购买与供应商管理制度

购买与供应商管理制度1.背景和目的本制度的目的是为了规范和管理企业与供应商之间的交易活动，确保公司购买物品和服务的效率和合规性，同时降低采购风险和本钱。本制度适用于全部与供应商相关的采购和合同活动，旨在建立健全的购买和供应商管理流程。2.术语和定义2.1采购：指企业为满足业务需求而购买物品、服务或设备，并与供应商之间达成合作关系的过程。2.2供应商：指为企业供应物品、服务或设备的外部组织、公司或个人。2.3采购流程：指从需求识别、供应商选择、谈判、合同签订、采购执行到收货和结算的一系列流程。3.采购流程3.1需求识别3.1.1部门或个人提出物品、服务或设备的需求，并依照公司规定的流程提交采购申请。3.1.2采购部门负责审核和确认采购需求的合理性和紧急程度。3.2供应商选择3.2.1采购部门依据采购需求订立供应商选择标准，并组织采购评审小组进行供应商的筛选和评估。3.2.2评审小组依据供应商的资质、价格、质量、交货期和售后服务等因素，确定合适的供应商。3.3谈判与合同签订3.3.1采购部门与供应商进行谈判，协商商品价格、交货期、售后服务和其他相关条款。3.3.2谈判结果需经公司法务部门审核，确认合法、合规。3.3.3采购部门依据谈判结果编制采购合同，并与供应商签订合同。3.4采购执行3.4.1采购部门负责跟踪和监督供应商的物品生产、交货进度和质量。3.4.2采购部门与供应商保持沟通，确保交货期和质量符合合同要求。3.4.3如有合同更改，需经过合同更改流程，并经相关部门审核确认。3.5收货与验收3.5.1采购部门接收供应商交付的物品，并进行验收。3.5.2验收结果需与采购合同和要求进行比对，确保物品质量和数量符合合同要求。3.6结算与支出3.6.1财务部门依据采购部门供应的验收结果，进行物品数量和金额的核对。3.6.2财务部门依照合同商定和公司支出流程，及时对供应商款项进行支出。4.供应商管理4.1供应商审核4.1.1采购部门依据公司订立的供应商审核标准，对供应商进行初步评估。4.1.2经过初步评估合格的供应商需进行现场考察和审核。4.1.3审核结果及时记录和归档，纳入供应商管理系统。4.2供应商评价4.2.1采购部门定期对供应商进行评价，包含交货按时率、产品质量、售后服务等方面。4.2.2评价结果用于供应商管理，包含嘉奖、惩罚以及是否连续与其合作等。4.3供应商风险管理4.3.1采购部门需及时关注和评估供应商的经营情形和财务情形，减少与不稳定、风险较大的供应商合作。4.3.2发现供应商存在风险的，采购部门需及时采取相应的措施，确保企业利益不受损害。4.4供应商合作结束4.4.1采购部门定期对供应商进行评估，如发现供应商不再满足公司的需求和要求，需及时停止合作关系。4.4.2停止合作需经过公司法务部门的审核和确认，以确保合规和合法。5.监督与改进5.1监督与检查5.1.1内部审计部门定期对采购和供应商管理流程进行监督和检查，以确保流程的执行和合规性。5.1.2发现问题和不符合要求的，需及时矫正并进行整改。5.2改进措施5.2.1采购部门和管理层应定期评估采购和供应商管理流程的效果和改进空间。5.2.2将评估结果用于优化和改进相关流程和制度，提升整体采购管理水平。6.附则