《Access数据库教程》课件第2章

2.1Access的功能和特点2.2Access2003的启动与退出2.3Access2003的工作环境

2.4Access帮助系统的用法

2.5Access选项设置

2.1.1Access2003的特点

Access的最新版本是Access2003，它是Office2003的组件之一。Access具有以下特点：

(1)使用简单。Access2003表设计器、查询设计器等可视化设计工具，使用户基本不用编写任何代码，通过可视化操作，就可以完成数据库的大部分管理工作。

(2)提供了大量的向导。几乎每一个对象都有相应的向导，利用向导工具可以迅速地建立一个功能完美的数据库应用系统。2.1Access的功能和特点

(3) Access2003是一个面向对象的、采用事件驱动的关系型数据库管理系统。它符合开放式数据库互接(ODBC)标准，通过ODBC驱动程序可以与其他数据库相连，还允许用户使用VBA语言作为其应用程序开发工具，这样可以使高级用户开发功能更为复杂的完美的应用程序。

(4)支持Web功能的信息共享。用户可快捷方便地创建数据访问页，并通过数据HTML页，将数据库应用扩展到企业内部网络Intranet上，实现信息共享，并可以通过Access2003直接发布到Web中去，Access可在数据库中创建超链接，通过单击文档中的超链接很容易地将数据库定位到浏览器中，将桌面的数据库的功能和网站的功能结合在一起，并将用户链接到本地或其他Web站点上的有关文本或一个E-mail地址。

(5)用于信息管理的强大解决方案工具。高级用户和开发人员可以创建那些将Access界面(客户端)的易用性和SQL服务器的可扩展性和可靠性结合在一起的解决方案。

(6)具有完备的数据库窗口。Access可以容纳并显示多种数据操作对象，增强了易用性，并与Office软件包中其他应用软件的统一界面保持一致。

(7) Access2003的主要缺点是：安全性比较低，多用户特性比较弱，处理大量数据时效率比较低，仅适用于单机环境。2.1.2Access2003的新增功能

1.提供名称自动更正功能

自Access2000开始，Access可以自动解决当用户重新命名数据库对象时出现的常见负面效应。例如，当用户重命名表中的字段时，Access将自动在诸如查询的相关对象中进行相应的更改。

2.具有子数据表功能

自Access2000版本开始，Access可以支持的子数据表功能可以使若干相关链的数据表显示在同一窗口中，提供了一种嵌套式视图，这样就可以在同一窗口中专注于某些特定的数据并对其进行编辑。

3.可以采用拖放的方式与Excel共享信息

用户只需简单地将Access对象(表、查询等)从数据库容器拖放至MicrosoftExcel电子表中，即可从MicrosoftAccess中将数据导出到MicrosoftExcel，从而方便了这两个Office软件交换数据的操作。

4.共享组件的集成

Access利用新的OfficeWeb组件和位于浏览器中的COM控件，为用户提供了多种查看和分析数据的方式。

5. MicrosoftSQLServer交互性

MicrosoftAccess支持OLEDB，使用户可以将Access界面的易用性与诸如MicrosoftSQLServer的后端企业数据库的可升级性相结合。2.2.1Access2003的启动

启动Access2003有多种方法，常用的方法有3种：使用【开始】菜单、快捷方式和已有的Access2003文档。

1.使用【开始】菜单启动Access2003

使用开始菜单启动Access2003的操作方法：单击Windows桌面左下角的【开始】按钮，将光标移到【程序】命令上，在出现的下一级菜单中将光标移到【MicrosoftOffice】上，在出现的下一级菜单上单击【MicrosoftOfficeAccess2003】命令(本书在以后类似的操作中采用以下的方法进行叙述：单击【开始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeAccess2003】菜单命令)，如图2-1所示。2.2Access2003的启动与退出图2-1MicrosoftOfficeAccess菜单经过上述操作，就可以启动Access2003，刚启动的Access2003窗口如图2-2所示，有关此窗口的介绍，将在3.2节中进行。

从图2-2中可以看出，在Access2003启动的同时并没有一个新的数据库建成，这是因为在Access2003建立什么样的数据库要由用户确定。图2-2Access窗口

