民医院公务机票操作细则试行稿

PAGE第一人民医院公务机票操作细则（试行稿）本操作细则适用于使用医院各类经费，因公出差、出国（境）购买机票事项。本操作细则所涉及的经办部门或人员如下：1.国内、国际机票（含境外）预定人员：乘机人（可由经办人代理），负责预定机票，原则上在行程结束后7个工作日内启动院内报销流程，90个自然日内完成机票报销。2.预算归口职能部门：负责相应的公务出差审批，其中所有国际机票均需合作交流处审批。3.财务部门：根据经审批的相关单据，将票款按规定转账至我院指定公务机票代理机构。4.我院指定公务机票代理机构：指按照医院招标确定的代理机构（以下简称“公务机票代理机构”），负责代理购买机票。一、公务机票管理流程（一）乘机人预定乘机人须填写医院出差审批单，并经审批通过后，方可预定公务机票。如未经审批通过出差，不予报销。乘机人或经办人不得以公务机票代理机构无法购买某公司机票为由而自行购买机票后要求报销。1.国内机票乘机人（可由经办人代理）向公务机票代理机构提交身份证复印件（姓名和身份证号码必须清晰），以及航程要求（建议的出发、返还航班号、具体时间、航空公司、停靠机场等），预定公务机票。2.国际机票（含境外）乘机人（可由经办人代理）自行向公务机票代理机构提供护照复印件（姓名、性别、护照号码、出生年月日、护照到期日等信息必须清晰），以及航程要求（建议的出发、返还航班号、具体时间、航空公司、停靠机场等），预定公务机票。乘机人因公出国（境）航程须符合如下规定：（1）国外目的地城市为我国航空公司已通航城市的，必须选择我国航空公司承运的航班，不得选择国外航空公司航班，例：**--洛杉矶。（2）国外目的地城市非我国航空公司已通航城市的，应选择我国航空公司直达目的地最近通航城市的航班，再转乘国外航空公司航班，不需要审批。例：**--洛杉矶--迈阿密。（3）国际行程中出发地和目的地城市均在境外，且两地间无我国航空公司承运航班的，可以选择国外航空公司，不需要审批。例：洛杉矶--纽约。（4）因特殊原因需选择国外航空公司的，或乘坐我国航空公司航班到达国外目的地需中转一次以上(不含一次)的，需事先填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表》（见附件1），并经分管院长和总会计师审批后，方可购买机票。（二）公务机票代理机构出票操作1.航空公司出票后，公务机票代理机构向乘机人和经办人分别推送短信通知。2.公务机票代理机构打印报销凭证，包括标有政府采购机票查验单号（GP标识）的电子客票行程单（公务机票报销凭证）或其他代理服务协议中规定有效的报销凭证。3.公务机票代理机构将报销凭证快递给乘机人。（三）支付机票款项1.根据医院与公务机票代理机构签署的协议约定，公务机票款项应在乘机人行程结束后90个自然日内支付完毕。2.票款以转账方式支付，财务部门应将票款转账到公务机票代理机构开设的政府采购机票一般结算账户，用途标注为“姓+目的地”。3.因公出差购买非公务机票，原则上不予报销。特殊情况下需要购买时，需提交情况说明（见附件2），并由医院分管院领导审批、主要领导签字。二、公务机票变更或注销流程（一）变更流程1.乘机人需改变行程，应及时联系公务机票代理机构，告知原航班信息、新的建议航程信息（换开票时，乘机人信息不能修改），公务机票代理机构进行改期操作（由于多种原因存在改期可能不成功，就需按照退票重新购票处理）。（二）注销流程1.乘机人行程中止时，需及时联系公务机票代理机构，告知需要退订的机票信息，公务机票代理机构向航空公司申请办理退票手续。2.退票成功后，代理机构需及时通知乘机人。3.退票涉及退票手续费需要报销时，由航空公司销售机构开具退款单据。医院可据此单据作为报销凭证，报销退票费用。三、报销注意事项（一）财务人员如需对购票单位、购票时间及购票价格等信息进行核实的，可登录政府采购机票管理网站按查验号码查询。（二）乘机人应当做好公务出行计划安排，如果未在行程结束后90个自然日完成公务机票报销，原则上将不予以报销，乘机人需自行承担机票费用。确因特殊情况无法在期限内完成报销的需提交情况说明，并由医院分管院领导审批、主要领导签字。本操作细则自2021年6月1日起开始正式执行。6月1日起，原《**市第一人民医院公务机票操作细则》（市一院字[2016]第59号）废止。附件：1、乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表2、特殊情况下购买非公务机票说明**市第一人民医院2021年1月4日附件1：乘坐非国内航空公司航班和改变中转地审批表编号：填表日期：年月日团长姓名组团单位团员人数出访国家（地区）出访时间乘坐航班选择非国内航空公司航班原因，或者改变最邻近目的地国家（地区）中转地原因合作交流处审核意见：签字审核日期分管院长审核意见：签字审核日期总会计师审核意见：签字审核日期附件2：特殊情况下购买非公务机票说明填表日期：年月日姓名部门/科室目的地出行日期乘坐航班预计费用经费来源行政经费□科教经费□社会捐赠经费□其他□__________出差事由购买非公务机票原因申请人所在部门/科室负责人审核意见：签名日期预算归口职能部门负责人意见：签名日期分管院领导