度评估：对培训前设定的具体目标进行回顾，评估培训内容是否覆盖了所有既定目标。通过问卷调查、访谈等方式，收集参训人员对培训目标达成度的反馈。知识掌握程度评估：通过笔试、实操考核等方式，检验参训人员对培训内容的掌握程度。分析考核结果，评估培训内容的实用性和针对性。技能提升效果评估：观察参训人员在培训后的实际操作中是否能够应用所学技能。通过工作表现、同事评价等途径，评估技能提升的效果。行为改变评估：跟踪参训人员在培训后的工作行为变化，评估培训是否促使他们改变不良习惯或提高工作效率。通过观察、访谈等方法，了解参训人员在工作中的行为改变情况。满意度调查：设计满意度调查问卷，收集参训人员对培训内容、培训方式、培训讲师等方面的满意度评价。分析调查结果，识别培训过程中的优点和不足，为后续培训提供改进方向。绩效改进评估：对参训人员在培训后的工作绩效进行跟踪，评估培训对工作绩效的正面影响。通过数据对比，分析培训前后绩效的变化，评估培训的实际效果。通过以上评估内容，可以全面了解培训活动的成效，为后续培训计划的制定和优化提供依据。七、设施与设备管理设施清单：列出所有关键设施和设备的名称、位置、数量、状态、使用频率以及维护记录。设备台账：为每台设备建立详细的台账，包括设备编号、名称、型号规格、购买日期、使用人、维护保养周期等。设备操作规程：针对每台重要设备制定操作规程，明确操作步骤、注意事项、紧急停机程序等。设备维护记录：定期对设备进行保养和维修，并做好记录，包括保养内容、保养时间、保养人员、保养费用等。设备采购记录：详细记录设备的采购信息，包括采购合同、供应商信息、价格、验收情况等。设备报废记录：对于已达到报废标准的设备，应做好记录，包括报废原因、报废时间、报废处理方式等。设备更新改造记录：对于需要更新或改造的设备，应做好记录，包括改造原因、改造方案、改造完成情况、改造费用等。设备安全管理制度：制定和完善设备安全管理制度，包括设备安全操作规程、设备安全检查制度、设备安全事故应急预案等。设备安全培训记录：定期对设备使用人员进行安全培训，并做好记录，包括培训时间、培训内容、培训效果评估等。设备安全检查记录：定期对设备进行安全检查，并做好记录，包括检查项目、检查结果、整改措施等。7.1设施布局与设计图纸与计划书：确保所有涉及的工作区域、安全通道、紧急出口等位置清晰标示，并符合相关标准的要求。设施布局图：详细绘制出企业的各个工作区域、设备、存储区以及关键操作流程的平面图，包括但不限于生产流程、仓储管理、清洁区划分等。安全标识：检查并确认所有的安全标志（如警告牌、指示灯）是否齐全且清晰可见，这些标识应当覆盖所有可能产生危险的地方。应急响应计划：验证企业是否已制定有效的应急预案，特别是对于火灾、化学品泄漏、电气事故等情况下的应对措施。培训记录：收集员工关于设施布局与设计的安全培训记录，证明所有相关人员都接受了必要的培训。设备维护记录：审查企业的设备维护档案，确保所有设备处于良好的运行状态，定期维护可以有效预防潜在的安全隐患。法律法规遵从性文件：提供最新的法律法规文本，以证明企业在设施布局与设计方面遵守了所有适用的法律和法规。通过以上清单，可以帮助外部审核团队全面了解企业如何实现其环境管理体系中关于设施布局与设计的关键要求，从而为整个审核过程提供坚实的基础。7.2设备采购与安装设备采购计划：详细列出需要采购的设备名称、型号、规格、数量以及采购原因。说明采购计划与组织目标、计划活动的关联性及重要性。设备供应商资质与信誉：提供供应商的评价资料，包括但不限于其资质证明文件、市场口碑、相关业绩等。确保供应商具有良好的信誉和产品质量保障能力。采购合同及协议：提供所有设备采购的正式合同或协议。合同内容应包括设备性能参数、售后服务条款、质量保证条款等关键信息。设备安装方案：详细描述设备的安装流程、安装人员资质要求、安装过程中的安全防护措施等。