国投曹妃甸港口有限公司文书档案规范

PAGEPAGE1国投曹妃甸港口有限公司文书档案管理规范一、目的为规范和加强文书档案管理，确保文书档案的齐全、完整、准确与系统，特制定本规范。二、范围本规范规定了文书档案的管理职责以及收集、整理、归档等管理工作。三、依据本规范依据下列标准、规范制定：《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）四、定义档案：是指公司在工作、生产、经营、建设和科学研究等活动中形成的，具有保存价值以备查考利用的各种形式和载体的历史记录，包括文书、科技、会计、人事、审计、音像、电子和实物等档案。件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。五、管理职责公司办公室为公司文书档案管理部门，负责集中统一管理公司全部档案。公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则。办公室负责对各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督和检查，确保文书档案的齐全、完整、准确和系统。综合档案室负责文书档案的接收、整理、保管、鉴定销毁、统计和提供利用等工作。六、归档范围和保管期限凡是反映公司党群、行政、生产经营等管理活动的具有保存价值的所有文件材料都应纳入文书档案的归档范围。根据《国投曹妃甸港口有限公司档案管理暂行办法》中附件《文件材料归档范围和保管期限表》收集本部门需归档的文件材料，并划分保管期限。文书档案保管期限分为永久和定期（定期分为30年和10年）。七、归档要求归档时间：应在文件办理完毕的第二年六月底前归档。归档文件材料一般一式一份且应为原件，因特殊情况无原件的必须在备注中写明原因并标明原件的去向。所有归档的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。归档文件应收集齐全、完整、核对准确，做到数据可靠、文实相符，归档后不得更改。已破损的文件应给予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。归档文件的书写材料、纸张、装订材料和字迹应符合耐久性要求。归档文件的信息著录应真实、准确、完整揭示文件内容和形式特征。八、归档程序文书档案归档程序包括归档文件的收集、鉴定、整理、移交接收入库等环节。（一）收集归档文件形成部门（兼职档案员）应按照文书档案归档范围将本部门应归档的文件材料进行收集、积累，并依据整理要求对归档文件进行分类、排列、著录归档文件基本信息等预整理工作，确保文书档案的齐全、完整、准确和系统。（二）鉴定对本部门收集的归档文件质量进行鉴定，剔出没有保存价值的文件，并由部门负责人签字确认。（三）移交接收归档文件形成部门（兼职档案员）编制归档文件目录（式样见附件3），并将审核通过的归档文件一并移交到档案管理部门。归档文件目录一式两份，移交部门和档案管理部门各存一份。（四）整理整理工作的原则是遵循文件的自然形成规律，保持文件内部之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照整理原则要求对归档文件进行装订、分类、排列、编号、归档章内容编写、题名编写、装盒等工作1、装订包括文件装订、装盒、盒脊背项目等内容填写。装订前去掉文件上易生锈的金属物。文件页数较少时可用不锈钢钉于左上角装订；页数较多用线绳，采用“三孔一线”装订。档案装盒方法：同年度、同类别、同保管期限的归档文件按件号排列先后顺序，依次装盒，一盒装满后顺次放入下一盒，排放在一起，在室编件号中区分。归档文件的正本在前，定稿在后(发文处理单应附在正本之后、定稿之前，收文处理单放在收文之前)；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本及少数民族文本在后。2、分类归档文件采用年度—机构—保管期限进行分类。即对同一年度的归档文件先按照机构，再按照保管期限进行分类。按照保管期限将归档文件分为永久、30年、10年三种。3、排列指在分类方法的最低一级类目（保管期限）中，遵循一定的原则，确定归档文件先后次序的过程，是对卷内文件进行的排列。一件文件的排列顺序：正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后；正文与附件为一件，正文在前，附件在后；原件与复印件为一件，原件在前，复印件在后；转发件与被转发件为一件，转发件在前，被转发件在后；复文与来文为一件，复文在前，来文、请示在后；汉文与少数民族文字的为一件，汉文在前，少数民族文字在后；中文与外文为一件，中文在前，外文在后；无定稿的发文与签发单，发文在前，签发单在后。归档文件的排列（1）归档文件在同一保管期限内，按文号或文件形成时间顺序排列。不同年度、不同类目（机构）、不同保管期限的文件不可排列在一起。（2）同一种保管期限的会议文件、统计报表等成套性文件应按内容相对集中，再按时间顺序排列。盒内文件的排列顺序：同一年度、同一保管期限的归档文件按室编件号排列先后顺序，依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒。