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文档简介

非营利组织活动费用报销制度及流程一、制定目的及范围为了规范非营利组织的活动费用报销管理，提升费用使用的透明度和效率，确保资金的合理使用及合规性，特制定本制度。本制度适用于组织内部所有与活动相关的费用报销，包括但不限于会议费用、差旅费用、宣传费用及其他活动必要支出。二、费用报销原则费用报销应遵循以下原则：1.合法性：所有报销费用必须与组织活动相关，并遵循法律法规。2.真实性：报销凭证需真实有效，确保费用支出的真实性。3.合理性：费用标准应符合实际情况，避免不必要的浪费。4.透明性：报销流程公开透明，各环节应有明确记录，便于审计和监督。三、费用报销流程1.费用支出前的准备1.1预算编制：在活动策划阶段，相关部门需根据活动需求编制详细预算，预算应涵盖所有可能支出。1.2预算审核：预算提交至财务部审核，确保所有费用符合组织的财务政策及活动目标。1.3预算批准：经审核的预算需由组织负责人签字确认，方可进行后续支出。2.费用支出及凭证收集2.1费用支出：在活动执行过程中，相关人员根据预算进行必要的支出。2.2凭证收集：所有费用支出后，需妥善保管相关凭证，包括发票、收据及其他有效证明材料。3.报销申请3.1填写报销单：费用支出后，相关人员应在活动结束后5个工作日内填写《费用报销申请单》，并附上相关凭证。3.2报销单审核：报销单需由活动负责人审核确认，确保费用支出符合预算及活动实际情况。4.报销审批4.1提交财务部：经活动负责人审核的报销单及凭证需提交至财务部进行进一步审核。4.2财务审核：财务部对报销单进行审核，核实费用的真实性、合规性及合理性。4.3审批结果通知：财务部完成审核后，及时将审批结果反馈给报销申请人。5.费用报销支付5.1支付处理：经财务部审批通过的报销申请，将根据公司财务制度进行支付。5.2支付记录：财务部需对每笔支付进行详细记录，包括支付日期、金额和支付方式等。6.报销档案管理6.1档案整理：所有报销申请单、凭证及审批记录需进行整理，形成完整的费用报销档案。6.2存档保管：报销档案应妥善保管，至少保存5年以备日后审计和查阅。四、费用报销纪律1.报销人员职责：报销人员应对所提交的费用报销单及凭证的真实性负责，确保不出现虚假报销行为。2.审批人员职责：审批人员需认真审核报销申请，确保审批程序的合规和费用的合理。3.财务人员职责：财务人员应确保报销流程的顺畅，及时处理报销申请，并保持良好的沟通。五、流程优化与反馈机制为确保费用报销流程的持续优化，组织应建立反馈机制。1.定期评估：每季度对费用报销流程进行评估，收集各部门意见，及时发现并解决流程中的问题。2.培训与宣传：定期对员工进行费用报销流程的培训，提高员工对流程的理解与适应能力。3.流程改进：根据评估结果和员工反馈，对流程进行必要的调整，确保流程的高效与顺畅。六、总结与展望通过完善的费用报销制度与流程，非营利组织能够更好地管理和使用活动资金，提高资金使用效率，实现组织的可持续发展。各部门应共同

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