确保安装过程符合安全标准及相关法规要求。设备验收报告：设备到货后，应进行的验收流程记录，包括设备外观检查、性能检测、运行试验等结果。确认设备性能与合同规定一致并满足相关标准要求。设备安装环境评估：对设备安装地点的环境进行评估，包括空气质量、温湿度控制、电源稳定性等，确保设备能在适宜的环境中运行。设备使用与维护手册：设备投入使用前，需制定使用与维护手册，明确操作规范、日常维护保养要求、故障排除方法等，确保操作人员能够正确使用和维护设备。设备安装调试记录：记录设备安装后的调试过程及结果，确保设备性能稳定并满足生产需求。调试过程中发现的问题及解决方案也应详细记录。安全隐患排查与整改记录：对设备采购与安装过程中发现的安全隐患进行排查，并制定相应的整改措施及实施记录，确保所有安全隐患得到妥善处理。7.3设备维护与保养在进行设备维护与保养方面的环境及职业健康体系（EHS）审核时，需要特别关注以下关键点：设备档案：确保所有设备都有详细的记录，包括但不限于购买日期、制造商信息、规格参数、安装日期和地点、使用情况以及任何维修或更换的历史记录。维护计划：制定并执行定期的设备维护计划，这应涵盖预防性维护、故障排除和安全检查等环节。计划中应明确列出每项任务的具体步骤和责任人。操作规程：确保所有员工都熟悉并遵循正确的设备操作规程，以减少意外事故的发生。这些规程应当详细描述如何正确启动、运行、停机和清洁设备。维修程序：建立一套完善的设备维修程序，包括诊断问题的方法、选择合适的零部件、实施修理过程以及最终的质量检验标准。培训记录：保存所有参与设备维护和保养的人员的培训记录，确保他们了解最新的技术知识和安全规范。应急响应计划：制定应对突发状况的应急响应计划，并定期进行演练，确保在紧急情况下能够迅速有效地处理问题。个人防护装备（PPE）：评估是否为所有工作人员提供适当的个人防护装备，并确保其正确使用和更新频率。环境影响因素考虑：审查设备维护活动对工作场所和环境的影响，采取措施减少污染和噪音，提高能源效率。供应商管理：如果涉及外部供应商提供设备或服务，应审查他们的资质和能力，确保所使用的设备符合公司的安全标准和环保要求。通过全面的准备和系统的实施，可以有效提升设备维护与保养工作的质量和安全性，从而进一步加强企业的环境及职业健康管理体系。八、应急准备与响应为确保环境及职业健康体系的有效运行，应对可能发生的各种突发情况，制定以下应急准备与响应计划：应急组织机构与职责：成立应急响应小组，明确组长、副组长及组员职责。制定应急响应流程和决策机制。应急资源与装备：准备必要的应急物资，如防护装备、监测仪器、急救药品等。确保应急设施和设备处于良好状态，如消防设施、紧急出口指示牌等。应急预案培训与演练：定期对员工进行应急响应培训，提高员工的应急意识和能力。定期组织应急演练，模拟真实事件，检验预案的有效性和员工的应对能力。应急信息报告与沟通：建立应急信息报告制度，确保突发事件信息能够及时上报。建立有效的内部和外部沟通机制，确保应急响应的顺利进行。现场应急处置：制定现场应急处置方案，包括事故报警、人员疏散、现场救援等环节。配备专业的应急救援队伍，确保在突发事件发生时能够迅速响应。事后恢复与在突发事件得到控制后，组织人员进行现场清理和恢复工作。对事件进行总结分析，评估应急响应的效果，提出改进措施和建议。通过以上应急准备与响应计划的实施，旨在确保环境及职业健康体系在面临突发事件时能够迅速、有效地做出反应，最大程度地减少事件对人员和环境的影响。8.1应急预案制定应急预案的制定是环境及职业健康体系的重要组成部分，旨在确保在发生突发事件或紧急情况时，能够迅速、有效地采取行动，减少事故对环境和员工健康的危害。以下为应急预案制定的相关要求：应急预案的编制：根据国家和地方相关法律法规，结合企业实际情况，编制适用于本单位的应急预案。应急预案应包括但不限于火灾、爆炸、泄漏、中毒、自然灾害等可能发生的紧急情况。