中学会议室使用管理制度

中学会议室使用管理制度第一章总则

为了加强中学会议室的使用管理，提高会议效率，确保会议的严肃性和规范性，特制定本管理制度。

一、适用范围

本管理制度适用于中学内部各类会议的组织、召开及会议室的使用管理。

二、管理原则

1.统一管理：会议室的使用由学校办公室统一负责，实行预约制度。

2.优先保障：优先保障学校重要会议、紧急会议及教学活动的需求。

3.公平使用：遵循先申请、先安排的原则，公平分配会议室资源。

4.节约使用：合理规划会议时间，提高会议室利用率，减少资源浪费。

三、会议类型

1.学校行政会议：包括校务会议、行政办公会议等。

2.教学科研会议：包括教研活动、学术交流等。

3.学生活动会议：包括班会、团队活动等。

4.其他会议：包括临时性会议、接待会议等。

四、会议室使用要求

1.会议室使用需提前预约，填写会议室预约申请表，经学校办公室批准后方可使用。

2.会议室使用期间，需保持室内整洁，爱护设施设备，严禁吸烟、乱丢垃圾。

3.会议室使用结束后，需及时清理场地，关闭电源，确保设施设备完好无损。

4.会议室使用不得影响正常教学秩序，不得用于营利性活动。

五、违规处理

1.未经批准擅自使用会议室的，学校办公室有权取消其预约资格，并视情节给予通报批评。

2.使用会议室期间违反管理规定，造成设施设备损坏的，需照价赔偿，并给予相应处分。

3.擅自转借会议室给他人使用的，一经发现，将严肃处理。

本管理制度自发布之日起实施，学校办公室负责解释。如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整。请各部门、班级严格遵守，共同维护会议室的正常使用秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程如下：

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据会议目的和内容，明确会议主题，以便参会人员提前准备相关材料。

2.确定参会人员：根据会议主题，邀请相关人员参会，并确保参会人员具有决策权或相关专业背景。

3.确定会议时间：合理安排会议时间，避免与教学活动、其他会议冲突，确保参会人员能够按时参加。

4.会议室预约：提前向学校办公室提交会议室预约申请，注明会议主题、参会人数、时间等信息。

二、会议通知

1.发布会议通知：通过学校内部通讯系统、邮件、电话等方式，向参会人员发布会议通知，包括会议主题、时间、地点、议程等。

2.提醒参会人员：在会议召开前1-2天，再次提醒参会人员，确保参会人员按时参加。

三、会议签到

1.设立签到台：会议开始前30分钟，设立签到台，参会人员需签到确认。

2.签到记录：记录参会人员签到情况，以便会后统计缺席、迟到等情况。

四、会议议程

1.会议主持人：由主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程等。

2.按议程进行：会议按照预定议程逐项进行，每个议题由相关人员汇报、讨论。

3.讨论与决策：针对会议议题，参会人员进行充分讨论，形成决策。

五、会议记录

1.指定记录人：会议开始前，指定专人负责会议记录。

2.记录内容：记录会议讨论过程、决策结果、待办事项等。

3.形成会议纪要：会议结束后，整理会议记录，形成会议纪要。

六、会议总结

1.主持人总结：会议结束时，主持人对会议讨论的议题进行简要总结，明确决策结果和待办事项。

2.参会人员反馈：参会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议。

3.改进措施：根据参会人员的反馈，对会议组织等方面进行改进。

七、会议资料的归档与分发

1.归档：会议纪要、决策文件等资料需及时归档，以便查阅。

2.分发：将会议纪要和相关资料分发给参会人员，确保相关人员了解会议内容和决策。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的执行和落实，加强对会议纪要的跟踪管理，提高会议实效，具体措施如下：

一、会议纪要的编制与审批

1.会议记录人员应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，确保内容准确、完整。

2.会议纪要初稿提交给会议主持人审核，由主持人对纪要内容进行确认和修改。

3.审核通过的会议纪要，由学校办公室统一进行格式调整和排版，形成正式会议纪要。

4.正式会议纪要需经学校领导审批后，方可发布。

二、会议纪要的发布与传达

1.学校办公室负责将正式会议纪要通过邮件、内部通讯系统等方式发送给所有参会人员和相关执行部门。

2.对于重大决策和重要事项，可通过学校公告栏、网站等形式进行公开传达，确保全校师生了解会议内容。

三、会议决策的执行与跟踪

1.各执行部门应按照会议纪要中的决策和分工，制定具体的执行计划和时间表。

2.学校办公室设立专门的跟踪协调机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，相关部门应及时反馈，学校办公室协助解决。

四、会议纪要的执行结果反馈

1.执行部门在完成任务后，需向学校办公室提交执行报告，包括执行结果、存在的问题及建议等。

2.学校办公室汇总执行报告，形成综合反馈，向学校领导报告，并视情况决定是否需要召开后续会议。

五、会议纪要的归档与查阅

1.学校办公室负责将会议纪要和执行报告进行归档，建立会议档案，便于后续查询和评估。

2.会议档案应设立查阅制度，保证相关人员能够及时查阅会议纪要和相关执行情况。

六、会议纪要的持续改进

1.学校办公室定期对会议纪要的编制、发布、执行、反馈等环节进行总结，查找存在的问题和不足。

2.根据总结结果，不断优化会议纪要的管理流程，提高会议纪要的执行力和效率。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效使用和良好维护，特制定以下管理规定：

一、会议室预约与使用

1.会议室预约：各部门、班级需提前向学校办公室提交会议室预约申请，包括会议时间、参会人数、会议主题等信息。

2.预约确认：学校办公室在收到预约申请后，根据会议室使用情况予以确认，并及时通知申请部门或班级。

3.临时使用：如遇紧急会议或其他特殊情况，需临时使用会议室，应向学校办公室报告，经批准后方可使用。

二、会议室配置与维护

1.会议室配置：学校办公室负责定期检查会议室设施设备，确保其正常运行。

2.设备使用：会议室使用期间，参会人员应爱护设施设备，严禁私自拆卸、损坏或携带出会议室。

3.维护报修：如发现会议室设备损坏或故障，应及时向学校办公室报告，由专业人员负责维修。

三、会议室环境卫生

1.保持整洁：会议室使用期间，参会人员应保持室内整洁，不乱丢垃圾，不吸烟。

2.清理与整理：会议结束后，使用部门或班级负责清理会议室，确保场地干净整洁，设施设备归位。

3.定期保洁：学校办公室负责安排定期保洁工作，确保会议室环境卫生。

四、会议室使用规范

1.使用时间：会议室使用应严格按照预约时间进行，不得提前占用或延迟归还。

2.使用范围：会议室主要用于学校内部会议、教学活动等，不得用于营利性活动。

3.噪音控制：会议室使用期间，应控制音量，避免影响其他教室或办公室的正常使用。

五、会议室安全管理

1.严禁携带易燃、易爆物品进入会议室。

2.会议室内应配备适量的消防设施，并定期检查。

3.学校办公室负责制定会议室安全应急预案，确保遇到突发事件时能够及时应对。

六、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的部门或个人，学校办公室有权取消其会议室使用资格，并给予通报批评。

2.造成会议室设施设备损坏的，需照价赔偿，并根据情节给予相应处分。

3.擅自转借会议室或改变会议室用途的，一经发现，将严肃处理。

遵守会议室管理规定，共同维护会议室的正常使用秩序，为学校各项工作的顺利开展提供保障。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，学校办公室负责解释。

二、本管理制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以调整，由学校办公室提