企业保密及档案管理办法

企业保密及档案管理办法TOC\o"1-2"\h\u24861第一章总则 1111231.1目的与依据 1151401.2适用范围 1161021.3基本原则 124140第二章保密管理 2303452.1保密内容与等级 2100362.2保密措施 2212472.3保密责任 222637第三章档案管理职责 2100213.1管理部门职责 2290963.2工作人员职责 213065第四章档案分类与编号 3320874.1分类原则 3244604.2编号规则 328736第五章档案的收集与归档 3266495.1收集范围 3212125.2归档流程 327419第六章档案的保管与利用 3272536.1保管要求 3243416.2利用规定 32138第七章档案的销毁 465397.1销毁条件 460617.2销毁程序 415898第八章附则 416778.1解释权 4244358.2施行日期 4第一章总则1.1目的与依据为加强企业的保密工作和档案管理，保证企业的商业秘密和各类档案的安全、完整，根据国家相关法律法规和企业实际情况，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于企业内部所有部门及员工，涉及企业的各类保密信息和档案的管理。1.3基本原则企业保密及档案管理工作遵循严格管理、规范操作、责任明确、安全保密的原则。在工作中，要保证保密信息不被泄露，档案管理工作规范、有序进行。第二章保密管理2.1保密内容与等级企业的保密内容包括但不限于技术秘密、经营策略、客户信息等。根据保密内容的重要性和敏感性，将保密等级分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密级信息是指对企业生存和发展具有决定性影响的信息；机密级信息是指对企业的经营和发展具有重要影响的信息；秘密级信息是指对企业的日常运营具有一定影响的信息。2.2保密措施企业采取多种保密措施，保证保密信息的安全。包括但不限于：对涉密人员进行严格的背景审查和保密培训；对涉密场所进行严格的出入管理；对涉密信息的存储、传输和使用进行加密处理等。同时企业还建立了完善的保密审查制度，对涉及保密信息的对外交流和发布进行严格的审查。2.3保密责任企业各级管理人员和员工都承担着相应的保密责任。涉密人员要签订保密协议，明保证密义务和责任。对于违反保密规定的行为，企业将依法追究相关人员的责任。同时企业还建立了保密监督机制，对保密工作进行定期检查和评估，及时发觉和纠正存在的问题。第三章档案管理职责3.1管理部门职责档案管理部门负责制定和完善档案管理制度，指导和监督企业各部门的档案工作。具体职责包括：负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；对档案的真实性、完整性和安全性进行审查；组织开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和质量。3.2工作人员职责档案工作人员要严格遵守档案管理制度，认真履行工作职责。具体职责包括：负责本部门档案的收集、整理和移交工作；按照规定的流程和标准进行档案的归档和保管；为企业内部各部门提供档案查询和利用服务，保证档案的合理利用。第四章档案分类与编号4.1分类原则档案分类遵循科学性、系统性、实用性的原则。根据企业的业务特点和管理需求，将档案分为行政管理类、经营管理类、技术研发类、财务审计类等多个类别。每个类别下再根据具体的内容进行细分，保证档案分类的准确性和合理性。4.2编号规则档案编号采用统一的编码规则，保证档案编号的唯一性和可识别性。编号规则包括档案的类别代码、年度代码、流水号等组成部分。通过编号规则，可以快速准确地查找和识别档案，提高档案管理的效率和准确性。第五章档案的收集与归档5.1收集范围档案的收集范围包括企业在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图像等。具体包括企业的各类规章制度、会议记录、合同协议、财务报表、科研成果等。同时还包括与企业发展相关的外部文件和资料，如部门的批文、行业报告等。5.2归档流程档案的归档流程包括收集、整理、审核、编号、装订、入库等环节。各部门负责将本部门形成的档案进行收集和整理，经审核合格后，按照编号规则进行编号和装订，最后移交档案管理部门入库保管。档案管理部门对归档的档案进行再次审核，保证档案的质量和完整性。第六章档案的保管与利用6.1保管要求档案保管要符合防火、防潮、防虫、防盗等要求，保证档案的安全和完整。档案管理部门要建立完善的档案保管制度，定期对档案进行检查和维护。同时要加强对档案库房的管理，限制非授权人员进入库房。6.2利用规定企业内部各部门因工作需要查阅档案时，需填写档案查阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，要遵守档案管理的相关规定，不得损坏、涂改、转借档案。对于外部单位查阅档案，需经企业领导批准，并签订保密协议后，方可查阅。第七章档案的销毁7.1销毁条件档案达到规定的保管期限，且经鉴定无保存价值的，方可进行销毁。销毁的档案包括过期的文件、资料、档案副本等。同时对于涉及国家秘密、企业商业秘密和个人隐私的档案，要按照相关规定进行处理，不得随意销毁。7.2销毁程序档案销毁要按照严格的程序进行。由档案管理部门提出销毁申请，经企业领导批准后，成立销毁小组。销毁小组对拟销毁的档案