应急预案的内容：事故风险分析：详细分析可能发生的紧急情况，包括事故原因、可能影响范围、潜在后果等。应急组织机构：明确应急组织机构的设置、职责和人员配备。应急响应程序：详细描述应急响应的步骤、措施和流程。应急资源准备：包括应急物资、设备、交通工具等资源的准备情况。应急演练：定期组织应急演练，检验应急预案的有效性和可行性。信息报告与发布：明确事故信息报告的程序、方式和责任人。应急预案的评审与更新：定期对应急预案进行评审，确保其与实际情况相符，并根据实际情况进行必要的更新。评审应由具备相关专业知识和经验的专家或第三方机构进行。应急预案的培训与宣传：对所有员工进行应急预案的培训，确保员工了解应急预案的内容和操作流程。通过各种渠道宣传应急预案，提高全员的安全意识和应急能力。应急预案的备案：将编制好的应急预案报相关部门备案，接受监督和指导。通过以上措施，确保企业在面临紧急情况时能够迅速启动应急预案，最大限度地减少事故损失，保障员工的生命安全和身体健康。8.2应急演练记录演练日期：[填写日期]演练地点：[填写演练地点]演练目的：验证环境及职业健康体系的应急响应能力，确保在发生紧急情况时能够迅速、有效地采取行动。参与人员：环境及职业健康管理部门负责人：[姓名]安全管理人员：[姓名]应急响应小组成员：[姓名]外部专家：[姓名]演练情景：假设在工作场所内发生了火灾事故，需要立即启动应急疏散和灭火程序。演练步骤：发现火情：[描述发现火情的过程]启动应急程序：[描述启动应急程序的过程]疏散人员：[描述疏散人员的过程]灭火行动：[描述灭火行动的过程]恢复生产：[描述恢复生产的过程]演练总结：[描述演练总结的过程]演练结果：所有员工均在规定时间内成功疏散至安全区域。灭火行动迅速有效，未造成人员伤亡。恢复生产所需时间符合预期，不影响后续工作进度。演练过程中，所有参与人员均遵守了应急程序和安全操作规程。问题与改进建议：在疏散过程中，部分员工对紧急情况下的行动指南不够熟悉，建议加强培训。灭火设备的位置和数量需要进一步优化，以便更快速地应对火灾。应定期组织类似的应急演练，以提高员工的应急意识和技能。演练负责人：[填写演练负责人姓名]8.3紧急事件响应流程应急计划文件：包括但不限于火灾、地震、洪水等自然灾害的应急预案和操作程序。人员培训记录：所有员工参与的紧急情况应对培训记录，确认他们了解并能执行正确的紧急措施。设备检查与维护：对于消防设备、安全防护装备和其他关键设施的安全检查报告和维护记录。演练记录：最近一次或定期组织的紧急响应演练的记录，包括演练时间、地点、参与人员及其评分。资源分配表：明确标识哪些部门或个人负责处理特定类型的紧急情况，并且这些责任在不同情况下是如何分配的。通讯联络机制：列出所有可以用于紧急情况下的内部和外部沟通的联系方式，如电话号码、电子邮件地址和社交媒体账号。疏散计划：详细的建筑布局图和撤离路线图，以及每个区域的疏散指示标志和说明。风险评估报告：对可能发生的紧急事件的风险进行全面评估，识别潜在的风险因素，并提出相应的预防措施。通过整理和准备上述资料，可以帮助确保企业在接受环境及职业健康管理体系外审时能够展示其有效的紧急事件响应能力。九、持续改进与文件管理为应对环境及职业健康体系外审挑战，持续的改进和文件管理是至关重要的部分。在这一环节，需着重关注以下方面的资料准备：文件评审和更新：梳理现有文件体系，确保所有与环境及职业健康相关的政策、程序、操作文件等均为最新版本，并定期进行评审和更新。确保文件与实际操作相符，具有可操作性。改进措施实施记录：整理并记录所有针对环境及职业健康领域的改进措施，包括实施时间、责任人、实施效果等。这些记录应详细展示持续改进的实施情况及其成效。内部审计与评估报告：定期进行内部审计和评估，以确保环境及职业健康管理体系的有效性和适应性。审计报告应详细列出审计发现的问题和改进机会，并明确改进计划和时间表。