2024年会计档案管理规章制度

2024年会计档案管理规章制度

会计档案管理规章制度1

一、凡公司各个基层单位、部门在工作活动中形成的，具有杳考利用价值的文件材料，必

须按规定向本单位档案管理部门移交，集中管理，任何单位和个人不得将档案据为已有。

二、各基层单位、部门领导应重视各自单位文件资料的管理和档案立卷工作，配备专职或兼

职人员负责此项工作。

三、各基层单位、部门的档案管理工作由行政管理部负责监督和指导。

四、归档内容

1、凡是反映本单位、本部门工作活动、具有查考利用价值的原始文件材料（文字、图表、

声像等）均属归档范围。

2、各基层单位、部门应归档的文件材料。

3、党和国家领导人及上级单位有关领导视察、检杳本单位工作时有特殊保存价值的重要

指示、讲话、题词、照片和录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。

4、股东会、董事会、年度工作会议、总裁办公会、项目论证会、业务专题会议等重要会

议的会议纪要、记录的成套文件材料以及会议形成的声像材料等。

5、颁发的各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。

6、请示与批复文件。

7、年度工作计划、总结、参考价值的考察报告，重要工作汇报材料等。

8、领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，来自外单位的与公司有关的文件材料。

9、员工花名册、员二个人信息档案、入离公司记录、劳动合同（协议）、薪酬制度，以

及职务任免、职级评定、绩效考核、培训等人力资源管理二作中形成的文件材料。每年4月做

归档封存。

10、财务预决算、财务凭证、财务账簿、相关财务往来协议、合同等。以上资料以3至5

年为期限视情况做存档。

11、组织机构、人员编制，各基层单位、部门批准执行的规章制度。

12、企业历史沿革，包括企业简介、大事记、反映企业重要活动、事件的剪报、荣誉奖励

证书、有纪念意义和凭证性的‘实物宣传册及展览照片、录音、录像等文件材料。

13、月度（或季度）的工作综述、项目动态等文件材料的定稿，编印的企业要闻、简报等

刊物的定稿和印本，编辑出版物（企业报、企业杂志等）的定稿、样本。

14、解决法律纠纷问题形成的文件材料。

15、企业所有对外签订的各种合同、协议书。

16、固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证。

17、在购置大型办公设备中形成的凭证、协议合同、图纸、使用说明书等设备资料。

18、审计、考核及接受上级单位检查等活动中形成的重要文件。

19、外单位与本企业的工作来往文件等。

五、归档要求

1、公司各基层单位、部门应在每年三月底以前将上年度已办理完毕、

需归档的文件材料整理、鉴定、立卷，定期向档案管理部门移交。

2、公司各基层单位、部门必须严格遵守归档制度，在接收相关文件后的'3个工作日内做

好文件资料原件的归档工作，不得无故延期或不移交应归档的文件材料,不能及时归档的，或无

法原件存档的，要做出相应说明。如因工作需要还需使用相关文件，应按先立卷归档后再办理借

阅手续。

六、档案的鉴定与销毁

1、行政管理部对所保存的档案定期进行鉴定，对于呆存期限已满的档案材料，提出存毁

意见，经企业有关领导批冷后，按规定进行销毁。

2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。若按规定需要销毁时，要由二

人以上并在指定地点进行监销，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，经报总裁批准后方可

销毁。

七、档案的借阅

1、公司各部门因工作需要，员工借阅本部门的业务档案需到行政管理部填写档案借阅单，

经直接上级批准后方可借阅。

2、公司各部门借阅书本部门的业务档案须经档案所属部门主管同意或公司领导批准.

3、机密档案的借阅需经总裁（或分管副总裁）批准。

4、借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理人员要及时对归还的档案进行检查和清点，

并在登记薄上注销借用记录。

5、借阅的档案不得泄密、涂改、勾画、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转

借或携带档案外出时，须经相关领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失，如有遗失，将由行政管理部视情况给予经济处

罚。

8、凡借阅的档案、又件一律不得私自复印，如工作需要，应报相关领导批准，且按公司

有关保密规定办理.

9、公司人员岗位调动时，必须将借阅的档案及时归还。否则，人事专员有权拒绝办理调

岗手续。

会计档案管理规章制度2

为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、直阅和销毁等管理

(1)会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年"字样，不填其它

内容。

(2)会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按

顺序排列。

(3)活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐(!)全，撤去账壳，用坚固耐磨的纸张彳故封面、

封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

(4)会计账簿的装订JI防：

a.会计账簿装订封面；

b.账簿启用表；

c.账户目录；

d.按本账簿页数，顺序装订项页；

e.会计账簿装订封底。

(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

(6)账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

(7)装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

(8)会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明

细账、辅助账。

(三)会计报表

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。

第三条会计档案的归档保管。

(-)当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年，期满后转入档案室并

由专人保管。

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交

清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资

料备份并详细标注，装盒交档案室归档。包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应

用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁性资料

保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介

质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存

放。

第四条会计档案的保管期限。会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存

的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、10年、15年、25

年5类。详见附表一。

第五条会计档案的借阅。

（-）建立会计档案清册和借阅登记清册。

（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅手续。

（三）借阅会计档案人员,不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经局领导批准，需要复

制会计档案的，须经局领导批准后方可复制.

第六条会计档案的销毁。保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，按照以下程

序销毁：

（一）会计档案保管期满，由档案管理人员会同财务人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清

册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、

销毁时间等内容。

（二）局分管领导要在会计档案销毁清册上签署意见.

（三）销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审计部门派人员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会

计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第七条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁,

应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销

毁清册和会计档案保管清册中列明。

在建项目尚未完成的会计档案，保管期限已满也不得销毁。

第八条会计档案的移交。移交会计档案，双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数，

起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的

单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第九条会计档案的保管要采取严格的安全措施。档案室要做到防火、防盗、防水、防光、防

高温、防尘、防虫、防鼠，磁性介质资料要做到防磁、防雷。重要资料实行双备份，一份存档案

室，另一份异地存放。磁性介质资料应定