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文档简介

非营利组织项目档案管理流程一、制定目的及范围为提升非营利组织项目的档案管理水平，确保项目资料的完整性、准确性和可追溯性，特制定本流程。该流程适用于所有项目的档案管理，包括项目立项、实施、评估及总结阶段的相关文件和资料。二、档案管理原则1.档案管理应遵循“规范、完整、安全”的原则，确保所有项目资料的系统性和可用性。2.所有档案必须按照规定的格式和标准进行整理，确保信息的准确传递。3.各项目负责人需对项目档案的管理和维护负责，确保档案的及时更新和保存。三、档案管理流程1.项目立项阶段1.1立项申请：项目负责人需填写《项目立项申请表》，并附上相关支持文件。1.2审批流程：立项申请需经过项目评审委员会审核，审核通过后，形成《项目立项决议》。1.3档案归档：立项申请表及决议文件需归档至项目档案中，确保信息的完整性。2.项目实施阶段2.1实施计划：项目负责人需制定《项目实施计划》，明确项目目标、时间节点及责任分工。2.2进度记录：项目实施过程中，需定期记录项目进展情况，包括会议纪要、工作报告等。2.3变更管理：如项目实施过程中出现变更，需填写《项目变更申请表》，并经过相关审批。2.4档案更新：所有实施阶段的文件需及时更新至项目档案中，确保信息的实时性。3.项目评估阶段3.1评估准备：项目结束后，项目负责人需准备《项目评估报告》，总结项目成果与经验教训。3.2评估会议：组织评估会议，邀请相关人员参与，讨论项目实施效果及改进建议。3.3评估结果归档：评估报告及会议纪要需归档至项目档案中，形成完整的项目评估记录。4.项目总结阶段4.1总结报告：项目负责人需撰写《项目总结报告》，对项目整体进行回顾与反思。4.2成果展示：如有项目成果（如研究报告、宣传材料等），需整理并归档。4.3档案整理：项目结束后，需对所有档案进行整理，确保文件的分类、编号及存放位置明确。四、档案管理要求1.档案分类：项目档案应按照立项、实施、评估、总结等阶段进行分类，便于查阅。2.档案保存：所有纸质档案需存放在专用档案柜中，电子档案需备份至云端或其他安全存储介质。3.档案保密：涉及敏感信息的档案需进行保密管理，确保信息不被泄露。五、反馈与改进机制1.定期评估：每年对档案管理流程进行评估，收集各项目负责人的反馈意见，识别改进点。2.培训与指导：定期组织档案管理培训，提高项目负责人的档案管理意识和能力。3.流程优化：根据反馈和评估结果，及时对档案管理流程进行优化调整，确保其适应组织的发展需求。六、附则本流程自发布之日起实施，所有项目负责人需严格遵

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