2.使用快捷方式启动Access2003的方法

(1)创建快捷方式图标：单击【开始】按钮，选择【程序】选项，将鼠标移到【MicrosoftOffice】上，然后将鼠标指向【MicrosoftAccess】命令，按住Ctrl键向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access2003的快捷方式图标。Access2003的快捷方式图标如图2-3所示。

(2)在Windows桌面上双击快捷方式图标就可以启动Access2003。图2-3Access快捷方式图标

3.使用已有的文档启动Access2003

如果进入Access2003是为了打开一个已有的数据库，那么使用已有文档启动Access2003是很方便的。使用这种方法启动Access2003也有多种方式。

(1)在 “我的电脑”或“Windows资源管理器”中双击要打开的数据库可启动Access2003。如果Access2003还没有运行，它将启动Access2003，同时打开这个数据库；如果Access2003已经运行，它将打开这个数据库，并激活Access2003。

(2)单击启动了的Access2003的【文件】→【打开】命令，如图2-4所示，调出“打开”对话框，如图2-5所示，在“查找范围”中选择盘符和文件夹，然后选择要打开的文档，单击【打开】按钮，打开相应的数据库窗口。图2-4【打开】菜单

图2-5“打开”对话框2.2.2Access2003的退出

在Access2003中编辑完所需要的内容，或者需要为其他应用程序释放一些内存时，就可以退出应用程序，退出Access2003的方法有多种，下面介绍其中的几种。

1.使用菜单命令退出

单击菜单栏中的【文件】→【退出】菜单命令，就可以退出Access2003，如图2-6所示，如果在退出时，正在编辑的数据库对象没有保存，则会弹出一个提示保存对话框，提示用户是否保存对当前数据库对象的更改，如图2-7所示，这时可根据需要选择【保存】、【不保存】或【取消】退出操作。

图2-6退出菜单

图2-7提示对话框

2.使用系统控制菜单退出

(1)单击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标，在系统弹出的系统控制菜单中单击【关闭】命令。

(2)双击标题栏左上角的“系统控制菜单”图标，可以直接退出Access2003。

3.其他关闭的方法

(1)使用【关闭】按钮退出：单击标题栏右上角的【关闭】按钮即可退出。

(2)使用快捷键退出Access2003：在键盘上同时按下Alt+F4快捷键即可退出。2.3.1标题栏

标题栏由6部分组成，从左到右分别为系统控制菜单、应用程序名、Access2003数据库文件名、【最小化】按钮、【最大化/还原】按钮和【关闭】按钮，如图2-8所示。2.3Access2003的工作环境图2-8标题栏

(1)【系统控制菜单】按钮：单击【系统控制菜单】按钮，可打开系统控制菜单，利用此菜单可对系统窗口进行操作，如改变系统窗口的大小、移动系统窗口、最大化系统窗口和关闭系统窗口。

(2)应用程序名：指明当前窗口是MicrosoftAccess软件窗口。

(3) Access数据库文件名：标明当前Access数据库文件名称。只有当数据库窗口最大化时，才会出现这一项，否则数据库的文件名出现在数据库窗口中。

(4)【最小化】按钮：单击【最小化】按钮，可将MicrosoftAccess软件窗口缩小为图标，并放置在Windows的任务栏中。在任务栏上单击Access2003系统窗口图标，可恢复Access2003系统窗口。

(5)【最大化/还原】按钮：当此按钮为【最大化】按钮时，单击它将使Access2003软件窗口变为最大化窗口，即窗口充满整个屏幕；当此按钮为【还原】按钮时，单击它将使Access2003软件窗口恢复为变成最大窗口前的窗口大小。

(6)【关闭】按钮：单击【关闭】按钮，将关闭Access2003软件窗口，如果文件修改后没有保存过，则在关闭Access2003软件窗口前，系统会提示是否保存修改过的数据库文件。2.3.2菜单栏

菜单栏中包括【文件】、【编辑】、【视图】、【插入】、【工具】、【窗口】和【帮助】等7个菜单，如图2-9所示，单击任意一个菜单，都会弹出一组相关性的操作命令，用户可以根据需要选择相应的命令完成操作。这7个菜单的主要功能在以后的操作中将逐步学到，这里先介绍它们的特点。