培训与意识提升：关于环境及职业健康管理的培训和员工意识提升活动记录，包括培训内容、培训对象、培训效果评估等。确保员工了解并遵循相关政策和程序。应急预案与响应：针对可能出现的紧急情况或事故，提供应急预案和处理记录的详细资料。展示组织在应对危机时的准备和能力。文件存档与管理：建立完善的文件存档和管理制度，确保所有相关文件的可追溯性和可访问性。建立电子化文档管理系统，方便检索和更新。定期审查与更新策略：建立定期审查环境及职业健康管理体系的策略和程序，以适应法律法规的变化和组织发展的需要。明确审查周期和责任人，确保体系的持续有效性。9.1持续改进计划为确保环境及职业健康体系的有效运行与持续优化，本组织将实施一套全面、系统的持续改进计划。该计划旨在识别当前体系中的不足之处，并通过有效的纠正措施和预防性措施，不断改进管理流程，以实现更加高效、环保和安全的工作环境。明确目标：设定具体、可量化的持续改进目标，包括但不限于能源消耗、废物排放、员工满意度等指标。定期评估：建立定期（如每季度或每年）的内部审核机制，对体系的执行情况进行评估，找出存在的问题并制定相应的改进措施。收集反馈：鼓励员工提供意见和建议，特别是针对工作环境的改善提案，将其纳入持续改进计划中。培训与发展：定期开展管理和技术培训，提高团队成员的专业技能和意识，特别是在新政策和标准更新时，及时进行学习和适应。资源分配：合理分配人力、物力和财力资源，用于支持持续改进活动，确保各项措施得到有效落实。记录与报告：建立健全的记录系统，详细记录每次改进活动的过程和结果，形成正式的改进报告，以便于上级管理部门审查和跟踪改进效果。通过上述持续改进计划的实施，本组织致力于构建一个更加高效、环保和安全的工作环境，同时不断提升自身的管理水平和竞争力。9.2文件更新与版本控制在准备环境及职业健康体系外审的过程中，文件的更新与版本控制是至关重要的一环。为确保所有相关文件均得到妥善管理，并便于审核过程中的查阅，我们特制定以下文件更新与版本控制的规定：（1）文件更新流程文件修订申请：任何对现有文件的修改都需要先提交修订申请，明确修订的目的、范围和预期影响。审核与批准：修订申请需经过相关部门负责人审核，并获得高层管理的批准后方可进行修订。修订起草：修订工作需由专业人员进行，确保修订内容的准确性和完整性。版本控制：修订后的文件需标注版本号，并更新文件的存储位置，以便追踪和管理。文件发布：所有修订后的文件在发布前需再次经过审核和批准，确保其符合外审要求。（2）版本控制要求唯一性：每个文件只能有一个有效版本，禁止同时存在多个版本。可追溯性：所有文件的修订历史需被妥善记录，以便在需要时进行追溯。保密性：对涉及敏感信息的文件，应实施严格的保密措施。存档：所有文件及其修订记录需按照规定的期限和程序进行存档。更新机制：建立文件更新的长效机制，确保文件能够及时反映最新的管理要求和标准。通过严格执行上述文件更新与版本控制流程，我们将能够确保环境及职业健康体系的相关文件在外审过程中得到充分的认可和支持。9.3文件存档与检索为确保环境及职业健康体系相关文件的完整性和可追溯性，以下为文件存档与检索的相关要求：文件存档：所有与环境及职业健康体系相关的文件，包括但不限于政策、程序、记录、报告等，应按照规定的分类和编号系统进行存档。存档应包括纸质文件和电子文件，确保两者的一致性和准确性。纸质文件应存放在干燥、通风、防火、防盗的档案室中，电子文件应存储在安全可靠的数据库或服务器上。存档文件应定期进行整理和更新，确保信息的时效性和准确性。文件检索：建立高效的文件检索系统，确保相关人员能够迅速找到所需的文件。文件检索系统应包括详细的目录索引，便于快速定位文件。对于电子文件，应确保有备份机制，以防数据丢失或损坏。定期对文件检索系统进行维护和更新，确保系统的稳定性和易用性。对外审期间可能需要的文件，应提前做好检索准备，确保审核人员能够及时获取。