4、题名编写（1）一般情况下，文件只有一个标题，填写时照抄到题名栏即可。（2）有的文件除正题名外，还有副题名，当正题名不能说明文件内容时，应将其与副题名一道如实抄录，（3）文件没有标题时，要补充完整。（4）当文件标题含义不清，不能揭示文件内容时，应根据文件内容补充题名。（5）有的归档文件附件十分重要、独立性强，由于仅对正文编目，易造成这些重要附件的漏检，填写题名时可将附件题名抄录在正文题名后。5、编号（1）归档文件中有图文的页面为一页。（2）单面书写的文件材料在其右下角编写页号，双面书写的文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角编写页号，图样页号编写在标题栏外。（3）大于或小于A4幅面的纸张，如8开、A3、32开（收发文处理签等）幅面的纸张均算１页。（4）几份文件作为一件时，其页数应为各分件页数的总和，如正文与定稿为一件时，其页数应为正文与定稿的页数之和。6、归档章内容编写在每件文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，收文加盖在收文处理单上端。归档章内容设置和式样见附件1。（1）全宗号：填写当地档案馆给定的全宗号，无进馆任务或暂未给定的可先空置，可不填该项目（2）年度：填写盒内文件的形成年度，填写四位数字；（3）保管期限：应填写永久、30年、10年。（4）机构：填写盒内文件所属内部机构的名称或规范化简称；（5）馆藏号：不填；（6）页数：一件文件的总页数；（7）件号：同年度、同保管期限内，将排列好的文件依次编号，公司采用三位阿拉伯数字，如：001；（8）盒号：档案盒的顺序号，我公司统一采用“保管期限-序号”，如：“长期-1”。7、备注编写当归档文件是复印件，有缺损，在归档后修复、插入新文件、移出、销毁等情况时，应注明。（五）、装盒归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背及备考表。不同年度、不同机构、不同保管期限的归档文件不应装入同一盒内。1、档案盒脊背档案盒脊背的填写：包括全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号；全宗号：填写当地档案馆给定的全宗号，无进馆任务或暂未给定的可先空置；年度：填写盒内文件的形成年度，即文件归档年度，要填写四位数；保管期限：填写盒内文件所属的保管期限，用汉字全称表示；机构：填写盒内文件所属内部机构的名称；起止件号：填写盒内排列最前和最后的归档文件件号，用“-”号连接，公司统一采用竖写式，如：001︱010盒号：档案盒的顺序号，公司统一采用“保管期限-序号”，如：“长期-1”2、备考表（1）盒内归档文件情况说明：本盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况。（2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。（3）检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（4）日期：归档文件整理完毕的日期。（5）备考表置于盒内文件之后。五、编目归档文件应依据分类方案和件号顺序编制文件目录。归档文件应逐件编目。文件目录设置：序号、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。（1）序号：目录的流水号；（2）件号：填写归档章“件号”项内容；（3）文件编号：发文字号，填写文号项应照实抄录，不能省略，无文号的此项不填；（4）责任者：文件发文机关署名者，可以是一个机关、机关内部的一个机构，也可以是几个机关或个人。联合发文的文件，一般只填写前三个责任者。使用全称或通用简称，未署名责任者的文件，应根据文件内容特征考证后填写（5）题名：即文件标题。完整的题名由责任者、事由、文种三部分组成，填写此项内容时，责任者部分可以省略，此项内容（不包括责任者项）最多不超过50字。（6）日期：文件的形成日期（落款日期），此项应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2010年1月8日应标注为20100108，如文件未标注日期应根据文件内容加以考证并填写。（7）页数：填写一件文件的总页数。（8）备注：用于说明归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁、附件等，不超过9个字，若需说明的情况比较复杂，可备考表中填写。（9）文件目录分为保管目录（按保管期限）和分类目录(机构问题)两种，用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。（10）文件目录应装订成册并编制封面。设置年度、保管期限、机构等项目。六、档案排架盒的排列应在分类的基础上，采用年度—机构—保管期限的方式排列。档案人员将符合入库要求的档案安排存放位置，登记入库并记录存址。对档案实体标识后，移入档案库房，进行档案排架。排架采用小流水，即“年度—保管期限—部门”进行排架，排架顺序为：办公室、后勤保障部、计划财务部、工程部、生产业务部、设备部、安质部、装船部、卸车部、生产业务部、船务管理部、科技信息