图2-9菜单栏

Access2003的菜单与其他Windows软件的菜单形式相同，都遵从以下约定：

(1)菜单中的菜单项名字是深色时，表示当前可使用；是浅色时，表示当前还不能使用。

(2)如果菜单名后边有省略号(…)，则表示单击该菜单命令后，会弹出一个对话框，要求选定执行该菜单命令的有关选项。

(3)如果菜单名后边有黑三角标记(

)，则表示该菜单命令有下一级子菜单，单击该标记将给出进一步的选项。

(4)如果菜单名左边有选择标记(或)，则表示该选项已设定，如果要删除标记(不选定该项)，可再次单击该菜单选择标记。表示复选，表示单选。

(5)菜单命令名称右边的组合按键，表示执行该菜单命令的对应快捷键，按下快捷键可以在不打开菜单的情况下直接执行菜单命令。

Access2003菜单除了与Windows菜单有相同的约定外，还与其他Office成员一样，可以根据用户的使用习惯智能地显示个性化的菜单。在打开一个菜单时，所看到的只是常用功能项，如图2-10所示。如果想要看到全部菜单，则可以将鼠标在主菜单名称(或菜单最下方的标志)处停留稍长时间，或者单击菜单最下方的标志即可展开整个菜单。展开后的菜单如图2-11所示。

图2-10个性化菜单

图2-11全部菜单2.3.3工具栏

一般常用的菜单命令都有工具栏按钮，单击工具栏上的按钮，可以直接实现相应的功能。

1.工具栏简介

Access2003的工具栏很多，随着所打开对象的不同出现的工具栏也不同。打开一个数据库时的工具栏如图2-12所示，打开表对象时的工具栏如图2-13所示。图2-12打开一个数据库时的工具栏图2-13打开一个表对象的工具栏在工具栏上，很多按钮的右边都有一个向下的箭头符号，表示这个按钮下面有一组按钮可供选择，直接单击该按钮时，使用的是上一次使用过的按钮，如果要更换按钮则应单击向下箭头符号，调出其下拉列表，从中选择所需要的按钮。

例如，单击图2-14所示工具栏中【分析】按钮右边的向下箭头符号，按钮的下面会出现一个菜单，可以选择其中的一个命令。当用户使用过菜单中的某个命令后，原来在工具栏上的向下箭头按钮就被刚刚使用过的那个命令替换。这样下次使用这个命令的时候，直接单击按钮就可以了。图2-14分析组内的按钮

2.显示/隐藏工具栏

除了启动Access2003默认的工具栏，Access2003中还有其他工具栏。这些工具栏一般是处于隐藏状态以节省屏幕上的空间，在需要时可以将其打开。显示/隐藏Access2003的其他工具栏的方法有多种，下面介绍其中的几种。

(1)单击【视图】→【工具栏】→【XXX】菜单命令，【XXX】是【工具栏】子菜单中列出的工具栏的名称，如图2-15所示。图2-15【工具栏】菜单如果工具栏的左侧有显示标记，表示此工具栏呈显示状态，其他工具栏的左侧没有标记，表示此工具栏呈隐藏状态。

要显示某个工具栏，只要单击该工具栏名称，使该工具栏左侧出现显示标记即可。

根据工具栏出现在屏幕上的两种默认方式，将工具栏分为两种，一种与数据库工具栏、绘图工具栏的显示方式相似，它们与窗口形成一个整体，将其称为入坞式工具栏；另一种是工具栏在Access2003窗口的空白区或脱离窗口显示，将它们称为浮动工具栏。用鼠标拖曳工具栏，在屏幕上不同的位置可以使这两种工具栏相互转换。如果要隐藏已经显示的某个工具栏，单击【工具栏】级联菜单中该工具栏的名称，则可以取消显示标记，同时隐藏该工具栏。这种方法适用于所有的工具栏，对于浮动式工具栏还可以通过单击该工具栏右上角的关闭按钮来隐藏它。

(2)单击【工具】菜单中【自定义】菜单命令调出“自定义”对话框，选择其中的“工具栏”选项卡，如图2-16所示，从中选取所需要的工具选项，然后单击【关闭】按钮，就可以在屏幕上看到相应的工具栏。

