公司档案与信息管理规定

公司档案与信息管理规定TOC\o"1-2"\h\u5484第一章总则 1273991.1目的与依据 1149961.2适用范围 1192021.3管理原则 13049第二章档案管理组织与职责 2256802.1档案管理部门职责 2298752.2各部门档案管理职责 230200第三章档案分类与编号 375013.1档案分类标准 378203.2档案编号规则 32826第四章档案的收集与整理 3130724.1档案收集流程 3306954.2档案整理要求 48795第五章档案的保管与存储 4268885.1档案保管条件 4286915.2档案存储方式 4553第六章档案的利用与查阅 4278936.1档案利用流程 4177506.2档案查阅规定 515890第七章信息管理 5106707.1信息收集与整理 548927.2信息安全与保密 52304第八章附则 5112618.1解释权与修订权 690848.2施行日期 6第一章总则1.1目的与依据为了加强公司档案与信息管理，提高档案与信息的利用价值，保证公司各项活动的顺利进行，根据国家相关法律法规和公司实际情况，特制定本规定。1.2适用范围本规定适用于公司内部各类档案与信息的管理，包括但不限于行政管理、财务会计、人力资源、市场营销、技术研发等方面的档案与信息。1.3管理原则公司档案与信息管理遵循以下原则：（1）集中统一管理原则：公司各类档案与信息由专门的管理部门进行集中统一管理，保证档案与信息的完整性和安全性。（2）分类管理原则：根据档案与信息的内容、性质和用途，进行科学分类，便于查找和利用。（3）真实性和完整性原则：保证档案与信息的内容真实、准确、完整，如实反映公司的各项活动和业务情况。（4）保密性原则：严格遵守公司的保密制度，对涉及公司机密的档案与信息进行严格保密，防止信息泄露。（5）便利性原则：档案与信息的管理应便于公司内部人员的查阅和利用，提高工作效率。第二章档案管理组织与职责2.1档案管理部门职责（1）制定和完善公司档案管理制度，保证档案管理工作的规范化和标准化。（2）负责公司各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，保证档案的完整性和安全性。（3）对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，保证公司档案管理工作的整体水平。（4）开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和质量。（5）负责档案库房的管理，保证库房环境符合档案保管的要求。2.2各部门档案管理职责（1）各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，保证档案的及时性和准确性。（2）按照公司档案管理制度的要求，将本部门的档案按时移交至档案管理部门。（3）配合档案管理部门做好档案的查阅和利用工作，提供必要的协助和支持。（4）对本部门的档案进行妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄露。（5）负责本部门档案的安全保密工作，严格遵守公司的保密制度。第三章档案分类与编号3.1档案分类标准（1）公司档案按照内容和性质分为行政管理类、财务会计类、人力资源类、市场营销类、技术研发类等多个类别。（2）行政管理类档案包括公司的规章制度、会议纪要、公文往来、行政事务等方面的文件材料。（3）财务会计类档案包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务申报等方面的文件材料。（4）人力资源类档案包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核等方面的文件材料。（5）市场营销类档案包括市场调研、销售合同、客户资料、营销策划等方面的文件材料。（6）技术研发类档案包括项目文档、技术报告、专利申请、研发成果等方面的文件材料。3.2档案编号规则（1）档案编号采用分类编号法，由大类代码、小类代码和流水号组成。（2）大类代码采用汉语拼音首字母表示，如行政管理类为XZGL，财务会计类为CWKJ，人力资源类为RLZY，市场营销类为SCYX，技术研发类为JSYF。（3）小类代码根据各类档案的具体内容进行细分，采用数字表示。（4）流水号为从001开始的三位数字，按照档案的形成时间顺序依次编号。第四章档案的收集与整理4.1档案收集流程（1）各部门按照档案管理的要求，定期将本部门产生的档案进行收集和整理。（2）对收集的档案进行初步审核，保证档案的真实性、完整性和准确性。（3）填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。（4）档案管理部门对移交的档案进行再次审核，如发觉问题及时与相关部门沟通解决。（5）审核通过的档案进行登记入库，建立档案管理台账。4.2档案整理要求（1）按照档案分类标准对档案进行分类，保证分类准确、合理。（2）对档案进行编号，保证编号的唯一性和规范性。（3）对档案进行装订或装盒，保证档案的整齐和美观。（4）编写档案目录，包括档案编号、题名、日期、页数等信息，便于查找和利用。（5）对整理好的档案进行归档，按照分类和编号存放至档案库房的相应位置。第五章档案的保管与存储5.1档案保管条件（1）档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘等设施，保证档案的安全。（2）库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（3）定期对库房进行检查和维护，保证库房设施的正常运行。（4）严禁在库房内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。5.2档案存储方式（1）纸质档案应存放于档案柜或档案架中，按照分类和编号进行排列。（2）电子档案应存储于专门的服务器或存储设备中，并定期进行备份。（3）对珍贵档案和重要档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加锁保管等。（4）档案的存储应便于查找和利用，同时要注意保护档案的隐私和安全。第六章档案的利用与查阅6.1档案利用流程（1）公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息。（2）申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。（3）档案管理部门根据申请表的内容，在规定的时间内为查阅人提供档案查阅服务。（4）查阅人在查阅档案时，应遵守档案管理部门的相关规定，不得损坏、涂改、转借档案。（5）查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并填写《档案查阅登记表》。6.2档案查阅规定（1）公司内部人员查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得将档案带出指定地点。（2）外部单位查阅公司档案时，需经公司领导批准，并提供相关证明材料，在档案管理部门人员的陪同下进行查阅。（3）档案查阅人应严格遵守公司的保密制度，对查阅的档案内容负有保密责任，不得泄露档案中的机密信息。（4）档案管理部门应根据档案的重要性和保密性，对查阅权限进行严格控制，保证档案的安全。第七章信息管理7.1信息收集与整理（1）公司各部门应按照职责分工，负责收集本部门业务范围内的信息，包括市场动态、行业趋势、竞争对手信息等。（2）对收集的信息进行筛选、分类和整理，保证信息的准确性和有效性。（3）将整理好的信息及时上报至公司信息管理部门，以便进行统一管理和分析。7.2信息安全与保密（1）加强信息系统的安全防护，采取必要的技术手段和管理措施，防止信息泄露、篡改和丢失。（2）对涉及公司机密的信息进行严格保密，制定相应的保密制度和措施，明保证