《Wrd+Excel+PP 2021办公应用一本通》课件 第02章 Wrd文档编辑与排版

Word是Office系列组件中专门用于进行文字处理的应用软件，在文秘、人事、统计、财务、市场营销等多个领域中发挥着重要的作用，其简洁的工作界面和强大功能，完全可以满足当前职场精英制作日常办公文档的需求Word+Excel+PPTWord文档编辑与排版Word文档编辑与排版目录行业PPT模板/hangye/2.5构建知识框架2.6认识Office用户界面2.7掌握基础操作2.1构建知识框架2.2认识Office用户界面2.3掌握基础操作2.4熟悉通用功能2.1在Word中文本是组成段落的基本内容，常用办公文档通常从段落文本开始进行编辑。在办公中要实现高效编辑文档，不仅需要熟悉各种类型文本的输入方法，还要学会快速选取文档中的文本和段落，通过进一步处理让文档的结构清晰，整体效果美观文档编辑基础操作2.1.1熟练输入文本2.1.2快速选择文本2.1.3处理网上复制来的文本2.1.4在文档中使用表格2.1.5插入Excel图表2.1.6解决文档中的格式问题熟练输入文本新建Word文档后，在文档的开始位置将出现一个闪烁的光标，称之为“插入点”。在Word中输入的任何文本都会在插入点处出现。定位了插入点的位置后，选择一种输入法即可开始输入文本2.1.11.输入中/英文2.输入大写数字3.输入繁/简体中文4.输入省略号5.输入生僻字6.输入符号与特殊字符7.输入上/下标8.输入分数9.避免输入覆盖快速选择文本使用Word进行文字编辑。最重要的一点就是对文本的选择。最常用的文本选择方法是通过拖动鼠标的方式选取文本(这也是在日常办公中用的最多的文字选择方法)。除此之外，还有一些选择文本的方法，可以大大提高文本选择的效率2.1.21.使用Shift键和Ctrl键选择2.在段落前通过空白位置选择3.选择文档中格式类似的文本4.选择矩形范围内的文本内容处理网上复制来的文本在整理办公文档时，往往需要从网上复制一些文本，将这些文本粘贴至Word文档时，可能会出现各种问题(例如文字大小不一致、格式混乱、包含多余的空格和空行等)。此时，就需要对此类文档进行简单的处理2.1.31.包含原格式的复制文本2.格式混乱的复制文本3.包含大量空格的复制文本4.包含手动换行标记的复制文本5.包含大量空白行的复制文本在文档中使用表格Word中的表格可以将文档中彼此之间关系密切的内容以行、列交错的整齐格式呈现，是非常重要的文档版面布局工具2.1.41.插入表格2.编辑表格3.制作表头插入Excel图表在Excel中完成图表的制作后按下Ctrl+C键复制图表，然后切换Word，右击需要插入图表的位置，在弹出的快捷菜单中选择【使用目标主题和链接数据】选项，即可将Excel图表插入Word文档中2.1.5解决文档中的格式问题在处理工作中的各种Word文档时，往往会出现各种各样的格式问题。正确、快速地处理这些问题，是实现高效办公的基础技能2.1.61.图片显示不完整2.文档在不同电脑显示错乱3.段落中数字间隔较大4.英文单词在行中显示完整5.表格后多余的空白页6.表格跨页面断行7.表格内文字丢失8.无法减小表格行高2.2当我们利用Word撰写一些专业性较强的材料时，必然会涉及到排版问题。掌握科学的排版流程，可以帮助我们轻松解决排版过程中出现的各种问题，使办公文档的版面更加美观科学排版六个步骤2.2.1确定文档主题2.2.2设计文档版面2.2.3生成文档模板2.2.4排版已有内容2.2.5文档技术设置2.2.6后期处理文档1.封面主题2.正文主题确定文档主题排版第一件事就是确定文档主题。这里的主题不仅包含封面主题，还包括正文内容主题2.2.11.页面距2.页面项目3.是否采用多栏版式4.图片在文档的位置5.段落紧密还是松散设计文档版面在确定文档的主题后，用户可以通过画草图设计文档的版本，从而确定文档面板的布局2.2.21.模板的特色与应用2.模板的格式3.将文件保存为模板4.打开自定义的模板5.应用Office主题生成文档模板在确定了文档的主题并完成版面策划后，可以在Word中制作文档模板。模板又称为样式库，是一组样式的集合，同时包含版面的设置，如纸上大小、边界宽度、页眉和页脚等设置。如果在新建Word文档时能同时加载已设置好的模板，就能大大提高办公文档的编辑与排版效率，省去机械式的重复设置操作2.2.31.应用样式2.设置分页3.美化表格4.调整图片排版已有内容完成以上步骤后，可以使用准备的资料开始排版文档。在Word中排版文档可以先整理文字及其他内容后再开始排版，也可以一边输入文本一边排版2.2.41.显示设置2.校对设置3.保存设置文档技术设置技术设置主要是指对文档的属性进行设置，包括文档的显示设置、校对设置和保存设置2.2.51.审阅文档2.打印文档3.导出为PDF4.设置文档保护后期处理文档文档的后期处理是排版的最后一步，重点在于检查文档中可能出现的错误并将核对无误的文档打印或以合适的形式保存，以便查看和分享2.2.62.3在处理办公文档时，不仅要考虑文档的实用性，还要考虑文档的美观性版面美化常用技巧2.3.1版面美化原则2.3.2图文混排技巧2.3.3分栏处理文档2.3.4添加文档边框2.3.5设置文档背景1.版式设计合理2.内容结构合理3.色彩搭配合理4.