电子数据与文件管理制度

电子数据与文件管理制度第一章总则第一条目的和基本原则本制度的目的是确保公司的电子数据和文件能够被安全、有序地管理和使用，以保障公司的业务活动和信息安全。本制度遵从便捷、高效、安全、可控的原则，确保电子数据和文件的完整性、可追溯性、保密性和合规性。第二条适用范围本制度适用于公司内部各部门和相关工作人员，包含但不限于电子数据和文件的创建、存储、传输、使用、备份、归档和销毁等环节。第二章电子数据管理第三条数据分类和标记公司对电子数据进行分类，并通过适当的标记方式进行标识，以便于管理和查找。具体的数据分类和标记方式由各部门依据工作需要进行定义，并报备到公司信息化管理部门备案。第四条数据收集和手记公司要求各部门设立特地人员负责数据的收集和手记工作。收集和手记的数据必需经过严格的筛选和验证，并记录相关信息，确保数据的准确性和完整性。第五条数据存储与保护公司对电子数据进行规范的存储和保护措施，确保数据的机密性、完整性和可用性。电子数据存储应采用安全可靠的存储设备，并定期备份和验证数据的完整性。公司要求各部门设立特地人员负责数据的存储和保护工作，并建立访问掌控机制，禁止未经授权的人员随便访问数据。第六条数据传输和共享公司要求数据传输和共享过程中采用加密和安全通道，确保数据的安全和完整性。数据传输和共享需要经过授权，确保数据只能被合法的人员访问和使用，并记录相关操作和访问日志。第七条数据使用和归档公司要求各部门在使用电子数据时，必需符合相关法律法规和公司制度的规定，严禁私自窜改、删除或泄露数据。对于不再需要使用的电子数据，公司要求各部门依照规定的流程进行归档，并记录相关信息，以备后续查询和审计。第八条数据销毁公司对不再需要存储的电子数据进行定期的销毁工作，防止数据泄露和滥用。数据销毁时，必需采用安全有效的方法，确保数据无法恢复，并记录相关销毁信息和过程。第三章文件管理第九条文件的创建和管理公司要求各部门对文件进行规范的创建和管理，确保文件的准确性、完整性和可查性。文件必需采用合适的命名规定和版本掌控机制，以便于识别和管理。公司要求各部门设立特地人员负责文件的创建和管理工作，并建立访问掌控机制，确保文件只能被授权人员访问和修改。第十条文件的存储和保护公司对文件进行规范的存储和保护措施，确保文件的机密性、完整性和可用性。文件存储应采用安全可靠的存储设备，并定期备份和验证文件的完整性。公司要求各部门设立特地人员负责文件的存储和保护工作，并建立访问掌控机制，禁止未经授权的人员随便访问文件。第十一条文件传输和共享公司要求文件传输和共享过程中采用安全可靠的通道，确保文件的安全和完整性。文件传输和共享需要经过授权，确保文件只能被合法的人员访问和使用，并记录相关操作和访问日志。第十二条文件使用和归档公司要求各部门在使用文件时，必需符合相关法律法规和公司制度的规定，严禁私自窜改、删除或泄露文件。对于不再需要使用的文件，公司要求各部门依照规定的流程进行归档，并记录相关信息，以备后续查询和审计。第十三条文件销毁公司对不再需要存储的文件进行定期的销毁工作，防止文件泄露和滥用。文件销毁时，必需采用安全有效的方法，确保文件无法恢复，并记录相关销毁信息和过程。第四章监督与惩罚第十四条监督责任公司各级管理人员有责任对本制度的实施情况进行监督和检查，及时发现和矫正违规行为。管理人员需定期向上级报告本部门电子数据和文件管理情况，包含存储、备份、使用、传输、归档和销毁等方面的情况。第十五条惩罚措施对违反本制度的相关人员，公司将依据实际情况予以相应的惩罚，包含但不限于警告、记过、罚款、停职、解聘等。第五章附则第十六条有效日期和修订本制度自发布之日起执行，有效期为三年。公司可以依据实际情况对本制度进行修订，并及时通知各部门和相关人员。第十七条其他事项关于本制度未尽事宜的解释权归公司负责人全部。本制度自发布之日起正式执行，替代以前的相关制度和规