公司一体化办公协同系统运行管理暂行办法

-3-集团公司一体化办公协同系统运行管理暂行办法第一章总则为规范公司一体化办公协同系统应用和管理，保障系统平稳、安全运行，根据《数字化工作管理办法》、《数字化系统建设与运行管理办法》（科发〔2021〕579号）和公司数字化管理工作的有关要求，制定本办法。一体化办公协同系统是公司及所属全资控股、参股子公司、分公司(以下简称各单位)公文管理体系运行的载体、公文处理工作的业务操作平台，也是相关信息、数据查询及分析的平台。一体化办公协同系统是公司统建系统，由公司总部统一组织建设，统一标准、统一账号、统一平台，各单位分级推广、分级培训、分级运维、授权应用。第二章管理体系与职责公司办公室（党委办公室）、科学技术与数字化部共同组成一体化办公协同系统应用推进管理机构。相应职责如下：（一）办公室（党委办公室）是一体化办公协同系统应用归口管理和数据质量管理部门。负责建立一体化办公协同系统配套管理制度体系；负责系统中的电子公文元数据标准及电子公文评价体系制定；负责组织系统优化和升级需求的收集、评估、申请和审议；负责系统的统筹协调、组织培训、数据质量检查考核。（二）科学技术与数字化部是一体化办公协同系统建设技术管理部门。负责角色权限配置、总部系统管理员权限分配工作；负责审批系统对接的申请；负责提供系统运行的软硬件环境和资源；负责组织系统开发、运维、升级和安全保障工作；负责组织系统服务器和数据库的运维管理；负责在系统运行、推广使用、应用培训等工作中提供技术支撑。各单位应建立相应的一体化办公协同系统应用推进管理机构，确保顺利推广和使用。各单位相关部门职责如下：（一）业务管理部门：负责系统的应用及推广；负责本单位用户培训；负责系统应用问题的收集、评估和反馈，做好用户与系统运维项目组的衔接工作。（二）数字化管理部门：负责提供系统运行网络及终端环境；负责本单位操作用户的权限分配等管理工作；负责本单位系统管理员、业务管理员的备案和变更审核，以及下属单位系统管理员、业务管理员权限分配等管理工作；负责配合本单位业务管理部门开展培训和技术支持工作；负责做好与上级主管机构的工作协同。第三章系统权限管理一体化办公协同系统采用独立授权、分级管理机制，权限分配必须受控、可追溯。公司设系统管理员，各单位分别设分权管理员和业务管理员。相应职责如下：（一）系统管理员负责系统的后台维护、系统角色的配置，负责各单位分权管理员和业务管理员用户的创建、撤销、角色分配。（二）各单位分权管理员负责自建角色的创建、撤销、分配；负责设置下级单位分权管理员和业务管理员。（三）各单位业务管理员负责本单位基础数据设置。一体化办公协同系统自动同步公司统建人力资源系统与4A系统中的组织及用户信息，系统中不再提供新增用户功能。自动同步用户默认给予普通用户角色，各单位分权管理员需根据业务需要对新同步用户进行角色授权。一体化办公协同系统用户采用实名登录制，通过腾讯通中各单位自建协同办公应用或统建一体化办公协同应用实现单点登录；也可通过各单位PC门户中一体化办公协同应用实现单点登录。各单位的分权管理员和业务管理员如发生变化，需以系统中《技术支持服务单》方式将变更人员报送至公司系统管理员。人员离职后，系统自动注销该人员的用户；岗位变动后，系统管理员应及时按照新的岗位调整该人员的用户权限，将相应的审批流程也同步进行移交。第四章标准管理一体化办公协同系统遵循《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关电子公文处理工作办法》(厅字〔2019〕7号)、《党政机关电子公文系统建设规范》（GB/T33482-2016）、《党政机关电子公文元数据规范》（GB/T33480-2016）。各单位在应用一体化办公协同系统时，公文元数据应遵循《一体化办公协同系统电子公文元数据规范》（附件1），不可减少或变更元数据字段，可在规范外扩展元数据字段。各单位在应用一体化办公协同系统时，电子公文格式应遵循《一体化办公协同系统电子公文格式规范》（附件2）。各单位在应用一体化办公协同系统时，电子公文审批单应遵循《一体化办公协同系统电子公文审批单规范》（附件3）。各单位自建系统与一体化办公协同系统的集成对接，应遵循《一体化办公协同系统电子公文服务接口规范》（附件4）。第五章系统集成与接口管理一体化办公协同系统的公文处理场景是各单位行政办公的核心业务，除公文处理场景外，各单位可借助一体化办公协同平台进行业务场景扩展。一体化办公协同系统发布统一标准数据接口、流程接口，提供通用接口技术方案、数据对接方案，以及流程引擎方案。公司总部或各单位自建信息系统可按照通用接口技术方案自行开展系统对接，获取适用数据。公文处理业务原则上使用公司统建一体化办公协同系统处理，不提供数据对接服务，其他自建业务系统可遵照通用接口技术方案规范进行对接。公司外部系统有对接需求时，需严格进行安全和技术评审，确认风险可控、技术可行时，单独制定技术方案，实施对接。第六章问题反馈和升级管理一体化办公协同系统建立人机结合的问题反馈机制。（一）普通用户操作型问题可通过系统帮助、操作手册、视频课件查询解决方案；系统报错问题、一般业务问题和功能问题通过在线《技术支持服务单》上报，由公司系统运维团队在线解答。（二）各单位负责收集本单位范围内系统需求问题，经评估后，通过线上《技术支持服务单》上报，由公司系统运维团队收集汇总后，公司管理部门审核。（三）针对各单位、各部门提出的系统需求问题，办公室（党委办公室）联合科学技术与数字化部组织评估后，纳入系统优化或系统升级范围。一体化办公协同系统升级或重大变更前，应对数据进行备份，升级或变更完成后进行数据恢复，并确认数据恢复无误；一体化办公协同系统进行功能变更或版本升级，需组织相关部门和人员测试后，正式发布使用。第七章应用与推进管理各单位应强化一体化办公协同系统应用、宣传与培训等推进工作，建立相关制度与责任体系，制定推进计划和工作目标。办公室（党委办公室）和科学技术与数字化部将定期或不定期对各单位系统应用情况进行检查，同时将检查情况纳入数字化工作考核。各单位应制定本单位的系统推广方案，明确推进计划和目标，成立系统推广工作小组；制定系统应用情况检查措施，并将检查结果纳入本单位年度数字化工作考核。各单位应加强宣贯，提高各级业务人员对一体化办公协同系统应用重要性的认识。各单位应定期开展一体化办公协同系统应用培训，提升业务和操作能力，保证数据质量。第八章系统运维和安全管理一体化办公协同系统总部运维团队提供统一的7×24小时技术运维和安全保障，涉及到的操作系统、中间件、数据库、应用程序、服务器及网络应进行日常巡检（每天一次）和安全检测（每月一次），确保系统稳定运行。定期做好系统备份，保证公文、信息的正常流转，落实系统应急处理预案。各单位、各部门因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向办公室（党委办公室）或科学技术与数字化部反馈。各单位应根据一体化办公协同系统终端使用要求，提供必要的终端上网条件，配置安全、便利的终端使用环境，为各类用户操作和使用提供保障。一体化办公协同系统数据信息每日进行一次增量备份，每周进行一次完全备份，备份数据保存1个月；一体化办公协同系统文件、配置信息和日志文件，每周进行一次完全备份，保存期限为3个月。各单位应制定安全教育培训计划，对员工进行信息安全教育，提升员工安全意识。在权限范围内按规定使用系统。系统用户未按规定操作导致信息