企业商务接待手册

企业商务接待手册企业商务接待手册篇一一、总则1、为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本方案。2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。3、本方案规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。二、管理职能行政部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由行政部统一安排。三、商务接待工作原则1、以对等接待、各负其责、相互配合为原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由总经理另行审批。四、接待职责分工1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：2.1行政部：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍；负责来客引入及会议室的环境保持；提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。2.2工程部及相关负责人：负责接待洽谈并陪同始终。五、商务接待细则及标准1、商务接待细则1.1对于因接待需求经常往来的餐馆、宾馆、副食品店或其他机构应争取以签约形式约定折扣价，原则上应定点采购和安排餐饮、住宿等事项。1.2在商务接待过程中，原则上酒水、香烟应自带，未经允许的前提下自行购买物品和安排的招待事项而产生的费用公司不予报销。2、商务接待标准公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为3个级别：普通接待、中级接待、高级接待。2.1普通接待2.2中级接待2.3高级接待六、商务接待流程1、商务接待的申请与审批①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门主管审核，分管副总审批后报由总经理签字确定后，报行政部申请安排接待；②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；③公司高层领导的商务接待活动，由其相关接洽人员填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认；⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批；⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批；⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。2、商务接待的实施企业商务接待手册篇二一、引言在全球化经济日益紧密的今天，商务接待不仅是企业对外展示形象的重要窗口，更是促进合作、深化交流的关键环节。为了确保本次商务接待活动的顺利进行，展现公司专业、热情、高效的形象，特制定本商务接待方案。本方案旨在通过细致周到的安排，确保每一位来访嘉宾都能感受到宾至如归的温暖与尊重，进而促进双方合作意向的达成与深化。二、接待对象分析基本信息：明确来访嘉宾的姓名、职位、所属公司、来访目的及预计停留时间等基本信息，以便制定个性化接待计划。偏好与禁忌：通过前期沟通或资料查询，了解嘉宾的饮食偏好、宗教信仰、健康状况及任何可能的禁忌，确保接待过程中避免不必要的误会与不便。行程安排：根据嘉宾的日程安排，灵活调整接待流程，确保活动紧凑有序，同时给予足够的自由交流时间。三、接待团队组建总协调人：负责整体接待方案的制定与执行监督，确保各环节无缝衔接。接待专员：直接对接嘉宾，提供一对一服务，包括接送机、酒店入住、日程安排等。翻译人员：根据需要配备专业翻译，确保语言沟通无障碍。技术支持：为会议、演示等环节提供技术支持，确保设备正常运行。后勤保障：负责餐饮、住宿、交通等后勤保障工作，确保接待质量。四、接待流程安排迎接准备：提前在机场/车站安排专人等候，手持欢迎牌，第一时间迎接嘉宾。入住安排：预订并检查酒店房间，确保符合嘉宾要求，协助办理入住手续。欢迎晚宴：安排具有地方特色的欢迎晚宴，营造轻松愉快的交流氛围。商务会议：根据来访目的，精心策划商务会议议程，准备相关资料，确保会议高效有序进行。参观考察：根据嘉宾意愿，安排公司参观、工厂考察或文化体验等活动，增进了解。送别仪式：在嘉宾离开前，举行简短而温馨的送别仪式，赠送纪念品，表达感谢与期待再次合作之情。五、注意事项细节关注：从接机时的第一声问候到送别时的最后一刻，每一个细节都需精心准备，体现公司的用心与专业。安全保障：确保接待过程中的人身安全、信息安全及交通安全，制定应急预案，以应对突发情况。环保理念：在接待过程中融入环保理念，如使用可循环餐具、减少纸张浪费等，展现公司社会责任感。反馈收集：接待结束后，通过邮件或电话等形式向嘉宾收集反馈意见，持续优化接待工作。六、结语