(完整版)工程项目会议管理制度

(完整版)工程项目会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

本管理制度旨在规范和完善工程项目会议的组织、召开及管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、准确性和及时性。依据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》以及公司相关管理制度，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司内部所有涉及工程项目的会议，包括但不限于项目启动会、进度汇报会、问题协调会、项目总结会等。

第三条会议分类

根据会议的性质和内容，将工程项目会议分为以下几类：

1.项目启动会：项目启动阶段召开的会议，明确项目目标、任务分工、进度计划等内容。

2.例会：定期召开的会议，主要汇报项目进度、解决问题、协调资源等。

3.专题会：针对项目中出现的特定问题或阶段性任务召开的会议。

4.项目总结会：项目完成后，对项目实施过程进行总结、评价和分析的会议。

第四条会议组织与管理

1.会议的召开应遵循必要性、实用性、高效性原则。

2.会议的组织与管理由项目负责人或其指定的人员负责。

3.会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员等内容。

4.参会人员应按时参加会议，因故不能参加的，需提前向会议组织者请假。

第五条会议决策与执行

1.会议决策应充分讨论、民主集中，确保决策的科学性和准确性。

2.会议决策事项应明确责任人、完成时间、验收标准等。

3.会议纪要应详细记录会议决策内容，会后及时下发，并跟踪落实。

第六条保密与纪律

1.会议涉及的公司内部信息、商业秘密、技术秘密等，参会人员应严格保密。

2.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，保持会场秩序，不得迟到、早退、随意离场。

第七条制度修订与解释

本制度由公司管理层负责修订和解释。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。本制度的修订、补充，经公司管理层批准后，自公布之日起生效。

第八条附则

本制度的附则包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，具体规定见后续章节。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据项目实际需求，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：列出会议讨论的主要议题，明确每个议题的讨论时间。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，邀请相关人员参会，确保参会人员具备决策权或相关知识背景。

4.选择会议时间：确保会议时间不影响参会人员正常工作，并尽量避开节假日、休息日等。

5.安排会议场地：根据参会人数、会议性质等因素，选择合适的会议室，并提前进行预订。

二、会议通知

1.会议通知应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等。

2.会议通知应在会议召开前至少3个工作日发送至参会人员。

3.会议组织者应通过电话、邮件、即时通讯工具等方式，确保参会人员收到会议通知。

三、会议召开

1.会议主持人应按照议程组织会议，确保会议有序进行。

2.会议主持人需引导参会人员围绕会议主题展开讨论，避免跑题。

3.会议期间，应做好会议记录，特别是会议决策和行动项。

4.会议期间，如出现争议或分歧，主持人应引导参会人员进行充分沟通，寻求共识。

四、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中原则，充分听取各方意见，确保决策的科学性和准确性。

2.会议决策事项应明确责任人、完成时间、验收标准等，确保决策的落实。

3.会议决策结果应记录在会议纪要中，并由参会人员签字确认。

五、会议纪要

1.会议纪要应详细记录会议主题、议程、参会人员、讨论内容、决策结果等。

2.会议纪要应在会议结束后3个工作日内完成，并发送至参会人员。

3.参会人员应对会议纪要内容进行确认，如有异议，应在收到会议纪要后1个工作日内提出。

六、会议总结与反馈

1.会议组织者应在会议结束后对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议。

2.会议组织者应根据会议总结，对会议流程、议程安排等进行优化，以提高会议效率。

3.会议组织者应定期对会议决策的落实情况进行跟踪，确保项目按计划推进。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与确认

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时整理，确保内容完整、准确。

2.会议纪要需在规定时间内（原则上不超过会议结束后3个工作日）发送给所有参会人员。

3.参会人员应在收到会议纪要后1个工作日内进行审阅，并对纪要内容进行确认，如有异议，应及时提出。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中明确提出的任务和决策，应详细标注责任人和完成时限。

2.责任人根据会议纪要的任务要求，制定具体的执行计划，并报备给会议组织者。

3.会议组织者应对任务的执行情况进行定期跟踪，确保各项任务按时完成。

三、执行情况反馈

1.责任人在执行任务过程中，应定期向会议组织者汇报进度和遇到的问题。

2.会议组织者应及时收集责任人的反馈，对执行过程中的问题进行协调解决。

3.对于影响项目进度的重要问题，会议组织者应适时召开专题会议，研究解决方案。

四、会议纪要的存档与查阅

1.会议纪要应作为项目文档进行存档，便于项目团队成员查阅。

2.会议纪要的电子版应存放在公司指定的共享平台上，确保团队成员的访问权限。

3.会议纪要的纸质版应由专人负责保管，确保资料的安全和完整。

五、跟踪落实的监督与评估

1.会议组织者应设立监督机制，对会议决策的执行情况进行定期检查。

2.对于未按期完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并跟踪落实。

3.定期对会议纪要的执行效果进行评估，为优化会议流程和提高决策执行效率提供参考。

六、信息共享与沟通

1.会议纪要的跟踪落实情况应及时向项目团队成员共享，保持信息透明。

2.鼓励团队成员之间的沟通与协作，共同解决执行过程中遇到的问题。

3.通过定期的项目会议，对会议纪要的执行情况进行回顾，促进项目目标的实现。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定管理人员提出申请。

2.预订会议室时，应详细说明会议主题、参会人数、会议时间等，以便安排合适的会议室。

3.行政部门或管理人员应根据预订情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

二、会议室使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，不得随意占用或提前结束。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，不得乱丢垃圾，禁止在室内吸烟。

3.会议室内设施应爱惜使用，如有损坏，应及时报修，并承担相应责任。

三、会议室设备管理

1.会议室内的投影仪、音响、电脑等设备，应由专人负责管理。

2.使用会议室设备前，应确保设备正常运行，如遇故障，应及时联系技术人员进行维修。

3.会议结束后，使用人员需将设备恢复至原状，确保设备安全。

四、会议室安全与保密

1.会议室应保持良好的安全环境，消防设施、安全通道等应符合相关要求。

2.会议室内禁止存放易燃、易爆等危险物品。

3.会议涉及公司内部信息、商业秘密等，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

五、会议室维护与保洁

1.定期对会议室进行清洁、保养，确保会议室环境整洁、设施完好。

2.会议室的保洁工作由专人负责，确保会议期间的卫生状况。

3.对于会议室内损坏的设施，应及时进行维修或更换，以免影响会议的正常进行。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，将视情节给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款等。

2.如造成会议室设施损坏或遗失，责任人需按照公司规定承担相应责任。

3.强化对会议室管理规定的宣传和培训，提高员工的遵守意识