档案数字化加工项目实施方案VIP

档案数字化加工项目实施方案编制单位：申江万国数据信息股份有限公司编制部门：项目部编写人：王金康编写日期：2022年03月25日版本号：2.0受控状态：受控目录TOC\o"1-4"\h\u45571.公司基本情况 3296941.1.公司简介 3121541.2.企业文化 478211.3.企业战略理念 4219382.公司资质介绍 5103252.1.营业执照 5308882.2.国家秘密载体印制资质证书 6239802.3.省级及以上科技厅颁发的高新技术企业证书 6247292.4.省级及以上质监局颁发的服务名牌证书 7261292.5.售后服务五星认证证书 8323522.6.档案产品与服务类企业认证证书-档案寄存托管 92572.7.档案产品与服务类企业认证证书-档案数字化加工 1013772.8.体系证书 11180892.8.1.信息安全管理体系认证证书 11322662.8.2.ISO9001质量管理体系认证 12294142.8.3.ISO14001环境管理体系认证 13238822.8.4.GB/T28001职业健康安全管理体系认证 14136722.9.著作权证书 15206372.9.1.国家版权局计算机软件著作权登记的档案数字化流程管理系统证书 1561492.9.2.档案条目索引编目系统证书附 16111702.9.3.数据对录系统证书 17216242.9.4.扫描文件批量自动纠偏软件证书 1829142.9.5.批量文本识别ocr软件证书 19320192.9.6.数字档案综合管理运营平台证书 2093782.9.7.计算机软件著作权登记事项变更或补充证明 21144002.10.河北省服务外包企业证书 2276752.11.无线射频智能档案馆研发中心 2232602.12.北京市档案学会会员 2370592.13.国际专业档案管理协会会员 23278882.14.中国档案学会会员单位 2445153.公司合作客户案例（部分） 25250494.工作方案 27236044.1.项目实施计划 27313214.1.1.工作内容 27198954.1.2.项目施工工期 2725374.2.详细方案 27131524.2.1.领取任务 27230434.2.2.档案出库 2713984.2.3.整理核对 28193914.2.4.著录 28273724.2.5.盖章 29公司基本情况申江万国数据信息股份有限公司(以下简称：申江万国)是申江控股集团有限公司旗下的独立法人公司,专注于为客户提供文档全产业链服务，主营业务包括档案寄存托管、档案数字化加工、数字档案管理系统、文档全流程BPO服务外包、电子档案数据容灾备份、大数据应用与分析解决方案。申江万国是国内规模最大的、最专业的全内资档案寄存托管服务商，国内唯一由省级档案局认证的档案寄存运营资质厂商，同时获得国家保密局颁发的涉密载体印制资质证书和档案销毁资质证书，获得中国档案学会档案寄存托管定点企业资质和数字化加工类定点企业资质。为了更好的服务于全国客户，申江万国自主研发的“数字档案综合管理运营平台”系统，建立全国统一的400客服电话，全国各档案管库基地实现互联互通、协同办公，为客户提供一站式的全流程业务服务。申江万国的战略目标：建立具有中国特色的文档全产业链服务生态系统，成为国内文档全产业链服务的领导品牌；申江万国本着“模式先进、资源整合、资金保障”，“诚信、安全、保密、高效”的经营理念，与各界同仁整合资源、合作共赢，为客户降低文档管理成本，提供高品质、高效率专业服务。申江万国愿意成为您最佳的文档全产业链服务合作伙伴，不断的提高用户满意度和客户体验是我们永恒的追求。公司资质介绍营业执照国家秘密载体印制资质证书省级及以上科技厅颁发的高新技术企业证书省级及以上质监局颁发的服务名牌证书售后服务五星认证证书档案产品与服务类企业认证证书-档案寄存托管档案产品与服务类企业认证证书-档案数字化加工体系证书信息安全管理体系认证证书ISO9001质量管理体系认证ISO14001环境管理体系认证GB/T28001职业健康安全管理体系认证著作权证书国家版权局计算机软件著作权登记的档案数字化流程管理系统证书档案条目索引编目系统证书附数据对录系统证书扫描文件批量自动纠偏软件证书批量文本识别ocr软件证书数字档案综合管理运营平台证书计算机软件著作权登记事项变更或补充证明北京市档案学会会员国际专业档案管理协会会员中国档案学会会员单位公司合作客户案例（部分）图纸档案数字化加工流程方案点库及提档安排一名资料员熟悉库存档案情况，按照甲方提交的扫描项目清单（目录）进行逐个项目-阶段/子项-专业-页的点库，出库前记录库位号，并形成点库记录清单，作为进行扫描加工提档时双方交接的记录单，提卷时应由双方相关负责人共同签字确认，双方并各留一份，在项目完成后全部留给用户归档。