档案与资料管理制度

档案与资料管理制度第一章总则第一条目的和依据1.1本制度的目的是规范和管理企业的档案与资料，确保其安全、准确和便捷地存储、管理和使用。1.2本制度的依据包含国家有关档案管理法律法规和企业内部相关规定。第二条适用范围2.1本制度适用于企业全体职工对于档案与资料的管理和使用。2.2以下档案不在本制度的管控范围内：国家机密档案、受法律法规限制的档案、企业财务账目等。第三条基本原则3.1信息安全原则：档案与资料的管理应确保信息的保密性、完整性和可用性。3.2效率原则：档案与资料应当保持乾净、规范，以提高信息的查找和使用效率。3.3统一管理原则：各部门和人员应依照统一的规范和程序管理档案与资料。第二章档案与资料分类与归档第四条档案分类4.1档案依照内容分为：人事档案、财务档案、项目档案、合同档案等。4.2档案依照形式分为：纸质档案、电子档案。第五条档案归档程序5.1档案管理员负责对档案进行归档，确保档案的完整性和准确性。5.2档案归档程序包含：申请、审核、归档、备案等环节。5.3归档申请应包含档案名称、归档编号、归档时间、归档部门、责任人等信息。审核通过后档案管理员将档案进行归档。5.4已归档的档案应进行备案，以便于后续查询和使用。第六条档案存储和保管6.1纸质档案应存放在专用档案柜中，保证档案的安全和防火性。6.2电子档案应存放在服务器和备份中心等指定的存储介质中，确保数据的安全和备份。6.3档案存储位置应符合保密和安全要求，避开未经授权的人员接触和泄露。6.4档案保管期限依据档案的紧要性和法律法规规定确定，过期档案应及时进行归档和销毁。第三章档案与资料的查询和使用第七条档案查询与借阅7.1档案查询应向档案管理员提出申请，供应相关信息以便快速定位和检索。7.2档案查询应在规定的时间内完成，查询结果应及时反馈给申请人。7.3档案借阅应供应借阅申请，包含借阅用途、借阅时间、借阅人等信息。7.4档案借阅期限依据实际需要和档案的紧要性进行确定，借阅期满应及时归还。第八条档案复制与外借8.1档案的复制应经过授权并在规定的范围内进行。8.2档案的外借应经过档案管理员审核和记录，并在外借期满后及时归还。8.3档案的外借应确保信息的安全和完整，避开泄露和损坏。第四章档案与资料的保管和销毁第九条档案保管9.1档案的保管应依照规定的保管期限进行，确保档案的完整性和可用性。9.2档案保管期满后，应及时进行整理、归档和备案，以便于后续查询和使用。9.3档案保管期满后，应依据档案的紧要性和法律法规规定进行销毁或移交。第十条档案销毁10.1档案销毁应经过档案管理员的审核和批准，并进行相应的记录和备案。10.2档案销毁应依照规定的程序进行，包含：档案清点、销毁申请、审核、销毁、备案等环节。10.3档案销毁应确保信息的安全性，避开泄露和恶意破坏。第五章管理责任和制度培训第十一条管理责任11.1各部门负责人应加强对档案与资料的管理，确保档案的安全和使用。11.2档案管理员应严格履行档案管理职责，保证档案的完整性和准确性。11.3违反本制度的管理人员和员工将面对相应的纪律处分。第十二条制度培训12.1企业应定期组织档案管理培训，培养员工对档案管理的意识和技能。12.2新员工入职时，应进行档案管理相关知识的培训。12.3档案管理员应不定期组织档案管理相关知识的培训和沟通，提高自身的专业素养。