《Access数据库教程》课件第5章

5.1表记录的操作5.2数据表的格式化 5.3表中数据导入/导出5.4表对象操作5.5主键、索引及表间关系

在4.3.2节中建立了表结构，并输入了数据，数据以一条条记录的形式存在。新来一名学生，就要添加一条记录；退学一名学生，则需要将他(她)的记录删除；某个学生由一个系转到另一个系，则需要修改系别编号。以上这些都会涉及到对记录的操作。

对表记录的基本操作包括选定记录、添加记录、修改记录、删除记录、数据的查找与替换，排序和筛选。

5.1表记录的操作

1.选定记录

1)拖动鼠标选记录

在表的浏览视图中，先用鼠标选中一条记录，然后按下鼠标左键，沿表的记录选择器向下或向上拖动到要选定的最后一条记录，松开鼠标键后，就选定了几条连续的记录，如图5-1所示。也可以先选一行，按住【Shift】键，选中另外一行，放开【Shift】键。图5-1拖动鼠标选记录

2)用记录定位器选记录

通过表浏览窗口中的记录定位器中的按钮，可选定指定的记录，如图5-2所示。

3)用菜单选记录

打开一个表视图或一个窗体，单击菜单栏中的【编辑】→【定位】，出现下一级联菜单，可以查找记录，如图5-3所示。图5-2用记录定位器选记录图5-3定位记录菜单

2.添加记录

新添加的记录只能放在表的末尾，实际上是追加记录。将光标定位在表记录下面的第一个空行，然后输入新记录的各数据项。

3.修改记录

将光标移到数据所在位置直接进行编辑修改即可。在数据表中移动光标除了用鼠标，还可以用快捷键，如表5-1所示。表5-1修改记录快捷键

4.复制记录

在某个表添加新记录的过程中，如果发现其他表中已存在该记录，可以将其他表中的记录复制到该表中，也可以在同一个表中进行复制、粘贴操作以添加新记录。

复制记录主要有2种方法，下面就以复制“学生”表中的第三条记录为例加以说明。

1)通过右键快捷菜单复制粘贴

【例5-1】用右键快捷菜单将“学生”表中的第三条记录复制到该表的最后。具体操作如下：

(1)打开“学生”表数据表视图窗口，在第三条记录的行选择器上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】命令，如图5-4所示。

(2)将鼠标光标移到最后的待录入数据行，在该行的行选择器上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘贴】命令，如图5-5所示。图5-4【复制】命令

图5-5【粘贴】命令

(3)修改粘贴后的记录，将“学号”和“姓名”分别改为“080107”和“王献立”。

注意：在同一张表中复制记录，一定要对复制后的记录进行修改，因为一张表中不能有相同的记录。

2)通过剪贴板复制粘贴

【例5-2】用剪贴板将“学生”表中的第三条记录复制到该表最后。

其具体操作如下：

(1)打开“学生”数据表视图窗口，选择第三条记录。

(2)单击“工具栏”中的【复制】按钮，在“剪贴板”上出现复制的信息，如图5-6所示。

(3)将光标移到最后待输入记录的一行，单击“剪贴板”上要复制的信息，单击右键，在弹出的快捷菜单中选“粘贴”，如图5-7所示，之后修改粘贴后的记录。图5-6“剪贴板”信息

图5-7“粘贴”功能

5.删除记录

(1)右击选取的记录，在弹出的快捷菜单中选“删除记录”，如图5-8所示。

(2)选取记录，按【Del】键。

(3)选取记录，单击【编辑】→【删除记录】。

说明：删除记录的操作是不能撤销的。图5-8删除记录

6.查找与替换数据

查找和替换是同一个对话框中两个不同的选项卡。

查找：用鼠标单击某列，单击【编辑】→【查找】命令，在“查找内容”中输入字串，选“搜索”范围，单击【查找下一个】按钮。

替换：用鼠标单击某列，单击【编辑】→【替换】命令，在“查找内容”中输入字串，在“替换为”中输入要替换的字串，单击【查找下一个】按钮，找到查找目标后单击【替换】按钮。