图纸分卷为了方便扫描，资料员负责把卷内图纸分为两种，一种是大于A3的图纸，一种是A3和A4的图纸。为了防止漏扫、重扫的可能性，在发图时应记录图纸数量,并为每批图纸进行标记出库号，以便扫描人员核对扫描文件的数量，以及还档时可快速准确放回原位置。还卷入库一套图纸扫描完成后，资料员应核对扫描人员归还的图纸数量，确保归还与分发数量相同，再将图纸按照原有的顺序排列整齐并夹好，然后分发下一套图纸。当一卷图纸全部扫描完成后，资料员应按照点库记录核对，确认卷内图纸齐全、完整后，在《还卷记录单》上签字，待图纸批量还卷。还卷时应由双方相关负责人员共同签字确认。扫描操作扫描仪的使用大于A3幅面的图纸都使用A0大幅面工程扫描仪、A3幅面的使用A3专用零边距扫描仪、A4幅面使用A4扫描仪，对破损的图纸进行修补后在进行扫描。图纸的存储格式对黑白两色底图档案采用不低于每英寸400象素（400dpi）的黑白二值模式扫描，以TIFF格式G4压缩保存。对含有灰度部分的底图采用不低于300dpi扫描，8位灰度jpg格式高质量压缩方式保存。对含有彩色部分的底图采用不低于300dpi扫描，24位RGB彩色jpg格式高质量压缩方式保存。图纸的拆分及核对扫描工作开始前，首先对图纸进行点图核对；并且扫描时应该注意保护图纸的原貌，不可因人为因素对图纸造成损坏，如有破损应该及时在客户的指导下进行修复，并在流程单上标注清楚，扫描时对破损的档案扫描采用专业的保护膜扫描。图纸扫描完成后，要认真核对图纸扫描的数量与图纸分发的数量是否相符，如发现不符应立即查明原因并纠正。文件的储存路径 A0-A2幅面 项目/阶段/子项/专业图纸目录/ 黑白扫描 A3-A4幅面项目号/专业代码/图纸目录号/扫描文件+目录（Execl表目录文件）扫描后图纸的命名规则文件命名中全部使用半角字符和英文标点；按照客户提供的文件命名要求进行命名，文件具体命名规则如下（以下“、”表示分隔，实际文件名中不存在）。命名规则：以底图图签所列图号为准命名，存放于所属专业文件夹内。质量要求及控制扫描质量要求扫描图像质量清晰，亮度适中；扫描无坏死文件（打不开），无黑屏；图像页码连续、无缺页、无重页、无错页；扫描图像无偏斜；如果扫描图象过分倾斜，超过程序矫正的范围，必须重扫，不可做倾斜矫正。扫描图像无病毒、无空目录；扫描文件名与图纸号一致，扫描文件与原件对应。对不同图幅的图纸不能同一尺寸扫描、保存。按照每一个图纸目录建立文件夹，并按照目录号建此文件夹名。应及时检查和处理不合格的扫描文件，待甲方签字确认合格后再返还图纸，继续提取下一批次的图纸。图像质检控制图像质检人员依据《流程记录单》，在“文档影像处理系统”中对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《成品数据验收记录单》上，并将其错误问题与《成品数据验收记录单》一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程记录单》上填写图像处理相关信息（如图像质检人、图像质检时间）。利用数字化处理软件检查图像命名与原件是否一致；按照每一个图纸目录即一个文件夹来检查图像有无缺页、重页、错页现象，并统计出实际扫描文件不同幅面的图纸数量。按照点库的卷号形成质检报告并同扫描数据一同交给甲方验收。按照扫描质量要求进行图像质检,采用每台扫描仪各安排1人进行随机检查，项目负责人进行总体复查，再安排一名复合人员.一周进行一次抽检，要找出不合格产生的原因并做出书面记录，以免重复返工造成双方人力损耗。