文件保管：对存档的文件应进行编号、分类，并建立详细记录，包括文件名称、编号、存档日期、文件状态等信息。严格限制对存档文件的访问权限，确保文件安全。对于敏感或机密文件，应采取额外的安全措施，如加密、限制访问等。文件更新：当文件内容发生变化时，应及时更新存档文件，并确保所有相关人员知晓最新版本。更新记录应清晰记录变更内容、变更日期及责任人。通过以上措施，确保环境及职业健康体系文件的有效管理，为外审提供充分的准备和支持。十、审核资料准备为确保环境及职业健康体系外审的顺利进行，需准备以下审核资料：企业环境及职业健康管理体系文件：包括环境及职业健康管理体系手册、程序文件、记录表格等。确保所有文件均符合相关标准要求，并进行了适当的更新和修订。环境及职业健康管理体系运行记录：整理与环境及职业健康管理体系相关的运行记录，如环境监测报告、职业健康检查报告、事故调查报告等。确保记录完整、准确、及时，且能够反映体系的运行情况。环境及职业健康管理体系培训记录：收集与环境及职业健康管理体系相关的培训记录，包括培训计划、培训内容、培训效果评估等。确保员工对体系有充分的了解和掌握。环境及职业健康管理体系内部审核和管理评审记录：整理内部审核和管理评审的相关记录，如审核计划、审核发现、纠正措施实施情况等。确保体系持续改进，并能够及时发现问题并进行有效管理。环境及职业健康管理体系法律法规、标准和其他要求文件：收集与环境及职业健康管理体系相关的法律法规、标准和其他要求文件，确保企业全面了解并遵守相关法律法规要求。环境及职业健康管理体系绩效指标数据：提供与环境及职业健康管理体系相关的绩效指标数据，如污染物排放量、职业病发病率等。确保数据的准确性和可比性，以支持体系的有效运行和持续改进。环境及职业健康管理体系认证证书复印件：提供环境及职业健康管理体系认证证书的复印件，以证明企业的体系符合相关标准要求。环境及职业健康管理体系外部沟通记录：整理与外部机构（如政府监管部门、行业协会等）的沟通记录，如合作项目、信息交流、投诉处理等情况。确保与企业的环境及职业健康管理体系相关联。其他相关支撑材料：根据需要，准备其他支撑材料，如环境及职业健康管理体系的宣传材料、活动照片等，以展示企业的环境和职业健康管理成果。审核资料清单：编制详细的审核资料清单，明确每个资料的名称、编号、版本号等信息，方便审核人员查阅和使用。同时，确保资料清单的准确性和完整性。10.1外审申请表在准备接受环境及职业健康体系（如ISO45001或OHSAS18001）的外部审核时，一份详尽的“外审申请表”是至关重要的文件。这份表格应当包含以下关键信息：公司基本信息：包括公司的全称、地址、联系方式等。管理体系概况：管理层名单及其职责描述。组织结构图和部门职能划分说明。管理体系实施情况：环境因素识别与评价记录。职业健康安全风险评估报告。相关法律法规遵循情况。操作规程、工作程序手册等文件清单。合规性声明：是否符合相关法律、法规要求。是否达到国家或地方规定的标准和要求。内部审核结果：过去一年内的内部审核总结报告。纠正措施计划：针对发现的问题制定的纠正措施计划。培训与意识提升：员工接受的培训记录，特别是针对新政策、操作规程的培训。管理评审记录：最近一次管理评审的时间、参与人员以及主要结论。文件控制记录：文件版本控制记录，确保所有使用的文件都是最新且有效的。外部认证机构联系信息：审核员的资质证明、联系方式等。这份申请表不仅有助于展示公司已经采取了必要的步骤来满足管理体系的要求，还能够清晰地显示公司在改进和持续优化过程中的努力。同时，它也为审核团队提供了全面的信息，以便他们更好地了解公司的情况并进行有效的工作。10.2审核报告模板一、审核报告概述本审核报告依据环境及职业健康体系外审标准与流程进行编制，目的在于记录审核过程中的发现，提供改进措施的建议，并对被审核单位的环境及职业健康管理工作进行客观评