医院关于管理制度的会议

医院关于管理制度的会议第一章总则

为确保医院管理决策的高效、规范及科学性，提高医院各项工作的运营效率，明确会议目的、加强会议组织、提高会议质量，特制定本会议管理制度。

一、会议目的

1.促进各部门之间的沟通与协调，确保医院各项工作顺利进行。

2.解决医院管理、医疗、教学、科研等方面存在的问题，推动医院发展。

3.传达上级文件精神，部署医院重要工作。

二、会议原则

1.精简、高效：严格控制会议数量、规模和时间，减少无效、重复会议，确保会议效果。

2.明确、具体：会议议题应具有针对性、明确性和可操作性，避免空泛、模糊的讨论。

3.民主、集中：充分发扬民主，广泛听取意见，集中统一决策。

三、适用范围

本制度适用于医院各类会议，包括但不限于院务会、科室例会、专题协调会等。

四、会议组织与管理

1.会议的组织、筹备、召开、记录、落实等工作由医院办公室负责。

2.各参会部门应按照会议通知要求，准时参加，认真准备会议材料。

3.会议主持人负责维护会议秩序，确保会议按照预定议程进行。

五、会议保密

1.会议内容涉及医院机密、商业秘密和个人隐私的，参会人员应严格保密。

2.会议记录、纪要等文件应妥善保管，不得随意泄露。

六、制度修订

本会议管理制度根据医院发展需要，适时进行修订。修订工作由医院办公室负责，报请院务会审议通过后实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：根据医院工作需要，明确会议的主要议题和预期目标。

2.制定会议议程：列出会议的主要议题、讨论重点和预计时间。

3.发送会议通知：提前向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员、准备工作等。

4.准备会议材料：收集与会议议题相关的资料、数据、报告等，整理成会议材料，提前发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人开场：介绍会议主题、目的、议程和参会人员，强调会议纪律和保密要求。

3.会议发言：根据议程安排，各议题负责人进行发言，阐述观点、分析和建议。

4.会议讨论：参会人员针对议题展开讨论，充分发表意见，提出建议。

5.会议决策：在充分讨论的基础上，主持人或会议负责人进行总结，形成决策。

三、会议记录

1.记录员应认真记录会议内容，包括发言要点、讨论情况、决策结果等。

2.会议记录应客观、真实、全面，不得遗漏重要信息。

3.会议记录应在会议结束后及时整理，形成会议纪要。

四、会议总结与反馈

1.会议主持人应对会议成果进行总结，强调决策事项的执行和落实。

2.会议纪要应在规定时间内发送给参会人员，以便了解会议内容。

3.参会人员应就会议纪要中的决策事项进行反馈，如有疑问或建议，应及时向会议组织者提出。

五、会议后续工作

1.会议决策事项的落实：各部门应根据会议纪要，按时完成决策事项的执行。

2.会议效果评估：医院办公室应定期对会议效果进行评估，了解决策事项的落实情况，为改进会议管理制度提供依据。

3.会议资料的归档：将会议通知、会议议程、会议纪要等资料进行归档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由指定的记录员在会议结束后及时编制，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，应由会议主持人或负责人审核批准。

4.审核通过的会议纪要应在规定时间内通过邮件、内部通讯系统等方式发布给所有参会人员及相关执行部门。

二、会议决策事项的责任分配

1.会议纪要中明确的决策事项应明确责任部门、责任人及完成时限。

2.责任部门应根据会议纪要中的要求，制定具体的执行计划，并分配到具体人员。

3.责任人应主动承担起执行任务，确保决策事项按期完成。

三、会议纪要的执行监督

1.医院办公室应设立专门的监督机制，对会议决策事项的执行情况进行定期跟踪。

2.监督机制应包括但不限于执行进度报告、现场检查、相关人员访谈等。

3.对执行过程中出现的问题，应及时反馈给会议主持人或负责人，以便及时调整执行策略。

四、执行结果的评估与反馈

1.责任部门在完成决策事项后，应向医院办公室提交执行结果报告。

2.医院办公室应对执行结果进行评估，确认是否达到预期目标。

3.对于未按期完成或未达到预期效果的决策事项，应分析原因，并提出改进措施。

4.评估结果和改进措施应及时反馈给相关人员和部门，以便于持续改进和提升管理效果。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经审核发布后，应进行电子和纸质双轨归档，确保资料的安全和可追溯性。

2.医院内部应建立会议纪要查阅制度，保证员工可以根据需要查阅相关会议纪要。

3.对于涉及敏感信息或保密要求的会议纪要，应严格按照医院保密规定进行管理。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用需提前预订，由医院办公室统一管理。

2.预订会议室时，需提供会议主题、参会人数、使用时间等信息。

3.医院办公室根据预订信息合理安排会议室，确保会议顺利进行。

二、会议室设施与管理

1.会议室应配备必要的设施，如投影仪、音响、白板、会议桌椅等。

2.会议室设施由医院办公室负责维护，确保设施正常运行。

3.使用会议室时，参会人员应爱护设施，不得随意损坏。

三、会议室使用规范

1.会议室内严禁吸烟、喧哗、进食等不文明行为。

2.会议期间，参会人员应将手机调至静音或振动模式，避免影响会议进行。

3.会议结束后，参会人员应整理会议室，将座椅归位，关闭电器设备，确保会议室整洁。

四、会议室安全与保密

1.会议室应保持通风、照明良好，确保消防设施正常。

2.保密会议需在会议室门口明显位置放置保密标识，提醒参会人员注意保密。

3.会议室内不得私自录音、录像，确需记录的，需经会议主持人同意。

五、会议室清洁与维护

1.医院办公室应定期对会议室进行清洁和消毒，保持环境整洁卫生。

2.使用会议室时，如遇设施损坏或卫生问题，应及时向医院办公室报告，以便及时处理。

3.会议室内不得乱丢垃圾，废弃物品应投入指定垃圾桶。

六、会议室使用效率提升

1.医院办公室应合理安排会议室使用，避免空置和冲突。

2.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，提高会议室使用效率。

3.定期收集会议室使用反馈，优化会议室管理规定