学校档案室管理制度

学校档案室管理制度演讲人：日期：目录CATALOGUE档案室管理概述档案室组织与人员职责档案收集、整理与归档流程档案保管、利用与借阅规定档案鉴定、销毁与移交办法档案室安全与保密工作档案室信息化建设与发展规划01PART档案室管理概述档案室定义档案室是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构，是机关研究和咨询的重要部门。档案室功能档案室具有保存、管理、研究和利用档案的多重功能，是确保档案安全、完整、有序的重要场所。档案室定义与功能促进档案工作规范化制定管理制度可以规范档案工作流程，明确工作责任，促进档案工作的规范化、标准化和现代化。保障档案安全档案是历史的真实记录，是国家的重要财富。制定并执行严格的管理制度，可以有效保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。提高档案利用价值科学的管理制度可以确保档案的完整性和系统性，提高档案的利用价值，为机关决策和业务发展提供有力支持。管理制度的重要性档案室管理的目标是确保档案的安全、完整、有序和高效利用，为机关决策提供优质服务。管理目标档案室管理应遵循集中管理、分类科学、便于利用、确保安全的原则。集中管理是指对档案进行统一管理和控制；分类科学是指按照档案的来源、内容、形式等特征进行科学分类；便于利用是指通过编制检索工具、建立信息系统等方式，提高档案的检索效率和利用价值；确保安全是指采取各种措施防止档案的丢失、损坏和泄密。管理原则档案室管理目标与原则02PART档案室组织与人员职责档案室组织结构档案管理部门负责全校档案管理工作的规划、组织和实施。具体负责档案的收集、整理、保管和利用。档案室定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和销毁。档案鉴定小组01主任全面负责档案室的工作，制定档案工作计划和规章制度，监督执行情况。档案室管理人员配置及职责02档案管理员具体负责档案的接收、整理、分类、编号、装订、保管和提供利用等工作。03档案录入员负责将档案信息录入计算机，建立档案数据库，方便检索和利用。包括档案管理知识、档案法律法规、档案分类编号、档案整理与保护等方面的培训。培训内容定期组织集中培训、现场指导、交流研讨等方式，不断提高工作人员的业务水平。培训方式通过日常工作表现、档案质量、服务态度等方面进行综合评价，作为奖惩和晋升的依据。考核方法工作人员培训与考核01020303PART档案收集、整理与归档流程档案形式纸质文件、电子文件、照片、录音、录像等多种形式。学校各类文件包括行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等方面的文件。档案质量要求收集的文件应齐全、完整、准确，具有保存价值。档案收集范围及要求按照档案的性质、内容、形式等特征进行分类整理。分类整理编号排序标准化处理对档案进行编号，按照编号顺序进行排序，方便查找。对档案进行装订、打印、复印等处理，使其符合档案管理标准。档案整理方法与标准归档流程及注意事项归档前检查归档前需对档案进行全面检查，确保档案的完整性、准确性和系统性。归档审批归档时需经过审批手续，由专人审核签字确认后方可归档。妥善保管归档后应妥善保管，防止档案的丢失、破损和涂改。便于利用归档后应及时编制档案检索工具，方便利用者查阅。04PART档案保管、利用与借阅规定档案保管条件及措施档案室建设档案室应设置在学校内安全、防火、防潮、防鼠、防虫的地方，确保档案的完整和安全。02040301档案分类和整理档案应按照内容、形式等分类整理，并编制档案目录，方便查找和利用。档案保护设备应配备适合档案保存的保护设备，如空调、除湿机、灭火器、档案柜等，确保档案不受损坏。