普通企业合同管理规范及操作流程

普通企业合同管理规范及操作流程TOC\o"1-2"\h\u29786第一章合同管理总则 156291.1合同管理目的与范围 1298901.2合同管理原则 129788第二章合同签订流程 2115222.1合同签订前的准备 2315212.2合同签订的审批流程 23392第三章合同履行管理 2295373.1合同履行的监控 3301353.2合同履行中的变更管理 329177第四章合同归档与保管 3202494.1合同归档的要求 3284044.2合同保管的措施 38927第五章合同纠纷处理 3248635.1合同纠纷的预防 469235.2合同纠纷的处理流程 418223第六章合同风险管理 4197696.1合同风险的识别与评估 449046.2合同风险的应对措施 44843第七章合同信息管理 5209607.1合同信息的收集与整理 53687.2合同信息的安全与保密 530689第八章附则 5260798.1解释权与修订权 5178968.2生效日期 5第一章合同管理总则1.1合同管理目的与范围合同管理的目的在于保证企业在经济活动中，通过签订和履行合同，实现自身的经济利益，并防范可能出现的法律风险。其范围涵盖了企业所有涉及对外经济往来的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。合同管理旨在规范合同的签订、履行、变更、终止等全过程，保证合同的合法性、有效性和可执行性。通过有效的合同管理，企业可以提高经营效率，降低经营风险，维护自身的合法权益。1.2合同管理原则合同管理应遵循以下原则：合法性原则：合同的签订和履行必须符合国家法律法规和政策的要求，不得违反法律法规的强制性规定。完整性原则：合同的内容应完整、明确，包括合同的主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等条款。风险性原则：在合同签订和履行过程中，应充分考虑可能出现的风险，并采取相应的防范措施。效益性原则：合同的签订和履行应注重经济效益，保证企业能够实现预期的经济利益。第二章合同签订流程2.1合同签订前的准备在签订合同前，相关部门应进行充分的准备工作。需要明确合同的需求和目的，确定合同的类型和主要条款。对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查和评估，保证对方有能力履行合同义务。还应根据合同的性质和内容，收集相关的法律法规、政策文件和行业标准等资料，为合同的签订提供依据。在进行合同谈判时，应明确谈判的目标和策略，组织专业的谈判团队，保证谈判的顺利进行。谈判过程中，应注意记录谈判的内容和结果，形成谈判纪要，作为合同签订的重要依据。2.2合同签订的审批流程合同签订前，必须经过严格的审批流程。由合同承办部门起草合同文本，并填写合同审批表，详细说明合同的内容、背景、目的、对方当事人的情况等。将合同审批表和合同文本提交给相关部门进行审核。审核部门应根据各自的职责，对合同的合法性、完整性、风险性等进行审核，并提出审核意见。审核通过后，合同文本提交给企业的法务部门进行法律审查。法务部门应从法律专业角度，对合同的条款进行审查，保证合同符合法律法规的要求，防范法律风险。法律审查通过后，合同文本提交给企业的管理层进行审批。管理层应根据企业的经营战略和发展目标，对合同的内容和风险进行综合评估，做出审批决定。第三章合同履行管理3.1合同履行的监控合同签订后，企业应加强对合同履行的监控。建立合同履行跟踪制度，定期对合同的履行情况进行检查和评估。合同承办部门应负责跟踪合同的履行情况，及时掌握合同履行的进展情况，发觉问题及时解决。在合同履行过程中，企业应严格按照合同的约定履行自己的义务，保证合同的按时履行。同时要密切关注对方当事人的履行情况，如发觉对方有违约的迹象，应及时采取措施，防止损失的扩大。3.2合同履行中的变更管理在合同履行过程中，如因客观情况发生变化，需要对合同的内容进行变更，应按照规定的程序进行办理。