采购与财务审核管理制度

采购与财务审核管理制度一、背景和目的本公司为了规范采购与财务审核流程，确保资金安全和采购合规，订立本制度。本制度的目的是明确采购与财务审核的职责与权限，加强内部掌控，提高财务管理效率，降低企业风险。二、适用范围本制度适用于本公司全部员工、部门、项目及合作伙伴的采购与财务审核活动。三、定义与职责1.采购部门（1）负责组织和管理公司的采购事务；（2）负责协调与供应商的谈判、合同签订、交付等工作；（3）负责依据实际需要，编制采购计划并供应给财务部门；（4）必需时，进行供应商评估与审查，确保供应商的资质和合规性；（5）搭配财务部门，供应采购相关的文件和资料。2.财务部门（1）负责公司的财务管理和资金使用；（2）负责审核采购申请以及付款申请；（3）审查和核对采购合同、发票等相关文件的真实性、合法性和准确性；（4）确保采购和付款的流程符合公司的财务政策和标准；（5）定期检查采购和付款过程中的风险，并提出改进看法；（6）帮助内部审计部门进行审核工作。3.项目负责人（1）负责项目采购方面的决策和管理；（2）确保项目采购与财务审核流程符合公司制度；（3）对项目的采购与财务审核负有最终责任。4.采购员（1）负责依据采购计划进行物料/设备的采购；（2）确保采购流程的合规性和及时性；（3）供应采购申请单和相关采购文件给财务部门审核。5.财务审核员（1）负责审核采购申请及付款申请是否符合财务政策和流程；（2）审核采购合同、发票等相关文件的真实性、合法性和准确性；（3）确保采购和付款流程的合规性和准确性；（4）对不符合财务政策和流程的申请提出处理看法。四、流程与掌控1.采购流程（1）采购申请：项目负责人提出采购需求，填写采购申请单，注明物料/设备的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给采购部门。（2）采购审批：采购部门对采购申请进行审批，审批通过后，布置采购员进行采购工作。（3）供应商选择与谈判：采购员依据采购要求，选择合适的供应商，并与供应商进行谈判，商定供应条件。（4）合同签订：采购员将谈判结果反馈给采购部门，采购部门与供应商签订正式采购合同。（5）交付与验收：采购员与供应商协调，按合同要求完成物料/设备的交付，并进行验收。2.财务审核流程（1）采购申请审核：财务审核员对采购申请进行审核，确保申请的真实、合法和准确，符合财务政策和流程。（2）付款申请审核：财务审核员对采购完成后的付款申请进行审核，审查采购合同、发票等相关文件的真实性和准确性。（3）财务审核结果：对通过审核的采购申请和付款申请，财务审核员授权财务部门进行相应的付款操作。（4）异常情况处理：对于不符合财务政策和流程的采购申请和付款申请，财务审核员应提出处理看法，并与采购部门、项目负责人进行沟通。五、记录与报告1.采购记录（1）采购部门负责记录项目采购的相关信息，包含采购申请、采购计划、采购合同、供应商资质、交付与验收情况等。（2）财务部门负责记录采购的付款信息，包含付款申请、发票、付款凭证等。2.报告（1）采购部门应向项目负责人和财务部门供应定期的采购报告，包含采购计划执行情况、供应商情况、采购本钱等。（2）财务部门应向公司高层供应定期的财务报告，包含采购支出明细、资金使用情况等。六、培训与监督（1）公司应组织相关人员进行采购与财务审核制度的培训，确保大家理解并熟识本制度的内容和要求。（2）公司应定期进行内部审计，对采购与财务审核流程进行检查和评估，发现问题及时矫正。七、违纪与惩罚（1）对未经采购部门和财务部门审批擅自进行采购活动的员工，将受到纪律处分，甚至追究法律责任。（2）对有意供应虚假信息、违规操作的员工，将受到纪律处分，并可能面对薪酬扣减或解雇。八、附则本制度由公司管理层负责解释和修订，并定期对其进行评估和更新。全部员工应遵从本制度