内部文档管理和档案保管规定

内部文档管理和档案保管规定TOC\o"1-2"\h\u19398第一章总则 1166941.1目的与依据 1141671.2适用范围 2219091.3管理原则 211563第二章内部文档管理 2130282.1文档分类 2209882.2文档编号与标识 289222.3文档的起草与审核 310491第三章文档的存储与保管 3253033.1存储设施与环境 3279583.2保管要求与措施 341473.3文档的备份与恢复 325372第四章文档的检索与查阅 3287224.1检索系统与工具 3192454.2查阅流程与权限 4144564.3文档的借阅与归还 410006第五章文档的销毁与清理 4256445.1销毁的条件与标准 4196615.2销毁的流程与审批 4171985.3清理记录与存档 424425第六章档案的收集与整理 471846.1档案的收集范围 4173466.2档案的整理方法 5160436.3档案的移交与接收 55924第七章档案的保管与利用 552567.1档案保管期限与分类 583527.2档案的利用方式与限制 6259797.3档案的安全与保密 614771第八章附则 6312608.1解释权与修订权 6208338.2生效日期 6212518.3相关表格与附件 6第一章总则1.1目的与依据为了加强公司内部文档管理和档案保管工作，提高工作效率和质量，保证文档和档案的安全、完整和可利用性，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。1.2适用范围本规定适用于公司内部各类文档和档案的管理与保管，包括但不限于行政管理、业务经营、财务会计、人力资源等方面的文档和档案。1.3管理原则内部文档管理和档案保管工作应遵循以下原则：（1）规范化原则：制定统一的文档分类、编号、存储、检索、查阅、销毁等标准和流程，保证文档管理和档案保管工作的规范化和标准化。（2）安全性原则：采取必要的安全措施，保证文档和档案的实体安全和信息安全，防止文档和档案的丢失、泄露、损坏和篡改。（3）完整性原则：保证文档和档案的内容完整、准确、真实，不得随意删除、修改或伪造文档和档案的内容。（4）可利用性原则：建立完善的检索和查阅系统，方便员工快速准确地查找所需的文档和档案，提高文档和档案的利用效率。第二章内部文档管理2.1文档分类公司内部文档按照业务类型、部门职能、文档性质等因素进行分类，具体分类如下：（1）行政管理类文档：包括公司规章制度、会议纪要、通知公告、工作总结等。（2）业务经营类文档：包括项目合同、业务报告、市场调研资料、客户信息等。（3）财务会计类文档：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务申报资料等。（4）人力资源类文档：包括员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核结果等。2.2文档编号与标识为了便于文档的管理和检索，对各类文档进行统一编号和标识。文档编号应具有唯一性和可识别性，标识应包括文档类别、编号、日期、版本等信息。具体编号和标识规则如下：（1）文档编号由部门代码、文档类型代码和流水号组成，例如：AD01001，表示行政管理类文档中的第一个文档。（2）文档标识应包括文档编号、文档名称、日期、版本等信息，标识应清晰、准确地标注在文档的封面和首页上。2.3文档的起草与审核文档的起草应按照公司的相关规定和要求进行，保证文档的内容准确、完整、清晰、易懂。文档起草完成后，应按照规定的审核流程进行审核，审核人员应认真审查文档的内容，提出修改意见和建议，保证文档的质量和合规性。审核通过后的文档方可进行发布和使用。第三章文档的存储与保管3.1存储设施与环境公司应配备专门的文档存储设施，如文件柜、档案室等，并保证存储设施的安全性和可靠性。文档存储环境应符合防火、防潮、防虫、防盗等要求，温度和湿度应适宜，以保证文档的实体安全和质量。3.2保管要求与措施（1）文档应按照分类和编号进行存放，便于查找和管理。（2）定期对文档进行检查和清理，发觉问题及时处理。（3）对重要文档应采取特殊的保管措施，如加密存储、备份等。（4）建立文档保管台账，记录文档的存入、取出、借阅等情况。3.3文档的备份与恢复为了防止文档丢失或损坏，应定期对文档进行备份。备份方式包括本地备份和异地备份，备份频率根据文档的重要性和更新频率确定。同时应制定文档恢复预案，保证在发生灾难或故障时能够快速恢复文档。