行政接待管理制度

行政接待管理制度第一章总则第一条目的和依据为规范企业行政接待工作，提升企业形象，加强内外部沟通与合作，订立本制度。本制度依据《公司管理制度》等相关法律、法规，并依据企业实际情况订立。第二条适用范围本制度适用于企业各部门、各级领导和职工的行政接待活动。第二章行政接待职责和权限第三条行政接待部门职责企业行政接待部门是负责组织、布置和执行企业行政接待活动的特地部门，其职责包含：订立行政接待工作计划和标准；组织布置接待活动，包含接待来访人员、紧要会议和活动；协调内外部资源，确保接待活动的顺利进行；监督接待工作落实情况，及时总结经验，改进工作；第四条行政接待部门权限行政接待部门具有以下权限：订立行政接待活动方案和预算；确定接待活动的时间、地方和规模；指派有关人员参加接待活动，并对其工作进行布置和监督；对接待活动过程中显现的问题进行决策和处理；其他与行政接待工作相关的权限。第五条部门经理职责行政接待部门经理是行政接待工作的负责人，其职责包含：组织、协调、引导行政接待部门的工作；确保行政接待活动的顺利进行，符合相关要求；审核行政接待活动方案和预算，并进行监督；汇报行政接待工作情况和效果，提出改进看法；其他与行政接待工作相关的职责。第六条员工职责员工参加行政接待活动时应遵守以下规定：在接待活动前认真准备，了解来访人员背景及目的；热诚接待来访人员，礼貌待客，尽力满足合理需求；保守来访人员的信息，妥当处理接待活动中的机密事项；遵从企业规章制度，敬重上级领导和来访人员的看法；看法和建议应及时向行政接待部门反馈。第三章行政接待活动的组织与实施第七条接待活动计划行政接待部门应依据企业的需要和实际情况，订立接待活动计划。计划内容应包含：接待活动的时间、地方和参加人员；来访人员的背景和目的；接待活动的具体布置、流程和注意事项；预算和物资准备等。接待活动计划应提前报送企业领导审批，并确保提前布置好相关资源和人员。第八条接待活动执行接待活动执行过程中，行政接待部门和参加人员应做到以下要求：保持良好的形象和仪容仪表，呈现企业专业素养；高效、顺利地完成接待任务，确保来访人员需求得到满足；充分沟通和协调，确保接待活动各环节衔接顺畅；注意保密，防止敏感信息外泄；对来访人员的看法和建议进行记录和反馈。第九条接待活动总结和改进接待活动结束后，行政接待部门应召开总结会议，总结经验、分析问题，并提出改进措施和建议。总结内容包含：接待活动的顺利程度和质量；来访人员的满意度和看法反馈；保密和安全工作情况；反映出的问题和改进看法。改进措施和建议应及时整理并向上级领导报告和落实。第四章行政接待活动的费用管理第十条接待活动预算行政接待部门应依据接待活动计划编制费用预算，包含人员费用、用餐费用、留宿费用、交通费用等各项支出。预算编制应严格依照企业财务制度和相关规定进行，并报请上级领导审批。第十一条费用审批和报销接待活动费用必需经过严格的审批程序，包含行政接待部门的审批和财务部门的审批。费用报销应依照企业财务制度的规定进行，必需供应有效的发票和费用明细，认真记录费用使用情况。第十二条特殊费用管理对于接待活动中的特殊费用，如礼品赠送等，行政接待部门应依据相关规定进行管理，确保合理、合规使用。特殊费用应事先报备，并经过上级领导的批准，严禁违规使用。第五章附则第十三条其他规定本制度未尽事宜，依照企业管理制度和有关规定执行。第十四条执行和解释本制度由行政接待部门负责执行和解释，有关部门和人员应乐观搭配。第十五条修订和公告对本制度的修订，应由行政接待部门提出，经企业领导审批后实施。修