7.排序记录

1)简单排序

在数据表视图选一个字段，单击【升序排序】或【降序排序】按钮，字段的值被排序，如图5-9所示。图5-9简单排序

2)高级排序

单击【记录】→【筛选】→【高级筛选/排序】命令，在筛选窗口选字段和排序方式。

【例5-3】在学生表中筛选出“籍贯”为“河南”的男生。

(1)设置条件：单击【记录】→【菜单】→【筛选】→【高级筛选/排序】菜单命令，弹出筛选对话框，第一列字段选“性别”，在条件中输入“男”，第二列字段选“籍贯”，在条件中输入“河南”，如图5-10所示。

(2)单击工具栏中的【应用筛选】按钮，筛选结果如图5-11所示。图5-10设置筛选条件图5-11筛选结果在实际应用中，如果需要临时改变一张表的数据表视图格式，则可以在这个表的设计视图中进行重新设定。重新设定数据表视图格式的操作包括：设定数据表格式、数据表视图的行高和列宽、数据表视图字体、在数据表视图中隐藏列、在数据表视图中冻结列等。

1.设置数据表格式

单击【格式】菜单→【数据表】命令，打开“设置数据表格式”对话框，可以在对话框中更改数据表的显示样式。如背景色、网格线颜色、单元格效果、网格线显示方式等，如图5-12所示。5.2数据表的格式化图5-12设置数据表格式

2.设置行高列宽

单击【格式】→【列宽】命令，在“列宽”对话框中输入所需的列宽值，单击【确定】按钮，如图5-13所示。单击【格式】→【行高】命令，在“行高”对话框中输入所需的行高值，单击【确定】按钮，如图5-14所示。

3.设置字体

单击【格式】→【字体】命令，在“字体”对话框做设置，可以改变数据表的字体、字形、字号、字颜色等，如图5-15所示。图5-13设置列宽

图5-14设置行高图5-15设置字体

4.隐藏列与取消隐藏列

(1)隐藏列。选某一列，单击【格式】→【隐藏列】命令，选中的列被隐藏，如图5-16所示。

(2)取消隐藏。单击【格式】→【取消隐藏列】命令，在隐藏列字段前打勾，单击【关闭】按钮，该列被取消隐藏，如图5-17所示。图5-16隐藏列

图5-17取消隐藏列

5.冻结列与取消冻结列

选中一列或几列，单击【格式】→【冻结列】命令，或右击选中的列，在快捷菜单中选【冻结列】命令，冻结的列就显示在数据表的最左边了。

拖动水平滚动条查看数据表，无论如何水平移动数据表，被冻结的列始终显示在窗口最左边。

单击【格式】→【取消对所有列的冻结】命令，可取消数据表中的冻结列。5.3.1向库中导入txt文件作为表

【例5-4】向数据库中导入“系别2.txt”文件作为表，文件内容如图5-18所示。

(1)在数据库窗口中单击表对象，单击【新建】按钮，选“导入表”，单击【确定】按钮，如图5-19所示。5.3表中数据导入/导出图5-18选择导入表图5-19选择导入表

(2)在弹出的【导入】对话框中，选文件位置(D:\Access)，再选文件类型为“文本文件”，选文件(系别2.txt)，如图5-20所示。

(3)单击【导入】按钮，出现如图5-21所示的对话框。

(4)单击【下一步】按钮，勾选“第一行包含字段名称”，如图5-22所示。

(5)单击【下一步】按钮，点选“新表中”，如图5-23所示。

(6)单击【下一步】按钮，将“系别编号”字段的数据类型选为“整型”，如图5-24所示。

(7)单击【下一步】按钮，点选“不要主键”如图5-25所示。

(8)单击【下一步】按钮，给表起名为“系别2”，单击【完成】按钮，如图5-26所示。图5-20选择文件

图5-21选“带分隔符”图5-22“第一行包含字段名称”

