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文档简介

内控制度-采购与付款管理制度流程一、制定目的及范围为提升公司采购与付款管理的规范性与效率，确保资金安全，特制定本制度。该制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于材料采购、设备采购、服务采购等，涵盖从采购申请到付款的全过程。二、采购原则采购活动应遵循以下原则：1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免不正当利益关系。2.透明性：采购过程应公开透明，确保各环节可追溯。3.合理性：在满足质量要求的前提下，优先考虑性价比高的供应商。4.合规性：所有采购活动必须遵循相关法律法规及公司内部规定。三、采购流程1.采购申请采购需求由各部门提出，需填写“采购申请表”，并附上相关需求说明。申请表需经部门负责人审核，确认需求的合理性与必要性。2.预算审核采购申请表提交至财务部门进行预算审核，确保采购金额在预算范围内。若超出预算，需提供合理的说明并获得高层管理人员的批准。3.供应商选择各部门需根据采购需求进行市场调研，至少提供三家合格供应商的报价。报价需包含产品或服务的详细信息、价格、交货期及售后服务等。4.询价与比价采购人员对收集到的报价进行比价，综合考虑价格、质量、交货期及供应商信誉等因素，选择最优供应商。比价结果需记录在案，并附上相关报价单。5.审批流程采购人员将选择的供应商及比价结果填写在“采购审批表”中，逐级提交审批。审批流程包括部门负责人、财务部门及高层管理人员的审核，确保采购决策的合理性。6.采购实施审批通过后，采购人员与供应商签订正式合同，明确双方的权利与义务。合同中应包含付款方式、交货时间、质量标准及违约责任等条款。7.验收与入库物资到货后，相关部门需对采购物资进行验收，确保其符合合同约定的质量与数量。验收合格后，填写“入库单”，并将物资入库。8.付款申请采购完成后，采购人员需填写“付款申请表”，附上合同、发票、验收单等相关文件，提交财务部门进行付款审核。9.付款审核财务部门对付款申请进行审核，确保所有文件齐全且符合公司规定。审核通过后，财务部门按合同约定的付款方式进行付款。10.档案管理所有采购及付款相关文件需进行归档管理，包括采购申请表、合同、验收单、付款申请表及发票等，以备后续查阅与审计。四、付款管理流程1.付款申请付款申请由相关部门提出，需填写“付款申请表”，并附上合同、发票及验收单等文件。申请表需经部门负责人审核。2.付款审核财务部门对付款申请进行审核，确保申请的合规性与合理性。审核内容包括合同的有效性、发票的真实性及验收的合格性。3.付款执行审核通过后，财务部门根据合同约定的付款方式进行付款。付款方式可包括银行转账、支票支付等，具体方式需与供应商协商确定。4.付款记录所有付款行为需进行详细记录，包括付款日期、金额、付款方式及相关文件编号等，以便后续审计与查询。5.财务报表财务部门需定期编制采购与付款相关的财务报表，分析采购成本、付款情况及供应商表现，为管理层决策提供依据。五、监督与反馈机制为确保采购与付款流程的有效实施，建立监督与反馈机制

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