2025年度国际学术会议组织与运营合同协议书

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2025年度国际学术会议组织与运营合同协议书本合同共三部分组成，仅供学习使用，第一部分如下：2025年度国际学术会议组织与运营合同协议书甲方（主办单位）：全称：________________________地址：________________________联系人：________________________联系电话：________________________乙方（承办单位）：全称：________________________地址：________________________联系人：________________________联系电话：________________________鉴于甲方希望乙方组织并运营2025年度国际学术会议，双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：一、会议名称及基本信息1.会议名称：________________________2.会议时间：____年__月__日至____年__月__日3.会议地点：________________________4.会议主题：________________________5.会议规模：预计参会人数：____人二、甲方的权利与义务1.甲方负责会议的总体策划、组织和管理，确保会议按照预定时间和地点顺利召开。2.甲方负责提供会议所需的基本设施，包括但不限于会场、音响、投影等。3.甲方负责邀请国内外知名专家学者担任会议主讲人。4.甲方负责会议的宣传推广工作，包括但不限于发布会议通知、制作宣传材料等。5.甲方负责会议的经费预算和资金筹措，确保会议经费的合理使用。三、乙方的权利与义务1.乙方负责会议的具体组织和实施，包括但不限于会场布置、签到、接待、餐饮、住宿等。2.乙方负责会议的技术支持，包括但不限于音响、投影、网络等设备的调试和维护。3.乙方负责邀请与会代表，确保参会人数达到预定目标。4.乙方负责会议资料的整理和归档，包括但不限于会议论文集、照片、视频等。5.乙方负责会议经费的管理和结算，确保经费使用的透明和合规。四、会议费用及支付方式1.会议总费用：人民币____元整。2.甲方支付乙方费用总额的____%，即人民币____元整，作为预付款。3.预付款支付方式：____（如银行转账、支票等），具体账户信息见附件。4.会议结束后，乙方向甲方提供详细的费用结算报告，甲方在收到报告后____个工作日内支付剩余款项。五、违约责任1.若甲方未按时支付预付款或剩余款项，应向乙方支付____%的违约金。2.若乙方未按时完成会议组织工作，甲方有权解除合同，并要求乙方承担相应的违约责任。3.若因一方违约导致合同无法履行，守约方有权要求违约方赔偿因此造成的损失。六、争议解决1.双方在履行合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决。2.若协商不成，任何一方均可向合同签订地人民法院提起诉讼。七、其他1.本合同未尽事宜，双方可另行协商补充。2.本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期至____年__月__日。3.本合同一式____份，甲乙双方各执____份。甲方（盖章）：乙方（盖章）：签字或盖章日期：____年__月__日第二部分：第三方介入后的修正一、第三方定义在本合同中，“第三方”指除甲乙双方以外的任何个人或组织，包括但不限于中介方、技术服务提供商、场地租赁方、赞助商、演讲嘉宾、参展商等。二、第三方介入的批准1.任何第三方介入会议的组织与运营，必须事先获得甲乙双方的书面同意。2.甲方或乙方有意引入第三方时，应向对方提供第三方的详细信息，包括但不限于第三方全称、地址、联系人、联系电话、业务范围、资质证明等。三、第三方责任界定1.第三方的责任范围应在其提供的服务的具体条款中明确界定。2.第三方应承担其服务范围内的责任，包括但不限于服务质量、安全性、合规性等。3.第三方在提供服务过程中，若因其疏忽或过失导致甲方或乙方或与会者遭受损失，第三方应承担相应的赔偿责任。四、第三方责任限额1.第三方责任限额应根据其提供服务的重要性、风险程度以及甲乙双方协商确定。2.第三方责任限额应在合同中明确，并在其提供服务协议中予以确认。3.若第三方责任限额低于甲乙双方认为合理的水平，甲乙双方有权拒绝其介入或要求调整责任限额。五、第三方权利1.第三方有权按照合同约定收取服务费用。2.第三方有权要求甲方或乙方提供必要的支持，包括但不限于场地、设备、信息等。3.第三方有权要求甲方或乙方协助其完成其服务范围内的任务。六、第三方义务1.第三方应按照合同约定提供高质量的服务。2.第三方应遵守相关法律法规，确保其服务不违反任何法律、法规或政策。3.第三方应保持与甲乙双方的沟通，及时反馈服务过程中的问题。七、第三方与其他各方的划分说明1.第三方与甲方、乙方之间的关系由第三方与甲乙双方各自签订的服务协议或合同界定。2.第三方在会议组织与运营中的行为，不代表甲方或乙方，甲方或乙方不对第三方行为承担责任。3.第三方应明确其责任范围，不得超越其服务协议或合同中约定的范围。八、第三方变更1.若第三方在合同履行期间发生变更，包括但不限于更换联系人、更换服务内容等，应提前通知甲乙双方，并获得其书面同意。2.第三方变更后，原合同中关于第三方的条款继续有效，除非甲乙双方另有约定。九、争议解决1.第三方介入引起的争议，由第三方与甲乙双方协商解决。2.若协商不成，任何一方均可将争议提交至合同签订地人民法院诉讼解决。十、其他1.本合同中关于第三方的条款，是对原合同条款的补充和细化，与原合同条款具有同等法律效力。2.本合同中关于第三方的条款，如与法律法规相冲突，以法律法规为准。第三部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：1.附件一：会议组织方案详细要求：包括会议日程、活动安排、人员分工、物资清单等。说明：此附件为会议组织的基本框架，用于指导会议的顺利进行。2.附件二：第三方服务协议详细要求：包括第三方服务内容、费用、责任范围、保密条款等。说明：此附件用于明确第三方在会议中的角色和责任。3.附件三：会议经费预算详细要求：包括预计收入、支出明细、资金筹措计划等。说明：此附件为会议经费的管理依据，确保会议经费的合理使用。4.附件四：会议宣传材料详细要求：包括会议通知、海报、邀请函、宣传册等。说明：此附件用于宣传会议，吸引更多参会者。5.附件五：会议场地租赁协议详细要求：包括场地租赁期限、租金、设施设备、场地布置要求等。说明：此附件用于确保会议场地满足会议需求。6.附件六：参会者注册信息表详细要求：包括参会者姓名、单位、联系方式、参会项目等。说明：此附件用于收集参会者信息，便于会议组织。7.附件七：会议论文集详细要求：包括论文题目、作者、单位、摘要、全文等。说明：此附件为会议学术成果的集中展示。8.附件八：会议照片和视频详细要求：包括会议期间的照片和视频资料。说明：此附件用于记录会议盛况，便于会后宣传。说明二：违约行为及责任认定：1.违约行为：甲方未按时支付预付款或剩余款项。责任认定标准：甲方应向乙方支付____%的违约金。示例说明：若甲方应在2025年3月1日前支付预付款人民币10万元，但至2025年4月1日仍未支付，则甲方应向乙方支付人民币1万元作为违约金。2.违约行为：乙方未按时完成会议组织工作。责任认定标准：甲方有权解除合同，并要求乙方承担相应的违约责任。3.违约行为：第三方未按照合同约定提供服务。责任认定标准：第三方应承担其服务范围内的责任，并赔偿因此造成的损失。示例说明：若第三方在会议期间未能提供合格的音响设备，导致会议无法正常进行，则第三方应赔偿因设备故障造成的损失。4.违约行为：任何一方泄露会议机密信息。责任认定标准：泄露方应承担相应的法律责任，并赔偿因此造成的损失。示例说明：若甲方在会议期间泄露了参会者的个人信息