图5-23选“新表中”图5-24选定字段类型

图5-25选“不要主键”图5-26给表起名5.3.2向库中导入电子表格作为表

【例5-5】将图5-27所示的“教师”表(xls格式)的文件导入到数据库中作为表。

操作过程如下：

(1)在数据库窗口中单击表对象，选择【文件】→【获取外部数据】→【导入】，如图5-28所示。

(2)弹出如图5-29所示的“导入”对话框，选择文件位置、文件类型(选MicrosoftExcel)和文件名(这里选“教师.xls”)，单击【导入】按钮，显示如图5-30所示。

(3)单击【下一步】按钮，弹出如图5-31所示对话框，勾选“第一行包含列标题”，单击【下一步】按钮。图5-27教师表图5-28选择“导入”功能项

图5-29“导入”对话框

图5-30显示对话框

图5-31勾选“第一行包含列标题”

(4)在弹出的如图5-32所示的对话框中点选“新表中”，单击【下一步】按钮，出现如图5-33所示对话框，单击【下一步】按钮。

(5)在弹出的如图5-34所示的对话框中点选“不要主键”，单击【下一步】按钮，给表起名为“教师”单击【完成】按钮，如图5-35所示，结束导入数据操作。图5-32“导入数据表向导”对话框

图5-33字段选项图5-34不要主键

图5-35完成数据导入5.3.3将另一个库中的表导入到当前库中

【例5-6】将图5-36所示的“基础篇-学生成绩管理系统”数据库中的“学生”表导入到图5-37所示的“基础篇-学生成绩管理系统-001”数据库中。

(1)在“基础篇-学生成绩管理系统-001”数据库窗口中，单击表对象，选择【文件】→【获取外部数据】→【导入】，如图5-38所示，弹出“导入”对话框，如图5-39所示。图5-36基础篇-学生成绩管理系统

图5-37基础篇-学生成绩管理系统-001

图5-38导入功能项

图5-39“导入”对话框

(2)选文件位置、文件类型(选*.mdb)、选文件(这里选择基础篇-学生成绩管理系统.mdb)，单击【导入】按钮，显示如图5-39所示。

(3)选择一张表(如“学生”表)，如图5-40所示，单击【确定】按钮，完成数据导入，结果如图5-41所示。图5-40导入对象对话框图5-41导入数据结果5.3.4将数据表导出为其他类型文件

【例5-7】将“基础篇-学生成绩管理系统”数据库中的“公共课成绩”表导出为文本文件。

操作过程如下：

(1)在“基础篇-学生成绩管理系统”数据库中打开“公共课成绩”表，选择【文件】→【导出】，如图5-42所示。

(2)弹出“导出”对话框，选保存位置(这里选择“我的文档”)，选导出的文件类型(这里选择“文本文件”)，为文件起名(这里输入“公共课成绩”)，如图5-43所示，单击【全部导出】按钮。图5-42【导出】菜单

图5-43输入文件名

(3)弹出如图5-44所示的“导出文本框向导”对话框，选中“带分隔符”，单击【下一步】按钮。

(4)弹出“请选择字段分隔符”对话框，这里选择“逗号”，如图5-45所示，单击【下一步】按钮。

(5)单击【下一步】按钮，在弹出的对话框中单击【完成】按钮，结束操作过程。图5-44“导出文本向导”对话框

图5-45选择“逗号”5.4.1表对象的复制、删除与重命名

复制可以将其他Access数据库中的表复制到当前打开的数据库中。重命名可以在当前打开的数据库中改变表对象的名字。删除操作可以在当前打开的数据库中删除指定的表对象。

【例5-8】将“基础篇-学生成绩管理系统”数据库中的“系别”表复制到“基础篇-学生成绩管理系统-001”数据库中并命名为“系别编号”，然后将该表删除。5.4表 对 象 操 作操作步骤如下：

(1)在“基础篇-学生成绩管理系统”数据库中，右击“系别”表，在弹出的动态菜单中选择【复制】命令，如图5-46所示。

(2)在“基础篇-学生成绩管理系统-001”数据库中，选中“表”对象，在右边窗格中的空白处单击鼠标右键，弹出动态菜单，如图5-47所示，单击【粘贴】命令。图5-46右击“系别”表图5-47选择【粘贴】命令

