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文档简介

非营利组织采购管理制度及流程一、制定目的及范围为提升非营利组织的采购效率，确保采购活动的透明性和合规性，特制定本采购管理制度。该制度适用于组织内所有采购活动，包括项目采购、日常采购、应急采购等，旨在规范采购流程，降低采购成本，确保资源的合理利用。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：所有采购活动应在公平、公正的基础上进行，确保各供应商有平等的竞争机会。2.透明性：采购过程应公开透明，确保所有相关人员能够了解采购的决策依据和结果。3.合规性：采购活动必须遵循相关法律法规及组织内部规章制度，确保合法合规。4.经济性：在满足质量要求的前提下，优先选择价格合理的供应商，以降低采购成本。5.质量优先：采购物资应符合质量标准，确保其能够满足组织的实际需求。三、采购流程1.采购申请采购活动由需求部门提出申请，需填写“采购申请表”，并附上相关的需求说明和预算依据。申请表应明确采购物资的名称、数量、用途及预算金额。需求部门需在申请前与仓库核对库存情况，避免不必要的重复采购。2.申请审核采购申请提交后，由财务部门和相关管理层进行审核。审核内容包括预算的合理性、采购物资的必要性及合规性。审核通过后，申请将进入询价阶段。3.询价与比价各部门需对所需物资进行市场调研，至少联系三家合格供应商进行询价。询价时应明确物资的规格、数量及交货时间。各部门需将询价结果汇总，并填写“询价记录表”，以便后续比价和决策。4.选择供应商根据询价结果，需求部门需对各供应商的报价进行分析，综合考虑价格、质量、交货期及服务等因素，选择最优供应商。选择结果需填写“供应商选择表”，并附上询价记录作为依据。5.审批流程选择供应商后，需将“供应商选择表”及相关文件提交给管理层进行审批。审批通过后，方可进行采购订单的下达。审批流程应确保各级管理人员对采购决策的知情和监督。6.采购实施采购人根据审批结果与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同中应包括物资的规格、数量、价格、交货时间及付款方式等条款。采购人需跟踪订单的执行情况，确保供应商按时交货。7.验收与入库物资到货后，相关人员需对照采购合同进行验收，检查物资的数量和质量是否符合要求。验收合格后，需填写“验收记录表”，并将物资入库。若发现问题，应及时与供应商沟通处理。8.付款与报销验收合格后，采购人需将相关单据（如采购合同、验收记录、发票等）提交财务部门进行付款。财务部门应在审核无误后，按照合同约定的付款方式进行支付。所有采购活动需在货物到达后一个月内完成报销，逾期将不予受理。四、特殊采购流程针对特定情况，非营利组织可采取以下特殊采购流程：1.应急采购在突发情况下，需迅速采购物资时，由应急小组负责。应急采购无需经过常规询价流程，但需在事后进行备案，说明采购原因及所选供应商的情况。2.集中采购对于常规性、批量采购的物资，各部门可在每月固定时间集中提交采购需求，由专人负责统一采购，以降低成本和提高效率。3.小额采购对于金额较小的采购，采购人可在获得部门负责人同意后，直接向

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