图像的数据交付将内部检验合格的图像存入客户指定的硬盘中，定期交付甲方验收；项目全部完成后，对客户验收合格的图像数据分盘，并将检索系统灌入每张光盘提供检索（要求每张成品光盘都能按甲方提供的德赛数据库已录入的字段内容对当前盘中的图像进行检索）；先分批次刻录一份DVD光盘交甲方验收，待验收全部合格后，再刻第二套光盘，同时转存成PDF图像数据，并刻录两套PDF图像光盘，再分批次交付甲方验收。光盘套上要注明光盘内包含的内容和图纸张数；光盘分盘规则：以装满一张盘为准，但同一套图纸不能拆开刻录在两张光盘上；提供光盘目录清单（光盘号/项目代号/专业及装置代号）。扫描及配套设备PC机的配置品牌名称型号颜色机器配置DELL主机启天黑色CPU：四核心主板：G61硬盘：7200转500G内存：8G显卡：GF2G网卡：集成光驱：无机箱电源：联想显示器21寸液晶黑色键盘鼠标光电套装黑色为了数据的安全，所提供的PC机USB都已经签封，而且建议用户在项目结束后把所有的硬盘都留下。刻录机配置用于电子档案的刻录、存储及备份。BenQ

DW800A：内置\接口类型:ATAPI/EIDE\刻录机规格:DVD+RW\最大CD刻录速度:24X\最大DVD刻录速度:8X\最大CD复写速度:10X\缓存区容量:8MB（购于2008年，目前运行良好）不具备存储功能。扫描仪配置SmartLFSC42彩色扫描仪技术指标技术指标SC42

真彩色光学分辨率（dpi）1200扫描速度1

真彩色8.53cm/s(3.36”/s)灰度/黑白25.6cm/s(10.1”/s)扫描模式1600万色真彩（24位）256级灰度（8位）黑白（1位）色彩空间标准/线性原始数据真彩色彩色图像处理Gamma、亮度、黑白点调整扫描宽度mm1066.8(42in)扫描长度不限进纸宽度mm1118(44in)介质厚度3mm扫描精度2±0.1%±1个像素馈纸系统可靠的前端进纸和直线馈纸通道，方便用户的无卡纸操作。扫描玻璃钢化处理防止划痕，合页式上盖易于清洁。右侧对齐、单向进纸系统，压力可调压纸板。20对精密动力滚轮，双独立悬挂强附着力从动滚轮将图纸安全精确的传输过扫描仪。精确零维护的光学介质传感器进行自动介质尺寸探测数字成像技术接触式图像传感器（CIS）技术，无需接缝或维护调整5片密闭式“深度聚焦”CIS内置开机即用的长寿命LED光源36位数字彩色图像捕捉；全色黑白捕捉出厂设定的永久智能（Smart）色彩校准数字图像处理

2维智能自适应消蓝（IAT）技术（黑白模式）状态显示和控制LCD屏显示扫描仪状态，运行模式和设置一键式按钮操作扫描仪进行扫描、拷贝和email维护用户可安装的即插即用扫描仪，清洁容易软件（标配）ColortracSmartLF即时扫”ReadytoScan”软件，可以进行扫描、拷贝和email操作Windows图像捕获（WIA）支持TIFF,JPEG,PDF等文件格式软件（选装）ScanWorks高级中文扫描界面,CopySmart中文拷贝软件,Preditor图像编辑软件,ISIS软件（4080EP/Plus专配）EPScan2005专业地图矢量化软件＋标配软件扫描仪接口（标配）480Mbit/秒USB2.0接口/2米USB2连线/本地电源线/后端介质支撑架扫描仪附件（选装）落地式支架（无需支架可安置于桌面使用）设备尺寸～扫描仪～扫描仪和支架高17厘米95厘米宽139厘米139厘米深33厘米55厘米重量26.5公斤35.8公斤工作环境电源要求15－30℃，15－85％相对湿度，无凝霜90－250VAC自动适应，47－63Hz，24VA（工作时），15VA（待机时）符合标准CB,CE,FCC,UL,CCC推荐系统配置3奔腾4超线程IG处理器/512M内存/USB2.0/10G硬盘/真彩色图形卡/Win2000/XP主要参数设计类型平板式扫描元件CCD光学分辨率600dpi扫描范围216*356mm扫描速度ADF:彩色:30ppm/60ipm(200dpi/300dpi);灰度与黑白同速:40ppm/80ipm(200dpi);30ppm/60ipm(300dpi);平板:单色与彩色同速:约1.7秒(200dpi)光源性能白色冷阴极荧光灯×3灰度参数8bit色彩位数24bit扫描仪尺寸301*567*229mm扫描仪重量8.8Kg其他性能扫描仪类型:ADF(自动送纸器)+平板;卡片扫描:横向/纵向扫描;其他特点纸张尺寸ADF:最大:A4纵向/Legal(216*356mm),最小:A