档案安全保护应定期对档案进行检查和防虫、防霉、防火等处理，确保档案的长期保存。档案利用方式档案可以通过查阅、复制、摘录等方式进行利用，但必须经过档案管理人员同意并登记。档案利用权限档案开放与控制档案利用方式与权限设置档案利用权限应根据不同需求进行设置，不同级别和部门的人员应有不同的查阅权限，确保档案的安全和合理利用。对于涉及个人隐私、学校机密等敏感信息的档案，应严格控制使用范围，并遵循相关法律法规和规定。借阅档案需提前向档案管理人员提出申请，并填写借阅申请表，说明借阅目的、范围和时间等。档案管理人员应根据借阅申请进行审核，并根据档案利用权限进行审批，确保借阅的合法性和合理性。借阅人应按照审批的范围和时间使用档案，不得私自复制、涂改、转借等，确保档案的完整和安全。对于违反借阅规定、造成档案损坏或丢失的，应依法追究责任，并进行相应的处罚和赔偿。借阅流程及责任追究借阅申请借阅审批借阅使用责任追究05PART档案鉴定、销毁与移交办法鉴定原则按照相关规定和标准进行鉴定，确保档案的完整性、真实性、系统性和可利用性。鉴定程序由专业档案人员负责鉴定工作，对档案进行分类、编号、盖章等程序，确保鉴定结果准确无误。档案鉴定原则与程序档案超过保管期限，且无保存价值；档案内容重复或冗余；档案严重损坏或无法修复。销毁条件由档案部门提出申请，经审批后进行销毁。销毁档案时，应有两人以上监销，确保销毁过程安全、彻底。销毁程序销毁档案的条件和程序移交档案的范围和手续移交手续移交档案时，双方应按照档案交接清单进行清点、核对，确认无误后签字盖章。交接清单应一式两份，双方各执一份。移交范围单位撤销或合并时，将档案移交给有关单位或档案馆；档案人员工作调动时，将所管档案移交给接替人员。06PART档案室安全与保密工作档案室需配备灭火器、防火门、防潮设备等，确保档案安全。防火防潮档案室门锁应牢固可靠，窗户应加装防盗网或防盗窗，同时需安装监控设备，以防档案被盗或损坏。防盗防损档案需放置于专用档案柜或档案架，按类别和年度有序存放，避免混乱和丢失。档案安全存储安全设施及防范措施制定完善的档案保密制度，明确档案保密等级和保密期限，确保档案信息安全。保密制度建立定期对档案室进行保密检查，发现问题及时采取措施，同时加强对档案工作人员的保密教育和监督。保密检查与监督明确档案保密责任人，签订保密责任书，确保保密责任落到实处。保密责任落实保密制度执行情况检查应急预案制定与演练应急预案制定针对档案室可能发生的突发事件，制定应急预案，明确应急措施和处置流程。应急演练实施演练总结与改进定期组织应急演练，提高档案工作人员的应急反应能力和处置水平，确保在紧急情况下能够迅速、有效地应对突发事件。演练结束后，及时对应急预案进行总结和评估，发现问题及时修订和完善，不断提高应急预案的实用性和可操作性。07PART档案室信息化建设与发展规划提高档案管理效率通过信息化手段对档案进行分类、编号、存储、检索，可以大大提高档案管理效率。保障档案安全数字化档案备份可以有效避免档案因自然灾害、人为破坏等因素造成的损失。促进资源共享档案信息化可以使得档案信息在更大范围内被利用，实现资源共享。提高服务质量通过信息化手段，可以更加便捷地提供档案查询、借阅等服务，提高服务质量。信息化建设的意义和目标数字档案室建设方案基础设施建设包括网络设备、服务器、存储设备等硬件设施建设，以及操作系统、数据库等软件设施建设。数字化加工将纸质档案通过扫描、录入等方式转化为数字档案，并进行格式转换、数据清洗、质量检查等工作。档案信息安全采用防火墙、数据加密、访问控制等技术手段，确保档案信息安全。档案利用服务建立档案检索系统、档案发布平台等，提供便捷的档案查询、借阅等服务。智能化管理未来档案室将更多地应用人工智能、物联网等技术，实