(3)调入比较常用的工具栏也可以使用其快捷菜单，方法是将鼠标移到工具栏上的任何位置并单击右键，调出其快捷菜单，如图2-17所示，在快捷菜单中选择所需的工具栏选项，就可以显示这个工具栏。如果要用到在快捷菜单中没有列出的工具栏，可以单击其中的自定义选项，则可调出图2-16所示的“自定义”对话框，从中选择所需要的工具栏。图2-16自定义对话框图2-17调出其快捷菜单2.3.4任务窗格

“任务窗格”是Office2003应用程序中提供常用命令的窗口。它处于屏幕的右侧，尺寸较小，可以在使用这些命令的同时继续处理文件。任务窗格最早出现于OfficeXP中。

1.任务窗格的切换方法

单击【视图】→【任务窗格】菜单命令，或单击【视图】→【工具栏】→【任务窗格】菜单命令均可显示任务窗格。在Access2003启动时自动显示“开始工作”任务窗格，如图2-18所示。在任务窗格的最上方是【其他任务窗格】按钮，这个按钮上的文字是当前所显示的任务窗格，单击该按钮可以调出其下拉菜单，从中选择所需要的命令，就可以切换到需要的任务窗格中了。例如，单击“文件搜索”选项，就可以切换到“基本文件搜索”任务窗格，如图2-19所示。

图2-18任务窗格图2-19“基本文件搜索”任务窗格

2. Office剪贴板

除了使用以上方法调出“剪贴板”任务窗格外，单击【编辑】→【Office剪贴板】菜单命令，也可以调出“剪贴板”任务窗格，如图2-20所示。在“剪贴板”任务窗格中可以同时放24个粘贴项，如果存放的粘贴项超过24个，则会弹出提示对话框，提示将由新的内容替代剪贴板中的第一项。通过“剪贴板”任务窗格可查看“剪贴板”中都有哪些内容，以便选择所需要的进行粘贴。如果要粘贴“剪贴板”中的所有内容，单击【全部粘贴】按钮，如果要清空“剪贴板”中的所有内容，单击【全部清空】按钮。

“剪贴板”在Office2003中是通用的，如果在Word中已经复制到“剪贴板”中一些内容，则在Access中打开“剪贴板”时，这些内容仍然存在，如图2-21所示。根据剪贴板中的不同图标，能很容易地区分剪贴板中的内容是哪一种类型。

将鼠标移到“剪贴板”中的每一项内容上时都有一个下拉箭头，单击该箭头，在弹出的下拉菜单中有“粘贴”和“删除”两个选项。如果要将某一选项粘贴，直接单击“粘贴”选项就可以完成粘贴操作。

在“剪贴板”任务窗格的下方有一个【选项】按钮，单击【选项】按钮，在弹出的菜单中有5个选项，用于决定“剪贴板”的显示方式，如图2-22所示。图2-20【Office剪贴板】菜单

图2-21“剪贴板”内容图2-22【选项】按钮

3. Office剪贴板与系统剪贴板的关系

“剪贴板”是Windows中的一个概念，在Office2003中，它的作用与Windows剪贴板有以下的关系：

(1)当向“Office剪贴板”复制多个项目时，所复制的最后一项将被复制到系统剪贴板上。

(2)当清空“Office剪贴板”时，系统剪贴板也将同时被清空。

(3)当使用【粘贴】命令时，【粘贴】按钮或快捷键(【Ctrl+V】)所粘贴的是系统剪贴板的内容，而非“Office剪贴板”上的内容。

Access自带了一个完善的在线帮助系统，Internet上也有大量的学习资料，用户在学习和使用Access的过程中，可以使用多种方法获取Access的帮助信息。在学习和使用Access的过程中，要逐步培养自主学习能力，逐渐养成遇到困难及时查找帮助信息的好习惯。

1.使用搜索主题的方法获取Access帮助信息

Access的帮助系统使用帮助主题组织帮助信息。用户只需选择需要的帮助主题，“帮助”窗口就显示该主题的帮助信息。如果用户知道帮助主题，通常使用Access的搜索主题功能就能快速找到需要的帮助主题。搜索主题可以使用如下方法：2.4Access帮助系统的用法

(1)在“键入需要帮助的问题”组合框中输入或选择帮助主题的关键词，并按【Enter】键搜索帮助主题。

(2)选择【帮助】→【MicrosoftOfficeAccess帮助】命令，打开“Access帮助”任务窗格。在“搜索”文本框中输入关键词，并单击【开始搜索】按钮，搜索帮助主题。

