公司合同专用章管理制度

公司合同专用章管理制度演讲人：日期：合同专用章概述合同专用章刻制与启用合同专用章使用规定合同专用章监督检查与考核合同专用章风险防范措施合同专用章管理制度完善建议目录CONTENTS01合同专用章概述CHAPTER定义合同专用章是公司专门用于签订合同的印章，具有法律效力。作用确认合同的有效性、约束合同当事人的行为、保护合同双方的权益。定义与作用使用范围仅限于公司签订的各类经济合同、协议等文件。权限限制合同专用章不得用于其他非合同类文件或超出合同范围的事项。使用范围及权限一般由公司法务部门或合同管理部门负责合同专用章的保管。保管部门具体保管人员需经过授权，并对合同专用章的使用负责。保管人员保管责任部门及人员02合同专用章刻制与启用CHAPTER申请刻制由公司法人或授权代表向公章刻制部门提出申请，填写申请表格并加盖公司公章。刻制标准合同专用章应按照相关规定和标准刻制，包括印章的形状、尺寸、字体、字间距等。印章材质合同专用章应选用耐磨损、不易变形的材质，如牛角、橡胶等。刻制费用合同专用章的刻制费用由公司承担，计入相关成本或费用科目。刻制程序及要求在合同专用章刻制完成后，应举行启用仪式，由公司高层领导或授权代表宣布启用。启用仪式通过公司内部公告、邮件等方式，向全体员工发布合同专用章启用的通知。通知发布记录合同专用章的启用时间、地点、仪式及通知发布情况等信息。启用记录启用仪式与通知发布010203印章备案与存档管理备案手续按照相关规定，将合同专用章的印模、印鉴卡等备案资料报送有关部门备案。存档管理合同专用章应由专人负责管理，并建立印章管理档案，记录印章的刻制、启用、使用、废止等情况。印章交接如合同专用章管理人员发生变动，应办理印章交接手续，确保印章的连续性和安全性。印章销毁如合同专用章因故废止或不再使用，应及时进行销毁处理，销毁时需有相关人员监销并记录。03合同专用章使用规定CHAPTER使用合同专用章需提前向印章管理部门提交用印申请，并明确用印事项、用印时间等。用印申请用印申请须经过相关部门负责人审批，并签署审批意见，确保用印事项合规、合法。审批流程审批通过后，印章管理部门需做好审批记录，并存档备查。审批记录用印审批流程用印人员用印人员必须是指定的专人负责，并经过培训合格后方可上岗。用印范围合同专用章仅用于公司签订的合同、协议等文件上，不得用于其他用途。用印位置用印时应加盖在文件的右下方，并保证印章清晰、完整。用印登记每次用印都需进行登记，记录用印时间、用印事由、用印人员等信息。用印操作规范发现合同专用章丢失、被盗用、损坏等异常情况，应立即向印章管理部门报告。异常反馈印章管理部门应及时采取措施，如停用印章、发布印章作废公告等，以控制风险。异常处理对异常情况的发生，应追究相关人员的责任，并视情节轻重给予相应处罚。责任追究异常情况处理机制01020304合同专用章监督检查与考核CHAPTER监督检查方式及频次安排定期检查每季度进行一次合同专用章使用情况全面检查，确保用章合规。突击抽查不定期地对合同专用章进行突击抽查，防止违规用章行为。专项检查针对合同专用章使用过程中出现的问题，开展专项检查，深入剖析问题根源。自查自纠鼓励各部门自行检查合同专用章使用情况，及时发现并纠正问题。根据法律法规和公司规章制度，制定合同专用章使用考核评价标准。包括用章合规性、用章流程规范性、用章登记准确性等方面。采用定量考核与定性评价相结合的方式，确保考核结果的公正性。根据考核结果，对合同专用章使用情况进行奖惩，激励员工合规用章。考核评价标准制定与实施制定标准考核内容考核方式奖惩机制整改措施跟踪落实情况反馈整改通知对于检查中发现的问题，及时下达整改通知，明确整改要求和期限。02040301复查验证对整改情况进行复查验证，确保整改措施得到有效执行。整改落实跟踪整改措施的落实情况，确保问题得到彻底解决。总结提升对整改过程中出现的问题进行总结分析，不断完善合同专用章管理制度。05合同专用章风险防范措施CHAPTER定期组织合同专用章使用人员进行风险防范培训，提高员工风险意识。风险防范培训通过内部宣传、案例分析等方式，加强员工对合同专用章风险的认识。宣传与教育组织员工学习相关法律法规，了解合同专用章的法律效力及使用规定。法规学习风险防范意识培养与教育宣传010203定期梳理合同专用章使用过程中的潜在风险，明确风险点。风险识别对识别出的风险进行评估，确定风险等级，制定相应的防范措施。风险评估建立风险预警机制，及时发现并处理潜在风险，确保合同专用章的安全使用。预警机制风险识别评估及预警机制建立应急预案制定针对可能出现的风险，制定相应的应急预案，明确应急处理流程。演练活动组织定期组织合同专用章使用人员进行应急演练，提高应急处理能力。演练总结与改进对演练活动进行总结，发现问题及时改进，不断完善应急预案。030201应急预案制定与演练活动组织06合同专用章管理制度完善建议CHAPTER管理制度不完善合同专用章使用过程中存在随意盖章、未审批先盖章等不规范行为，可能引发法律风险。印章使用不规范保管措施不严格合同专用章保管不当，存在被盗用、滥用等风险，影响合同的有效性。合同专用章管理制度未能全面覆盖所有合同类型和流程环节，导致部分合同缺乏有效监管。现有制度存在问题分析优化印章保管措施加强合同专用章的保管措施，设置专人保管、专库存放等措施，确保印章安全。完善管理制度梳理现有合同专用章管理流程，制定全面的管理制度，包括印章的申领、审批、使用、保管等环节，确保制度覆盖所有合同类型和流程环节。加强使用培训对合同相关人员进行印章使用培训，提高规范使用意识，减少随意盖章、未审批先盖章等不规范行为的发生。强化监督与审计建立合同专用章使用情况的监督和审计机制，定期检查印章使用情况，发现问题及时整改。改进措施提出及实施计划安排业务流程优化随着企业业务流程的优化和调整，合同专用章的使用和管理也需相应