会议供应商管理制度

会议供应商管理制度第一章总则

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议供应商的管理职责与义务，特制定本制度。本制度适用于会议供应商管理制度，包括但不限于会议策划、组织、实施及评估的各个阶段。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议供应商的选择、评估、合作及监督流程，确保会议质量，降低会议成本，提升公司形象。

2.会议供应商管理遵循公平、公正、公开的原则，确保供应商选择的合理性和合规性。

二、适用范围

1.本制度适用于公司各部门举办的各类会议，包括但不限于产品发布会、培训会、研讨会、年会等。

2.本制度适用于会议供应商的筛选、评估、合作、监督及评价等环节。

三、会议供应商分类

1.会议供应商分为以下几类：场地供应商、设备供应商、餐饮供应商、礼品供应商、活动策划供应商等。

2.各类供应商应具备相应的资质和实力，确保会议的顺利进行。

四、会议供应商管理职责

1.会议组织部门负责供应商的筛选、评估、合作及监督工作。

2.采购部门负责供应商的招标、谈判及合同签订工作。

3.财务部门负责会议供应商的费用支付及结算工作。

4.监察部门负责对会议供应商的管理工作进行监督和评价。

五、会议供应商管理流程

1.会议组织部门根据会议需求，制定供应商筛选标准，进行供应商招募。

2.采购部门组织招标、评标，确定合作供应商。

3.双方签订合同，明确双方的权利和义务。

4.会议组织部门对供应商进行全程监督，确保会议质量。

5.会议结束后，对供应商进行评价，作为后续合作的参考。

六、违规处理

1.供应商在合作过程中，如有违反合同规定、损害公司利益等行为，公司将依法追究其法律责任。

2.公司员工在会议供应商管理过程中，如有违规行为，将按照公司规定予以处理。

本制度的解释权归公司所有，自发布之日起实施。如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以补充和调整。后续章节将详细阐述会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，以确保会议供应商管理制度的全面实施。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程各环节的要求，本章将详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.会议需求的提出：各部门根据工作需要，提出会议主题、时间、地点、参会人员等相关信息。

2.会议方案的制定：会议组织部门根据会议需求，制定会议方案，包括会议议程、活动安排、预算等。

3.供应商筛选：会议组织部门根据会议需求，制定供应商筛选标准，进行供应商招募，确保供应商具备相应资质和实力。

4.采购招标：采购部门组织招标、评标，从符合条件的供应商中选择最佳合作伙伴。

5.合同签订：双方就会议服务内容、价格、时间等达成一致，签订正式合同。

二、会议执行

1.会前准备：会议组织部门负责检查会议场地、设备、餐饮等各项准备工作，确保会议顺利召开。

2.参会人员签到：会议组织部门安排专人负责参会人员的签到工作，确保参会人员按时到场。

3.会议议程执行：按照会议方案，主持人引导会议议程的进行，确保会议内容的完整性。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，记录会议内容、讨论结果及待办事项等。

5.会议期间服务：会议组织部门负责协调供应商提供会议期间的服务，如场地布置、设备调试、餐饮服务等。

三、会议总结

1.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人整理会议纪要，包括会议内容、讨论结果、待办事项等，并发送给相关人员。

2.会议效果评估：会议组织部门对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，以提高后续会议的质量。

3.供应商评价：会议组织部门对会议供应商的服务质量进行评价，作为后续合作的参考。

4.会议总结报告：会议组织部门撰写会议总结报告，总结会议成果、不足之处及改进措施，并向公司领导汇报。

四、会后跟进

1.待办事项落实：会议组织部门根据会议纪要，跟进待办事项的落实情况，确保会议决策的执行。

2.供应商结算：财务部门根据合同约定，对会议供应商进行费用结算。

3.会议资料的归档：会议组织部门将会议相关资料进行整理归档，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，本章将重点阐述会议纪要的跟踪落实流程，以保障会议成果的实现。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容完整、准确。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、议程、讨论结果、待办事项等。

3.会议纪要整理完毕后，由会议组织部门负责人审核，确认无误后发布给相关人员。

二、待办事项的分配与落实

1.会议纪要发布后，会议组织部门应对待办事项进行分类，明确责任人和完成时限。

2.责任人接到待办事项后，应立即制定实施计划，并按照计划推进工作。

3.会议组织部门定期跟进待办事项的完成情况，及时协调解决问题，确保会议决策的落实。

三、进度汇报与沟通

1.责任人需定期向会议组织部门汇报待办事项的进展情况，遇到问题应及时沟通，寻求支持。

2.会议组织部门负责收集各责任人的进度汇报，整理成会议纪要跟进表，以便于公司领导和相关人员了解工作进展。

四、会议纪要的更新与归档

1.随着待办事项的推进，会议纪要跟进表应不断更新，以反映实际情况。

2.待办事项完成后，会议组织部门对会议纪要进行更新，记录完成情况，并在公司内部进行公示。

3.会议纪要及相关资料在会议结束后的一定期限内进行归档，以备查阅。

五、跟踪落实的监督与评价

1.会议组织部门应加强对会议纪要跟踪落实的监督，确保各项工作按计划推进。

2.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。

3.结合会议纪要跟踪落实情况，对责任人的工作绩效进行评价，作为奖惩依据。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，提供良好的会议环境，本章将详细阐述会议室管理的规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议组织部门提交会议室申请，明确会议时间、参会人数、设备需求等信息。

2.会议组织部门根据申请情况进行会议室分配，并在会议前通知预订部门。

3.预订部门在接到会议室分配通知后，应及时确认，如有变更，需提前通知会议组织部门。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，禁止吸烟、乱扔垃圾等行为。

2.会议室内设备使用前，应确保已掌握相关操作技能，避免因操作不当造成设备损坏。

3.会议期间，应遵守会议纪律，保持安静，手机等通讯设备调至静音或振动状态。

4.会议结束后，预订部门应负责清理会议室，确保场地恢复原状，关闭电源、水源等设施。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由会议组织部门负责日常维护和管理，确保设备正常运行。

2.预订部门在使用会议室设备时，如发现故障或损坏，应及时通知会议组织部门进行维修或更换。

3.会议组织部门定期对会议室设备进行检修，确保设备性能良好。

四、会议室安全保障

1.会议室应定期进行安全检查，排除安全隐患，确保会议安全。

2.会议期间，预订部门应指定专人负责会议室的安全工作，包括防火、防盗等。

3.会议组织部门应制定应急预案，应对突发事件，确保会议顺利进行。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间根据公司实际情况制定，并在公司内部进行公示。

2.特殊情况下，会议组织部门可根据实际需求调整会议室开放时间，并提前通知相关部门。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据公司规定执行，预订部门需在会议结束后按照实际使用情况支付相关费用。

2.会议组织部门定期对会议室使用情况进行统计，为各部门提供费用报销依据。

本章规定的会议室管理制度旨在保障会议室资源的合理使用，为公司各类会议的顺利进行提供有力支持。各部门应严格遵守相关规定，共同维护良好的会议环境。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制