第四章文档的检索与查阅4.1检索系统与工具公司应建立完善的文档检索系统，采用先进的检索工具和技术，提高文档检索的效率和准确性。检索系统应包括文档目录、关键词检索、全文检索等功能，能够满足员工不同的检索需求。4.2查阅流程与权限员工查阅文档应按照规定的流程进行申请和审批，查阅权限根据员工的岗位和职责进行设置。一般情况下，员工只能查阅与自己工作相关的文档，如需查阅重要或敏感文档，需经上级领导批准。4.3文档的借阅与归还员工借阅文档应办理借阅手续，填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅时间和归还时间等信息。借阅期限一般不超过一个月，如需续借，应提前办理续借手续。借阅的文档应妥善保管，不得转借、复制或损坏，到期后应及时归还。第五章文档的销毁与清理5.1销毁的条件与标准文档达到以下条件之一时，应进行销毁处理：（1）超过保存期限且无保存价值的文档。（2）因法律法规或公司规定需要销毁的文档。（3）内容错误或重复且无参考价值的文档。5.2销毁的流程与审批文档销毁应按照规定的流程进行审批和处理。具体流程如下：（1）由文档管理部门提出销毁申请，填写销毁申请表，注明销毁文档的名称、编号、数量、销毁原因等信息。（2）销毁申请经相关部门审核后，报公司领导批准。（3）批准后的销毁申请交由指定的人员进行销毁处理，销毁过程应进行记录和监督。5.3清理记录与存档文档销毁后，应及时清理销毁现场，并将销毁记录和相关文件进行存档，以备查阅。销毁记录应包括销毁文档的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息。第六章档案的收集与整理6.1档案的收集范围公司档案的收集范围包括公司在经营管理活动中形成的各种文件、资料、记录等，具体包括：（1）公司的设立、变更、注销等文件。（2）公司的章程、规章制度、工作计划、总结等文件。（3）公司的财务报表、会计凭证、审计报告等财务文件。（4）公司的合同、协议、招投标文件等业务文件。（5）公司的员工档案、培训记录、绩效考核等人力资源文件。（6）公司的会议纪要、通知公告、宣传资料等行政文件。（7）其他具有保存价值的文件和资料。6.2档案的整理方法档案整理应按照分类、组卷、编目等步骤进行，具体方法如下：（1）分类：根据档案的内容和性质，将档案分为不同的类别，如行政管理类、业务经营类、财务会计类、人力资源类等。（2）组卷：将同一类别的档案按照时间顺序或业务流程进行组合，形成案卷。（3）编目：对案卷进行编号和编目，编制档案目录，以便于查找和管理。6.3档案的移交与接收档案的移交与接收应按照规定的程序进行，保证档案的完整性和准确性。具体程序如下：（1）档案移交前，移交部门应对档案进行整理和核对，保证档案的内容完整、准确。（2）填写档案移交清单，注明档案的名称、编号、数量、移交时间等信息。（3）档案接收部门应对移交的档案进行验收，核对档案的数量和内容，如发觉问题应及时与移交部门沟通解决。（4）验收合格后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案的移交与接收工作。第七章档案的保管与利用7.1档案保管期限与分类根据档案的重要性和使用频率，将档案分为永久保管、长期保管和短期保管三种类型，具体保管期限如下：（1）永久保管：对公司具有重要历史意义和长期查考价值的档案，如公司的设立文件、章程、重要合同等，应永久保管。（2）长期保管：对公司的经营管理活动具有重要参考价值的档案，如财务报表、审计报告、业务合同等，保管期限为30年。（3）短期保管：对公司的日常管理工作具有一定参考价值的档案，如会议纪要、通知公告等，保管期限为10年。7.2档案的利用方式与限制档案的利用方式包括查阅、复制、借阅等，具体利用方式和限制如下：（1）查阅：公司员工可根据工作需要查阅档案，但需办理查阅手续，经批准后方可查阅。（2）复制：如需复制档案，应填写复制申请表，经批准后由档案管理人员进行复制，并在复制件上注明复制日期、复制人等信息。（3）借阅：因工作需要借阅档案的，应办理借阅手续，借阅期限一般不超过一个月，如需续借，应提前办理续借手续。7.3档案的安全与保密档案管理部门应采取必要的安全和保密措施，保证档案的安全和保密。具体措施如下：（1）建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入档案库房。（2）对档案进行加密存储，设置访问权限，防止档案信息泄露。（3）对档案的查阅、复制、借阅等行为进行记录和监督，防止档案被滥用。（4）加强对档案管理人员的安全和保密教育，提高其安全和保密意识。第八章附则8.1解