8(52*74mm,横向/纵向);平板:最大216*297mm;纸张厚度:41-210g/m²;ADF容量:50张;加长纸扫描最大长度:3048mm;驱动程序:TWAIN/ISIS传输接口USB2.0主要参数设计类型文件扫描元件CCD光学分辨率600*1200dpi扫描介质文件,纸张扫描范围A3扫描速度7光源性能CCFL(长寿命冷阴极荧光灯管)灰度参数24bit扫描仪尺寸428*645*135mm扫描仪重量7.6Kg操作系统Windows98SE,Me,2K,XP,Vista随机附件附带软件:PaperPort9.0,ButtonManager,RoxioPhotosuite;随机附件:使用手册,电源线,保修卡其他特点扫描仪类型:零边距扫描仪传输接口USB2.0工程资料档案数字化流程方案档案交接安排一名资料员熟悉库存档案情况，按照甲方提交的扫描项目清单进行逐个案卷的点库，并形成点库记录清单，作为进行扫描加工提档时双方交接的记录单，提卷时应由双方相关负责人共同签字确认，双方并各留一份，在项目完成后全部留给用户归档。档案整理档案鉴定对客户收集的档案由专家根据国家档案管理相关规定进行鉴定整理，对文件的类别及保存期限进行划分组卷、按照文件时间先后顺序进行排序、根据文件性质及三大要素总结拟写标题、替除重复件及没有归档价值的文件等工作。档案整理整理人员按照专家鉴定整理的排放顺序加盖档号章、填写档号章、对档案进行逐页编码。档号章需盖在文件首页的右上角；填写档号信息时需字迹工整；页码编写时要求正确无误、位置正确、字迹工整、页面保持整洁、不可用橡皮擦除原页号、去除金属物、不损坏档案原件；工程图纸“手风琴”式折叠等。档案裱糊在整理过程中发现档案原件出现严重破损、折皱不平、撕裂等无法直接进行扫描工作时，应根据国家档案修复规定对档案原件进行技术性修复之后方可以进行档案扫描，主要包括：粘贴、压平、烫平、修裱等。档案修复与裱糊要求最大可能保持档案原版原貌。档案扫描扫描方式不同的档案介质需要采用不同的扫描设备和扫描方式。如：普通较好纸张：采用FI6750S或FI7240高速扫描仪进行扫描。不能拆卷档案的扫描：需要采用专业零边距扫描仪进行扫描。较薄纸张（如信纸、便笺纸）：较薄的纸张容易破损且透光，扫描时会在纸张下增加白色复印纸作为底衬，调整扫描仪进纸模式进行扫描。破损纸张：如一般破损，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，纸张破损严重，而且纸张幅面不规则，采用平板扫描仪完成。底灰较深（如草浆纸、油印纸）：扫描应调节临界值，多次试扫直至调节到最佳的24色全彩扫描。字迹较浅（如铅笔字）：扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差，采用24位全彩扫描。不规则纸张：幅面较长，但不超过A3，可采用长纸扫描功能，设定合适的扫描幅长。超过A3，则采用宽幅扫描设备经行扫描。对大于A3幅面的工程图纸将采用大型图纸扫描仪进行扫描。扫描技术的基本参数色彩模式：24位全彩。存储格式：采用JPEG格式，分辨率：300dpi；成品数据多页双层PDF文件。工程图纸蓝图，采用灰色或黑白消蓝扫描。扫描过程使用各类扫描仪扫描图像时，先进行试扫，调整扫描仪参数，以使扫描后的图像清晰，无黑边。工作时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁档案资料，以及将档案资料带离现场。逐页扫描时要仔细地核查档案资料页码，扫描的页码必须在规定位置，如发现档案存在漏编、错编页号的情况，需及时在档案加工流程清单上注明，并交给项目经理打回对应的整理工作人员进行修改。扫描过程中遇到因为扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸，必须小心取出破损的纸张，将其粘贴修复，并在在档案加工流程清单上注明。每卷档案扫描完成后，必须及时核对扫描首尾页号是否与档案实体一致，并仔细核对扫描总页数与整理工序在档案加工流程清单上登记的是否相同，若不同则需找出原因及时修正，并在在档案加工流程清单上注明。注明：扫描人员需用我们自己的加工软件在扫描过程中按照整理人员所组好的目录进行分件扫描，以方便录入员进行卷内目录的录入。