由合同承办部门提出变更申请，说明变更的原因、内容和影响。将变更申请提交给相关部门进行审核。审核部门应根据合同的约定和实际情况，对变更申请进行审核，并提出审核意见。审核通过后，合同变更事项应经双方当事人协商一致，并签订书面的变更协议。变更协议应作为原合同的组成部分，与原合同具有同等的法律效力。第四章合同归档与保管4.1合同归档的要求合同归档是合同管理的重要环节，应按照规定的要求进行。合同归档应及时、完整、准确，保证合同资料的完整性和可查性。合同归档的内容包括合同文本、审批表、谈判纪要、变更协议、履行记录等相关资料。合同归档应按照合同的类型和编号进行分类整理，建立合同档案目录，便于查询和管理。合同档案应妥善保管，防止合同资料的丢失、损坏和泄露。4.2合同保管的措施为保证合同的安全保管，企业应采取以下措施：设立专门的合同保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫等设施，保证合同档案的安全。建立合同保管制度，明确合同保管的责任人和保管流程，加强对合同保管的管理。对合同档案的查阅和借阅应进行严格的管理，建立查阅和借阅登记制度，防止合同资料的泄露和滥用。定期对合同档案进行检查和清理，及时发觉和处理合同保管中存在的问题。第五章合同纠纷处理5.1合同纠纷的预防为预防合同纠纷的发生，企业应在合同签订和履行过程中，加强对合同风险的防范和管理。在合同签订前，应充分了解合同对方的情况，明确合同的条款和内容，避免因合同条款不明确或存在漏洞而引发纠纷。在合同履行过程中，应严格按照合同的约定履行自己的义务，及时沟通和解决合同履行中出现的问题，避免因违约或误解而引发纠纷。同时企业应加强对员工的法律培训，提高员工的法律意识和合同管理能力，减少因人为因素而引发的合同纠纷。5.2合同纠纷的处理流程当合同纠纷发生时，企业应及时采取措施，妥善处理纠纷。应及时了解纠纷的情况，收集相关的证据材料，分析纠纷的原因和责任。根据纠纷的性质和情况，选择合适的解决方式，如协商、调解、仲裁或诉讼。在协商和调解过程中，应本着平等、互利、互谅的原则，积极与对方当事人进行沟通和协商，寻求双方都能接受的解决方案。如果协商和调解不成，企业可以根据合同的约定，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。第六章合同风险管理6.1合同风险的识别与评估合同风险的识别是合同风险管理的基础。企业应通过对合同签订和履行过程中的各种因素进行分析，识别可能存在的风险。这些风险包括但不限于对方当事人的信用风险、市场风险、法律风险、操作风险等。在识别合同风险的基础上，企业应进行风险评估，确定风险的可能性和影响程度。风险评估可以采用定性和定量相结合的方法，对风险进行分析和评价，为制定风险应对措施提供依据。6.2合同风险的应对措施根据合同风险的评估结果，企业应制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移和风险接受等。风险规避是指通过放弃或拒绝签订合同等方式，避免可能出现的风险。风险降低是指通过采取措施，降低风险的可能性和影响程度。风险转移是指通过签订保险合同、担保合同等方式，将风险转移给第三方。风险接受是指在权衡风险和收益的基础上，决定接受一定程度的风险。第七章合同信息管理7.1合同信息的收集与整理合同信息的收集与整理是合同管理的重要内容。企业应建立健全合同信息收集机制，及时收集与合同相关的各种信息，包括合同的签订、履行、变更、终止等情况，以及合同对方当事人的信息、市场信息、法律法规信息等。对收集到的合同信息，应进行分类整理和分析，提取有价值的信息，为企业的经营决策提供依据。同时应建立合同信息数据库，实现合同信息的信息化管理，提高合同信息的利用效率和管理水平。7.2合同信息的安全与保密合同信息涉及企业的商业秘密和经济利益，企业应加强对合同信息的安全与保密管理。建立严格的合同信息安全制度，明确合同信息的访问权限和使用范围，防止合同信息的