(3)在弹出的对话框中输入表名(这里输入“系别”)，如图5-48所示，单击【确定】按钮，在“基础篇-学生成绩管理系统-001”数据库中增加一张“系别”表，如图5-49所示。

(4)在“基础篇-学生成绩管理系统-001”数据库中选中“系别”表，单击鼠标右键，弹出如图5-50所示的动态菜单，选择“重命名”；在弹出的图5-51中输入“系别编号”，就将“系别”表名更改为“系别编号”名了。

(5)在“基础篇-学生成绩管理系统-001”数据库中选中“系别编号”表，单击鼠标右键，弹出如图5-50所示的动态菜单，选择【删除】命令，将该表从数据库中删除。图5-48输入“系别”

图5-49增加了“系别”表图5-50选择“重命名”

图5-51输入“系别编号”5.4.2拆分表

拆分表功能可以将一张表拆分为多张新表。

【例5-9】将“学生名单”表(如图5-52所示)拆分为两张新表。

操作步骤如下：

(1)打开“学生名单”表。

(2)选择【工具】→【分析】→【表】。

(3)按向导指示继续操作。

(4)将“院系”字段拖到窗口空白处产生新表，在表名框中输入“office”，如图5-53所示。图5-52“学生名单”表

图5-53输入表名

(5)将“院长”字段和“院办电话”字段拖到“office”表中，选中“院系”字段，单击窗口右上方按钮，“院系”字段被设为主键。

(6)选中“学号”字段，单击按钮将其设为主键，单击按钮将“学号”字段所在的表命名为“xs”。

拆分出来的两张新表如图5-54所示。图5-54拆分出来的两张新表5.5.1主键和索引

MicrosoftAccess2003是一种关系型数据库系统，可以使用查询、窗体和报表快速地查找并组合存储在各个不同表中的信息。为了做到这一点，每个表都应该设定主关键字。关键字是用于唯一标识每条记录的一个或一组字段，Access2003建议为每一个表设置一个主关键字，主关键字简称为主键。设立主键能提高Access在查询、窗体和报表操作中的快速查找能力。5.5主键、索引及表间关系

1.主键

表中所存储的每条记录的唯一标识，即称做表的主键。指定了表的主键之后，Access将阻止在主键字段中输入重复值或Null值。

主键可以包含一个或多个字段，以保证每条记录都具有唯一的值。设定主键的目的在于以下几个方面：一个是保证表中的所有记录都能够被唯一识别；二是保持记录按主键字段项目排序；三是加速处理。Access2003中可以设置三种主键，即自动编号、单字段及多字段。

(1)“自动编号”主键：当向表中添加每一条记录时，可将“自动编号”字段设置为自动输入连续数字的编号。将“自动编号”字段指定为表的主键是创建主键的最简单的方法。如果在保存新建的表之前未设置主键，则MicrosoftAccess会询问是否要创建主键，如果回答为“是”，MicrosoftAccess将创建“自动编号”主键。

(2)“单字段”主键：如果字段中包含的都是唯一的值，例如ID号或部件号码，则可以将该字段指定为主键。只要某字段包含数据，且不包含重复值或Null值，就可以为该字段指定主键。

