离职人员数据保护与处理制度

离职人员数据保护与处理制度目录前言数据保护原则数据收集与使用数据存储与保管数据安全管理数据处理权限与限制数据处理审查与监控数据清除与销毁违规处理增补条款生效与修订1.前言本制度针对公司离职人员的个人数据保护与处理进行规范，旨在保护离职人员的合法权益，防止数据泄露、滥用等风险，并确保公司对离职人员数据的合法处理。2.数据保护原则在离职人员数据的保护与处理中，公司将遵守以下原则：合法性原则：离职人员数据的处理应符合法律法规和相关规定的要求。详实性原则：离职人员数据的处理应真实、准确且完整。目的限制原则：离职人员数据的处理应限于实现合法、正当、必需的目的。保密性原则：离职人员数据的处理应保密，未经离职人员授权不得泄露。安全性原则：离职人员数据的处理应采取合理的安全措施，确保数据安全。责任管理原则：公司与相关人员应对离职人员数据的处理负有相应的责任与义务。3.数据收集与使用离职人员数据的收集与使用应符合以下要求：需要收集和使用离职人员数据的部门和岗位应明确相关合法目的，并经过批准。离职人员数据应在明确告知离职人员的前提下进行收集。离职人员数据的使用应限于完成合法目的，不得超出必需范围。离职人员数据不得用于对离职人员进行任何形式的鄙视、侵害和损害。离职人员数据不得被部门和岗位以外的人员非法取得和使用。4.数据存储与保管离职人员数据的存储与保管应符合以下要求：离职人员数据应存储于安全可控的网络和信息系统中。对离职人员数据的存储应进行分类、分级，并存储在适当的存储介质中。离职人员数据的存储介质应定期进行备份，确保数据完整性与可恢复性。离职人员数据应设置访问掌控和权限管理，仅授予合法使用权限的人员访问权。5.数据安全管理离职人员数据的安全管理应符合以下要求：公司应对离职人员数据的安全风险进行评估，并采取相应的安全措施进行防护。公司应定期进行网络安全检查和信息系统安全审计，并修复存在的安全风险。公司应对使用离职人员数据的人员进行安全教育和培训，强化数据安全意识。离职人员数据的安全事件发生时，公司应及时采取措施进行应急处理和通报。6.数据处理权限与限制离职人员数据的处理权限与限制应符合以下要求：依据岗位和工作需要，公司对离职人员数据的处理进行权限掌控。公司应定期进行权限审查，确保离职人员数据仅由授权人员进行处理。对部门和岗位调整、合同解除、人员离职等情况，应及时调整相应的数据处理权限。7.数据处理审查与监控离职人员数据的处理审查与监控应符合以下要求：公司应建立数据处理审查机制，对离职人员数据的处理进行定期检查。公司应设置数据处理日志，并定期对日志进行审查与分析，发现异常情况及时处理。公司应对数据处理过程中的关键环节进行监控，确保数据处理的合规性与安全性。8.数据清除与销毁离职人员数据的清除与销毁应符合以下要求：对于不再具备合法目的、不再需要的离职人员数据，应及时删除或进行匿名化处理。离职人员数据的清除和销毁应在法律法规要求的时限内进行，并记录销毁过程。离职人员数据的物理介质应安全销毁，确保不行恢复。9.违规处理对于违反离职人员数据保护与处理制度的人员，公司将依照相关规定进行处理，包含但不限于以下措施：进行口头警告、书面警告、行政惩罚等纪律处分。停止相关人员的合同或雇佣关系。追究相关人员的法律责任。10.增补条款对于未尽事宜或在实际操作中显现问题，公司将依据相关法律法规和政策进行增补和调整，并及时通知相关人员。11.生效与修订本制度自发布之日起生效，公司有权依据实际情况对本制度