学校档案立卷归档制度范文（2篇）

学校档案立卷归档制度范文一、背景概述随着现代教育事业的蓬勃发展，学校管理工作日益庞大且复杂。为确保学校档案信息的完整性、精确性及安全性，制定并严格执行档案立卷归档制度显得尤为重要。此制度旨在规范学校档案管理流程，促进档案管理工作的高效、有序开展。二、定义与适用范围1.档案立卷：指依据既定规范与标准，对各类档案进行整理、汇总，形成结构完整、条理清晰的档案卷。2.归档：即将整理完毕的档案卷妥善存放于指定位置，并建立相应的档案索引系统，以便于检索与管理。3.本制度适用于学校内部所有部门、教师及工作人员在档案管理领域的各项相关工作。三、档案立卷流程1.准备阶段：a)部门或教师应全面整理、清理档案资料，确保无遗漏与重复现象。b)遵循时序或分类原则，对档案资料进行有序归纳与整理。c)完善档案基本信息，包括但不限于档案名称、编号及立卷日期等。2.审核阶段：a)档案管理员需对提交的档案进行细致审核，验证其完整性与准确性。b)审核通过的档案需经相关部门负责人签字确认后，方可进入下一环节。3.归档阶段：a)档案管理员根据档案分类与编号规则，将档案妥善存放于专用档案柜中。b)准确记录档案编号及存放位置于档案登记册中，确保档案位置的准确无误。四、档案管理要求1.保密性：所有档案资料的存放与传递均需严格遵守保密原则，未经授权不得擅自查阅、复制或转移。2.安全性：学校应建立健全档案保管机制，定期检查档案存放环境，确保档案免受损坏与遗失。3.查阅与借阅：学校工作人员如需查阅或借阅档案，需提交合理申请并经审批同意后方可进行；借阅时需填写申请表并由相关部门负责人批准。4.销毁管理：档案管理员需按规定期限对档案进行审查与清理；过期或无法再利用的档案应及时销毁，并详细记录销毁清单。五、档案管理职责1.学校领导：负责制定档案管理制度并监督其实施情况；确保档案工作顺利开展。2.档案管理员：负责档案资料的整理、审核、归档及日常管理；定期检查档案状况并提出改进建议。3.部门负责人：负责本部门档案的准备工作及审核归档；确保档案管理工作的及时性与准确性。4.教师与工作人员：应积极配合档案管理工作；按照制度要求整理与汇总档案资料。六、档案管理评估1.学校应定期组织档案管理评估工作；全面评估档案管理情况并提出改进意见。2.评估内容涵盖档案准备、审核、归档等多个方面；评估结果将作为档案管理工作的重要参考依据。七、补充规定1.本制度的最终解释权归学校负责人所有。2.对于本制度中未涵盖的事项，将依据学校其他相关规章制度执行。本学校档案立卷归档制度范本旨在为学校档案工作的规范化与有序化提供指导。学校可根据自身实际情况进行适当调整与修改；以确保制度符合学校的具体需求与要求。学校档案立卷归档制度范文（二）一、背景阐述随着社会的持续进步与学校规模的不断扩张，学校的档案管理工作日益凸显其重要性。为更有效地保护与管理学校档案，提升档案工作的效率与质量，我校特此制定并实施学校档案立卷归档制度。该制度的实施旨在标准化学校的档案管理流程，确保档案的安全性与完整性。二、管理范畴本制度全面覆盖我校所有部门及单位的档案管理工作。所有与学校工作紧密相关的档案均需遵循本制度的规定进行立卷归档。三、档案立卷归档流程1.档案归档人员负责收集档案材料，并依据文件内容与性质进行分类归档。2.归档人员需依据档案目录的要求，为每份档案编制详细的档案目录，并依据目录顺序对档案材料进行整理。3.归档人员应对整理完毕的档案材料进行编号标识，并明确档案的存放位置。4.归档人员需将档案目录与档案材料装订成册，并在封面清晰标注档案编号与标题。5.归档人员应将已立卷归档的档案提交至档案室进行备案，并在档案目录上完成登记手续。6.档案室负责审核接收的档案，并按照备案流程进行盖章与归档处理。四、档案分类为便于档案的管理与检索，我校将档案细分为以下几类：1.学生档案：涵盖学生个人信息、学习成绩、奖惩记录等。2.教师档案：包括教师个人信息、职称评定、教学质量评估等。3.行政档案：涉及学校的行政管理文件、决策会议记录等。4.财务档案：记录学校的财务收支、经费使用情况等。5.招生档案：包含学校的招生计划、招生政策、报名情况等。五、档案保管1.档案室应设立专用存放区域，以保障档案的安全与完整。需定期进行防火、防潮、防虫等措施，确保档案质量。2.档案室应建立档案借阅与查阅记录制度，以规范档案的使用与管理。3.档案室负责档案的备份与电子化处理工作，以进一步增强档案的安全性与备份能力。六、档案保密1.档案室应制定严格的档案保密制度，以规范档案的保密工作。所有接触档案的人员均需遵守保密要求，严禁泄露档案内容。2.档案室应对敏感信息及个人隐私进行特殊保护，严禁随意调阅与外传。七、制度执行与监督1.各部门及单位应严格遵循本制度要求开展档案管理工作，确保档案的安全与完整。2.学校领导与档案管理部门需加强对档案管理工作的监