规范办公室行为与礼仪管理制度

规范办公室行为与礼仪管理制度一、总则为了营造良好的工作氛围，提升医院办公室工作效率与形象，规范办公室行为与礼仪管理，特订立本制度。二、办公室行为规范工作时间要求：1.1.上班时间为每天早上8:30至下午5:30（周一至周五），中午12:00至下午1:00为午休时间。1.2.出于工作需要或特殊情况，临时加班需提前向上级领导申请，并获得批准。办公设备与环境：2.1.办公设备包含电脑、打印机、传真机等，使用前需确保设备完好无损。2.2.办公桌面及四周环境要保持乾净，不得乱堆放文件、纸张、杂物等。2.3.禁止在办公室内吸烟、饮食，禁止使用高声喧哗、嘈杂音乐，以免影响他人工作。2.4.办公室门窗使用完毕后应关闭，离开时将电灯、电扇等电器设备关闭。保密要求：3.1.办公室人员要严守工作秘密，不得擅自泄露、传播机密信息。3.2.限制对外人员进入办公区域，工作期间禁止携带无关人员进入。3.3.离开办公室时，必需关闭电脑、存储设备，锁好文件柜及办公桌抽屉。通讯要求：4.1.电话接听：全部来电需以礼貌和热诚的语气接听，供应准确及时的回应。4.2.电子邮件：发送邮件前应核对收件人、主题以及附件是否正确，并注意文责和礼节。4.3.文件处理：办公室人员应依照规定处理来文、发文、内部文件的流转和归档。三、办公室礼仪管理态度与仪容仪表：1.1.办公室人员应保持良好的工作态度，接待来访人员时要微笑礼貌，态度友好。1.2.建议办公室人员着正式的职业装或乾净的便装，不得穿着过于暴露、不得光脚、穿拖鞋。1.3.需注意个人卫生，保持清洁与乾净，定期更换衣裳，重视口臭、体臭等问题。礼仪用语与行为规范：2.1.办公室人员在与同事或来访者沟通时，应使用得体的礼貌用语，禁止使用庸俗、羞辱性语言。2.2.会议期间，务肯定时参加，不得迟到早退，保持安静、听从主持人布置。2.3.遵守会议纪律，不得随便插话、干扰他人发言，对上级、同事要有敬重和耐性听取。2.4.遇到讲座、会议等公共活动时，应保持秩序，不得嘈杂、喧哗，移动电话需调至静音或关机。客户服务与沟通技巧：3.1.对待就诊患者及其他医院客户要友好、热诚并供应专业的服务。3.2.接待来访客户时要自动引导、耐性解答疑问，确保客户的需求得到满足。3.3.处理客户投诉时，应诚恳听取并认真解决，不得推诿和忽视客户的合理要求。四、责任与监督领导责任：1.1.办公室主任负责订立并解释本制度，对办公室行为与礼仪管理负有直接责任，连续提高纪律执行力。1.2.办公室主任应订立相关培训计划，提高办公室人员业务素养与服务水平。监督与反馈：2.1.部门领导或办公室主任有权对违反办公室行为与礼仪管理规定的行为进行矫正和处理。2.2.对于重点违规行为，相关人员将被追究法律责任。五、制度宣传与执行制度宣传：1.1.办公室主任负责将本制度公布于办公室内窗口，并要求办公室人员认真阅读并签署确认。1.2.定期组织员工通过内部培训、会议等形式宣传办公室行为与礼仪管理制度。制度执行：2.1.办公室主任对办公室行为与礼仪管理制度进行监督和执行，发现问题及时矫正并作出适当处理。2.2.全部办公室人员都有义务遵守本制度，如有违反，将承当相应的纪律处分。以上即为规范办公室行为与礼仪管理制度的认真内容，办公室