字体搭配合理版面美化原则在美化文档版面时用户可以参考一些版面美化原则2.3.11.选择合适的方式插入图片2.图文混排的设计套路3.文档中图片的排列与定位图文混排技巧对于办公文件的编辑，除了注重段落文章的易读性与美观以外，以插图来美化文件更是不可或缺的一部分。如果有效地运用图片结合文字来强化文档的吸引力，增强文章的可读性，是我们必须要掌握的文档排版技巧2.3.2分栏处理文档文档的排版包括通栏和分类，通栏就是文字从左到右、从上到下在页面中排列，而分栏则是把页面分成多栏进行排列。通过分栏处理文档，能够使文本更方便阅读，同时使版面看上去更加专业2.3.3添加文档边框在以文字为主体的Word文档中，线条是最简单、最纯粹的美元元素之一。通过添加线条，既能满足不破坏文字内容的前提，又能使文档变得赏心悦目吸引读者2.3.41.设置颜色背景2.设置纹理和图片背景3.设置水印背景图文混排技巧在办公中，经常会使用制作各种形式的文档，在有些文档中使用Word默认的白色背景会显得文档内容过于单调或不严谨。此时，可以参考以下方法为文档设置背景2.3.52.4排版长文档是办公人员处理办公文档时必须要面对的问题。此类文档对内容、序号、章节、标题、图表、页码、页眉、页脚的要求颇多，处理难度也相对较高长文档的制作方法2.4.1排版前的准备工作2.4.2文档结构整体规划2.4.3设置文档页面和封面2.4.4设置样式和多级列表2.4.5设置文档页眉和页码2.4.6制作与引用参考文献2.4.7为长文档添加目录排版前的准备工作本章3.2节已经介绍过科学排版的流程，虽然该流程适用于大部分文档的排版，但长文档总有一些特殊的要求，如多种不同的页面、页眉等，对排版的技术要求相较普通文档更高，需要用户做更多的准备2.4.1文档结构整体规划在正式开始排版长文档之前，需要确定文档的结构并根据要求对文档进行整体规划2.4.21.确定文档结构2.整体规划文档设置文档页面和封面完成长文档的规划后，可以开始设置文档的页面和封面2.4.31.设置文档页面2.设置封面设置样式和多级列表段落样式和多级列表式长文档排版中常用的操作，只需要进行一次设置，就能反复使用2.4.41.设置段落样式2.设置多级列表设置文档页眉和页码在长文档(毕业论文)排版中，页眉和页码的设置相对复杂。下面介绍一些设置页眉和页码的技巧，以供用户参考2.4.51.首页不显示页眉2.奇偶页不同页眉3.不同节不同页眉4.去除页眉中的横线5.不同节不同页面编号格式6.插入页码后从第2页显示7.不同节页码连续显示8.奇偶页不同页码的设置1.制作参考文献2.设置交叉引用3.使用尾注制作与引用参考文献参考文献是在撰写长文档(毕业论文)过程中对整体参考或借鉴某一著作(或论文)的说明。参考文献的格式较为复杂，在编写时可以参考书中表2-7所示的标准2.4.6为长文档添加目录目录通常放置在文档的正文之前，在排版长文档时可以在正文前预留空白页作为目录页。一般长文档的目录显示到三级标题2.4.72.5Word软件提供了多种工具可以帮助用户对文档进行快速修正快速修正文档错误2.5.1自动校对文档2.5.2查找和替换文字2.5.3以“特殊格式”进行替换2.5.4查找和替换格式1.自动修正拼写和语法问题2.执行拼写和语法检查自动校对文档在Word文档中输入中英文文字时，软件会自动判读文字，同时分析输入的拼写或语法是否存在错误，如果拼写有问题，会在单词下方显示波浪状红线，如果存在语法上的错误，则会显示蓝色的波浪状线条。除此之外，用户还可以使用“自动修正”功能修正拼写和语法问题，使用“拼写和语法”功能进行拼写和语法检查2.5.11.快速修改同一个错误2.快速转换英文大小写3.快速转换半角与全角字符4.使用通配符查找和替换文字查找和替换文字在编辑较长文档时，想要从中查找并修改某一个特定的文字，单凭手动操作总会有遗漏。此时，按下Ctrl+H键打开【查找和替换】对话框，使用Office软件通用的“查找和替换”功能，可以快速实现文字的查找和替换2.5.2以“特殊格式”进行替换在Word中进行查找和替换时，也可以使用“特殊格式”，如多余的段落标记、多余的空白区域、任意字符、任意数字、任意字母、分节符、分栏符等，都可以通过单击【查找和替换】对话框中的【特殊格式】下拉按钮得到2.5.3查找和替换格式在【查找和替换】对话框中单击【格式】下拉按钮，在弹出的列表中可以设置对文档中的“格式”进行查找与替换，例如替换字体格式、替换与更改图片对齐方式2.5.42.6使用Word自动化功能可以帮助用户快速、高效地处理各种办公文档化繁为简的自动化2.6.1自动添加题注2.6.2使用域2.6.3邮件合并1.制作带章节号的题注2.为表格自动添加题注3.更新文档中的题注4.修改文档中题注的样式自动添加题注如果文档中图片、表格不多，用户可以直接在图片的下方，表格的上方手动输入题注。如果在图片、表格较多的长文档中，由于文档内容带有章节号，在题注中需要包含章节号，就需要设置文档自动添加题注2.6.11.在双栏排版每一栏中显示页码2.设置文档前N页不要页码，从N+1页显示页码使用域Word中的域就是文档中那些会变化，可更新的内容，如插入的日期时间、页码、目录、索引等，它们的本质都是域。如果用户选中并右击文档中的日期，在弹出的快捷菜单中选择【切换域代码】命令，日期会变为代码形式2.6.2邮件合并在办公中制作工作证、录取通知、收