(3)“多字段”主键：在不能保证任何单字段包含唯一值时，可以将两个或更多的字段指定为主键。

【例5-10】为“学生”表添加主键。

操作步骤如下：

(1)在表设计视图中打开“学生”表，并选中“学号”字段，如图5-55所示。

(2)选择【编辑】→【主键】命令，即将“学号”字段设置为主键，如图5-56所示。图5-55打开“学生”表图5-56选择主键

2.索引

在字段常规属性中，索引属性是一项非常重要的属性，合理地设置字段的索引属性，不仅可以加速对索引字段的查询，还能加速排序及分组操作。

增加或删除字段的索引的具体操作步骤如下：

(1)单击要处理的字段名。

(2)单击字段属性栏中的“常规”选项卡。

(3)单击“索引”属性，出现向下箭头，单击此箭头会出现3个选项，如图5-57所示，从中选择一个选项。图5-57常规选项卡中索引索引的这3个选项的含义如下：

无：该字段不需要建立索引。

有(有重复)：以该字段建立索引，其属性值可重复出现。

有(无重复)：以该字段建立索引，其属性值不可重复。设置为主键的字段取得此属性，要删除该字段的这个属性，首先应先删除主键。选择【视图】→【索引】，如图5-58所示，或单击工具栏上的【索引】按钮，可以调出“索引”对话框，如图5-59所示，在该对话框中，可以定义索引。在“学生”表中建立“学号”主键之后，在索引对话框中就自动生成了一个索引“PrimaryKey”，在这里我们再创建一个“院系编号”索引，在“索引名称”列的“PrimaryKey”下面输入“院系编号”，在字段名称中选择“系别编号”，在排列次序列选择“升序”。该对话框左下方的“主索引”、“唯一索引”、“忽略Nulls”文本框中都选择“否”。图5-58【视图】菜单中的【索引】命令

图5-59“索引”对话框5.5.2表间关系

一个数据库中往往设计有多个表，各表之间可能存在种种关系，称为表间关系。比如，在“基础篇-学生成绩管理系统”中，学生表、公共课成绩表中都包含“学号”字段，可通过“学号”字段建立这两个表之间的联系，这样就能使不同表中的相关数据关联起来。操作时，可以同时使用建立关系的几张表中的相关数据，为创建查询、窗体、报表等对象创造条件。表与表之间的关系有三种，分别是：一对一关系、一对多关系和多对多关系。

1.一对一关系

如果表A中的一个记录与表B中的一个记录直接相关联，这就是一对一的关系。

例如，在一个“基础篇-学生成绩管理系统”中，表“学生”和另一个表“系别”，因为一个学生只有一个系别，所以这种关系就是一对一的关系。在Access中，这种关系可以直接用视图的方式进行设置并显示出来，显示关系视图的是关系窗口，在关系窗口中两个表之间由一条直线相连，表示这是一对一的关系，如图5-60所示。图5-60一对一关系

2.一对多关系

如果表A中的一个记录与表B中的多个记录直接相关联，这就是一对多的关系，这种关系是Access中最常使用的关系。

在关系窗口中，一对多关系在两个表之间用一条直线相连，直线的一端标有“1”，表示是一对多中的一端；另一端标有“∞”符号，表示是一对多中的多端，如图5-61所示。图5-61一对多关系在这个关系中，因为一位学生的英语成绩有精读成绩、泛读成绩，所以一个学生表的编号就会重复出现在“英语专业课成绩”表的记录中，代表着一对多的关系。

3.多对多关系

多对多关系是表A中的一条记录对应到表B中的多条记录，同时表B中的一条记录反过来也会对应到表A中的多条记录，这种关系就是多对多的关系。

在图5-62所示的“多对多”关系中，“订单”表和“产品”表有一个多对多的关系，它是通过建立与“订单明细”表中两个一对多关系来创建的。一份订单可以有多种产品，每种产品可以出现在多份订单中，这样“产品”和“订单”两个表，通过“订单明细”表，形成了多对多的关系。图5-62多对多关系多对多型的关系仅能通过定义第三个表(称做联接表)来达成，它的可以包含两个以上字段，即来源于A和B两个表的，外键是引用其他表中的主键字段(一个或多个)的一个或多个表字段(列)，它用于表明表之间的关系。

多字段主键中字段的次序按照它们在表设计视图中的顺序排列，可以在“索引”窗口中更改主键字段的顺序。如果不能确定是否能为多字段主键选择合适的字段组合，应该添加一个“自动编号”字段并将它指定为主键。例如，将“名字”和“姓氏”字段组合起来作为主键并非是很好的方法，因为在这两个字段的组合中，完全有可能会遇到重复的数据。

例如，在一家商贸公