采购流程与控制管理制度

采购流程与掌控管理制度一、前言本规章制度旨在规范和管理企业的采购流程，提高采购工作的效率和规范性。全体员工必需遵守本制度的相关规定，并严格执行。二、采购流程1.采购需求提报1.1各部门或岗位需要采购物品或服务时，必需填写《采购需求单》，包含以下内容：需求物品或服务的名称和规格；估计采购数量；采购原因和用途；预算金额；交付日期和地方；遵守的法规和规范。1.2《采购需求单》由需求部门或岗位负责人签字，然后提交给采购部门。2.采购方案订立2.1采购部门收到《采购需求单》后，进行需求审查。审查内容包含：需求的合理性和紧急程度；预算是否充分；是否有特殊要求或合作伙伴。2.2采购部门依据审核结果订立采购方案。方案应包含以下内容：供应商选择标准；采购方式（譬如公开招标、询价、协议供货等）；采购合同的签订和审批流程；采购物品或服务的验收标准。3.供应商选择与比较3.1采购部门依据采购方案对潜在供应商进行调查和评估。评估内容包含：供应商的信誉度和资质；供应商的价格和交货本领；产品或服务的质量和性能；供应商的售后服务和支持。3.2采购部门订立供应商选择标准，并依照标准进行评估和比较。3.3采购部门将评估和比较结果整理成《供应商选定报告》，并提交给采购委员会审批。4.采购合同签订与执行4.1采购委员会审批通过《供应商选定报告》后，采购部门与选定供应商进行合同谈判和签订。4.2合同内容应包含以下重要条款：采购物品或服务的认真规格和数量；交付日期和地方；价格和支出方式；产品或服务的质量保证期限；违约责任和解决争议的方式。4.3合同签订后，采购部门应与供应商保持紧密联系，确保交货和质量的定时按要求完成。5.采购物品或服务验收5.1采购物品或服务交付后，收货部门应依照采购合同的要求对其进行验收。5.2验收应按合同商定的标准进行，并填写《采购物品或服务验收单》。5.3若发现物品或服务不符合合同要求，收货部门应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商解决。三、采购掌控管理1.预算管理1.1各部门在提报采购需求时，必需依照预算要求填写预算金额。1.2采购部门应依据预算金额订立采购方案，并严格掌控采购支出，确保不超预算。2.内部掌控2.1采购部门应建立健全的内部掌控制度，包含:采购流程的规范和监督；采购文件的保管与备查；采购记录的真实和准确性；采购决策的合理性和透亮度。2.2内部审计部门应定期对采购流程和掌控措施进行审计，确保制度的有效实施。3.供应商管理3.1采购部门应建立供应商管理制度，包含：供应商的评估和分类；供应商的监督和考核；供应商信息的更新和维护。3.2采购部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通和协调，解决采购过程中的问题和纠纷。4.风险管理4.1采购部门应对采购过程中的风险进行评估和掌控，包含：供应商的信誉和稳定性风险；采购物品或服务的质量和交货风险；采购合同的履约和违约风险。4.2采购部门应建立风险预警机制，及时应对和处理采购过程中的风险事件，减少损失。四、附则本制度由企业管理负责人负责解释和修订，并经采购委员会审批后生效。本制度的解释权归企业全部。以上为采购流程