高校科研档案管理制度与流程

高校科研档案管理制度与流程一、制定目的及范围为提升高校科研档案管理的规范化程度，确保科研档案的完整性、准确性和可追溯性，特制定本管理制度。该制度适用于高校内所有科研项目的档案管理，包括但不限于科研项目申请、立项、实施、成果转化及后续评估等环节。通过建立科学合理的档案管理流程，促进科研工作的高效开展。二、科研档案的定义及分类科研档案是指高校在科研活动中形成的，以纸质或电子形式保存的具有历史价值和使用价值的各类文献资料。科研档案主要分为以下几类：1.项目申请与立项档案：包括项目申请书、立项通知书、经费预算等。2.过程管理档案：包括项目实施计划、进展报告、会议纪要、实验记录等。3.成果档案：包括科研成果报告、论文发表记录、专利申请文件等。4.财务档案：包括项目经费使用情况、报销凭证、财务审计报告等。5.评估与总结档案：包括项目评估报告、成果总结、后续跟踪记录等。三、科研档案管理原则1.完整性原则：确保科研档案的全覆盖，任何一项科研活动都应有相应的档案记录。2.时效性原则：科研档案应在科研活动发生后及时整理、归档，确保信息的时效性。3.保密性原则：涉及国家安全、商业秘密和个人隐私的科研档案应严格保密，管理人员应遵循相关规定。4.可追溯性原则：档案管理应确保信息可追溯，便于后续查阅和利用。四、科研档案管理流程1.档案创建1.1在科研项目立项后，项目负责人需填写《科研项目档案创建申请表》，并提交至科研管理部门。1.2科研管理部门审核后，分配档案编号，并建立电子档案。1.3项目负责人需在项目实施过程中，及时记录相关信息，形成相关档案资料。2.档案收集与整理2.1项目实施过程中，项目负责人需定期收集各类档案资料，包括会议记录、进展报告、实验数据等。2.2收集到的档案资料应按照类别整理，确保资料的完整性和连续性。2.3整理完成后，项目负责人需填写《档案整理记录表》，并提交至科研管理部门备案。3.档案审核3.1科研管理部门对已整理的档案进行审核，确保档案的真实性、完整性和规范性。3.2审核通过的档案需进行分类存档，未通过的档案需反馈给项目负责人进行修改。4.档案存储4.1经审核合格的档案应按照规定的存储方式进行保存，纸质档案需存放于档案室，电子档案需保存在专用服务器中。4.2定期对存储的档案进行检查，确保档案的安全性与完整性。5.档案利用与借阅5.1需要借阅档案的人员需填写《档案借阅申请表》，并获得相关负责人批准。5.2借阅档案后，应在规定时间内归还，并确保档案的完整性。5.3借阅记录应登记在《档案借阅登记表》中，便于后续追踪。6.档案销毁6.1对于达到保存年限的档案，科研管理部门需进行评估，决定是否进行销毁。6.2销毁前需填写《档案销毁申请表》，并经相关部门审核批准。6.3销毁过程应确保档案资料的安全，防止信息泄露。五、档案管理职责1.科研项目负责人：负责项目档案的创建、整理和审核，确保档案的及时性和完整性。2.科研管理部门：负责科研档案的整体管理，包括档案的审核、存储、借阅及销毁等环节。3.档案管理员：负责档案的日常维护与管理，确保档案的安全与可用性。六、档案管理的培训与宣传为提升科研人员对档案管理的重视程度，定期组织档案管理培训，宣传档案管理的重要性和相关制度。通过培训，提高科研人员的档案管理意识和能力，确保科研档案的规范管理。七、档案管理的反馈与改进机制建立档案管理的反馈机制，定期收集科研人员对档案管理流程的意见与建议，及时调整和优化管理制度。通过不断完善管理