(3)在“搜索结果”任务窗格的“请键入一个或多个关键词”文本框中输入关键词，并单击【开始搜索】按钮搜索帮助主题。使用以上任意一种方法搜索帮助主题时，Access都打开“搜索结果”任务窗格，在其中显示20个与指定关键词相似的帮助主题。此时，只需单击“搜索结果”任务窗格中的某个帮助主题，“帮助”窗口就显示该主题的帮助信息。

2.使用查阅主题的方法获取帮助信息

如果使用搜索主题的方法没有找到需要的帮助主题，或希望使用帮助信息系统地学习Access的功能和操作方法，可以使用查阅主题的方法获取帮助信息。操作步骤如下：

(1)选择【帮助】→【MicrosoftOfficeAccess帮助】命令，打开“Access帮助”任务窗格。

(2)选择其中的“目录”选项，显示帮助主题的目录。

(3)展开帮助主题的目录列表，选择某个帮助主题，即可在“帮助”窗口中查看该主题的帮助信息。

3.用Internet获取帮助信息

Internet上有大量的Access学习资料，只要用户的计算机连上Internet，就可以使用如下方法获取Internet上的学习资料。

(1)在Access主窗口中选择【帮助】→【MicrosoftOfficeOnline】命令，打开MicrosoftOfficeOnline网站，获取最新帮助信息。

(2)在Access主窗口中选择【帮助】 →【Access开发人员资料】命令，访问MicrosoftOffice开发中的主页OfficeDeveloperCenter，获取Access数据库应用程序开发的技术资料。

(3) Internet上有许多Access的学习网站，用户可以使用Internet上的搜索引擎搜索相关网站，更广泛地获取信息。

4.获取对话框的帮助信息

如果某个对话框有【帮助】按钮，打开对话框后，先单击该按钮，再单击对话框的某个对象，即可获得该对象的帮助信息。

5.使用F1键获取帮助信息

在大多数情况下，按【F1】键，Access将打开“Access帮助”任务窗格，用户可以使用前面介绍的方法获取帮助信息。在下列特殊情况下按【F1】键，Access将直接显示对应的帮助信息。

(1)在编写SQL语句的代码时，先将光标定位于一个关键字或选择一个关键字，按【F1】键，Access将在“帮助”窗口中显示该关键字的帮助信息。

(2)在窗体设计器或报表设计器中，先选择一个控件，再按【F1】键，Access将使用文本框显示该控件的帮助信息。

(3)在属性对话框中先选择一个属性，再按【F1】键，Access将在“帮助”窗口中显示该属性帮助信息。

6.使用Office助手获取帮助信息

Office助手是一个具有动画效果的帮助助手。正确安装了Office助手后，还可以使用Office助手查找相应的帮助主题，获取帮助信息。使用Office助手获取帮助信息的方法可查阅Access的帮助信息。

7.使用鼠标右键获取系统帮助

在操作的过程中，如果不清楚操作命令在哪个菜单中，或不清楚下一步操作该做什么，可以单击鼠标右键，在出现的快捷菜单中选择下一步要做的操作。

Access具有107个可以设置的选项参数，其中包括数据表视图的格式、文字与数据的字体，各类对象的显示模式，数据库文件夹的默认存储位置，数据库打开模式，年份的位数等。这些Access选项参数决定了Access运行的基本属性，均被设置为相应的、也比较适宜的默认值。对这些Access选项参数设置不满意时，可以应用Access提供的一个操作界面加以修改，以获取自己所期望的Access运行属性。自Access2000版本开始，Access使用Windows注册表为每一个Access用户存储各自的默认属性值，这就使得Access用户可以定制自己所喜爱的Access运行属性。2.5Access选项设置如果需要修改Access选项参数值，可以在Access数据库设计视图菜单上单击【工具】→【选项】(如图2-23所示)，即进入Access的“选项”对话框，如图2-24所示。图2-23【选项】菜单图2-24“选项”对话框

Access2003的“选项”对话框由12个选项卡组成，分别为“视图”、“常规”、“编辑/查找”、“键盘”、“数据表”、“窗体/报表”、“页”、“高级”、“国际”、“错误检查”、