目录著录按照《档案著录规则》（DA/T18）标准，并根据用户方要求的字段与内容建立目录数据库并著录。首先为了保证目录数据的准确性，我们采用根据文件进行查询录入的著录方式。本项目目录著录的内容包含以下（可根据用户需求增加或减少字段）：案卷级目录录入字段包括：档号、案卷题名、编制单位、编制日期、件数、页数、份数、保管期限、密级、立卷人、立卷日期、移交单位、移交人、接收单位、接收人、接收日期、存放位置、备注等，根据客户需求可增加减少字段。文件级目录（可根据用户需求增加或减少字段）录入字段包括：全宗号、目录号、案卷号、档号、件号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等，可根据客户需求增加减少字段。件盒级目录（可根据用户需求增加或减少字段）录入字段包括：全宗号、目录号、分类号、机构、年度、档号、件号、文号、责任者、题名、文件形成时间、页数、密级、保管期限、备注等，可根据客户需求增加减少字段。图像处理及总检对出现倾斜的影像要进行纠偏处理，以视觉上感觉不到倾斜为准；对方向不正确的影像根据内容旋转，以符合阅读习惯。去除电子图像页面中影响图像质像的杂质，如黑框、黑边、黑线、黑点等，不可以删除图像中的有效信息，处理应该遵循展现档案原版原貌的原则。检查扫描图像数据信息的完整性。图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，该工作主要是来检查图像文件是否完整，确保图像信息完整性。电子文件核验校对首先为保证案卷目录及文件目录条目录入的正确性、完整性，其次，为保证目录及文件图像挂接的正确性、完整性。加工方采用档案管理系统进行匹配挂接，在对照电子图像与目录信息进行核验，确保电子图像与目录信息一致、完整。质量抽查与加工备份项目经理对加工完成的目录数据与图像数据进行抽查，主要检查电子图像、目录数据及目录与电子图像对应关系的准确性和完整性。此项的抽查比例不低于30%，合格率不低于99.9%。项目经理对抽查完成的数据提交生成成品目录数据与图像数据，并备份到加工服务器上转为PDF格式，以备进行成品制作、备份以及制作光盘。还原装订对新打印出的档案封面、卷内目录与档案进行整理核对，保证档案卷号与卷内页码顺序准确无误，档案总页数与档案加工流程清单的记录进行核对，无重复、无遗漏。将档案严格按照档案原版原貌进行装订，并将非扫描件与扫描顺序整理正确，保证档案整体整齐工整，按照档案装订标准与要求进行装订复原，恢复档案原版原貌。注：装订时需要按照国家标准折叠大图，折叠后的大图幅面为A4规格且要留出装订位，页码露在外面，按照我们正常查阅“手风琴”方式折叠。成品数据备份与挂接将成品数据按照客户要求，进行数据双重备份（移动硬盘与光盘），并将成品数据挂接到此次项目所提供的档案管理管理系统中，实现可查询利用的效果。工期与进度计划根据项目需求，完成70万页图纸、400万页资料档案扫描工作，计划在13个阶段完成，约724个工作日，预计2025年02月底完成项目验收，计划投入约10人、2台大幅面扫描仪、1台高速文档扫描、1台平板扫描仪，计划日完成工作约1,000张（折合A1幅面计算）、5,500页资料档案扫描工作，具体进度安排如下表：阶段工作周期工作日场地人员计划日工作量月完成工作量备注第1阶段20220415－202204281160平米6人500张5500页5500张60500页测试阶段，确认标准并形成测试报告第2阶段20220429－202209308660平米10人1000张5500页86000张473000页形成第一次阶段验收报告第3阶段20221008－202212316660平米10人1000张5500页66000张363000页形成第二次阶段验收报告第4阶段20230101－202303316660平米10人1000张5500页66000张363000页形成第三次阶段验收报告第5阶段20230401－202306306660平米10人1000张5500页66000张363000页形成第四次阶段验收报告第6阶段20230701－202309306660平米10人1000张5500页66000张363000页形成第五次阶段验收报告第7阶段20231001－202312316660平米1