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文档简介

公文管理制度

第一章总则

第一条为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化,

提高公文处理的质量和效率,保证公文的严肃性,根据《国家行政机

关公文处理办法》的原则,结合公司实际,特制定本制度。

第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范,必须严格

执行有关保密法规,确保公司商业秘密的安全.

第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作,遵守本制度并

加强对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作

作风,提高公文处理工作的效率和质量。

第四条公司综合部是公文处理的归口管理部门,主管公司并指

导各部门公文处理工作,负责公司公文的统一收发、分办、传递、用

印、立卷、归档和销毁。

第五条凡以公司名义行文的一切书面文件(含电子文件),均

适用本制度。

第二章公文种类

第六条公司常用公文种类主要包括:

(一)决定:用于对重要事项作出决策和安排。

(二)意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。

(三)通知:用于任免干部,传达上级指示,转发上级和不相隶

属有关单位的公文,发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共

同执行的事项。

(四)通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重

要情况。

(五)报告:用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有

关单位的询问.

(六)请示:用于向上级领导或有关单位请求指示、批准.

(七)批复:用于公司回复有关单位的请示。

(A)制度(办法):用于发布公司的规范经营管理等行为的规

章制度,用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范.

(九)函:用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问

和答复问题,向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关

事项等。

(+)会议纪要:用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精

神和议定的事项。

第七条公文按照行文方向分为:

上行文:指下级机关向所属上级机关的发文,如请示、报告。

平行文:指平行机关或不相隶属的机关之间的发文,主要是函,

也包括一些纪要。

下行文:指上级机关对所属下级机关的发文,如决定、通知、通

报、批复等。

第三章公文格式

第八条规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、

主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/

部门、印发单位/部门等部分组成。

(一)涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中,“绝密”、

“机密”级公文还应当标明份数序号。

公文按机密程度可分为以下几类:

1.绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。

2.机密:指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员

透露的公文.

3.秘密:指不宜向公司以外人员透露内容的公文。

4.普通:指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西,

则另当别论。

5.传阅:指在本公司内部传阅或传达的公文.

(二)紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件"。

(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称

加“文件”二字,用套红大字居中印在公文首页上部。

(四)发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。

(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应

当在附注处注明联系人的姓名和电话.

(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明

公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加

书名号外,一般不用标点符号.标题用2号方正小标宋简体字居中排

布。

(七)正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。

(八)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范

化简称、统称。

(九)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他

单位,应当使用全称或规范化简称、统称.

(十)公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附

件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标

识。

(十一)成文日期,会议通过的决定、决议等以会议通过日期为

准;领导签发的,以领导签发的日期为准;一般信函、传真,以发出

日期为准。

(十二)内容不宜对外公开的,应当在文件首页右上角适当位置

(三)其他类型的文件

公司其他文件,根据业务发展和管理的需要,另行确定。

第六章发文办理

第十五条发文办理包括拟稿、核稿、签发、校对、用印、登记、

分发、立卷、归档、销毁等程序.

第十六条拟稿:公文由相关部门负责拟稿,初稿形成后,经相关

部门会签;拟稿部门针对会签意见修订,形成正式文稿。草拟公文应

当做到:

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,

直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,

第三层为“1。”第四层为“(1)

(四)引用公文应当先引标题,后引发文字号.

(五)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。

(六)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、

词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使

用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第十七条核稿:正式文稿经部门负责人审核,交办公室主任复

核。

核稿把关的重点是:

(一)是否需要行文;

(二)是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定;

(三)涉及多个部门的文件是否已会签;

(四)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;

(五)文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有

关规定。

第十八条印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可

印制;印件要格式正确、整洁、美观、份数准确.综合部负责红头文

件的印制和装订。

第七章收文管理

第十九条综合部负责公司外来文件以及各部门报送公司领

导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处

理。

第二十条收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批

办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序.

第二十一条签收:收到文件应以签字或盖章的方式给发文单

位以凭据.

第二十二条登记:对收文的特征和办理要求进行记载,如标题、

发文单位、缓急度等。

第二十三条拟办:各部门收到的外来文件,对指名或亲启件

原则上直接送收件人;不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司综

合部,由综合部拆开后据情填写《收文处理签》提出办理意见,送上

级领导批阅。

第二十四条分发:综合部根据领导批示,对来文进行跟进办

理,对需要公告的事项,通过会议、公告栏等方式负责传达;对需要

传阅的文件送达给相关责任人,并做传阅登记。

第二十五条承办:各责任部门(责任人)对需要办理的事项应

及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门

应当直接答复呈文单位;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门

应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级领导审批的事项,承办

部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送请上级领导审批。承办情

况与部门或个人绩效考核结合.

第二十六条督办:综合部有权对承办情况进行督促检查。督

办贯穿于签批事项处理的各个环节,根据事项的紧急程度随时或者定

期向领导反馈办理情况。

第二十七条时间控制:各事项在拟办、承办、督办等每一阶段,

均要求办理的时效性;其中,普通件办理控制在48小时内,急件办理

控制在24小时内,特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围

内向公司领导、综合部反馈办理情况。公文办理时效纳入部门或个人

绩效考核。

第八章附则

第二十八条本制度由公司行政部负责解释,并修订完善。

本制度自公布之日起施行

附件:

公文模板目录

一、A4型公文纸页边及版心尺寸

二、红头文件纸

四、请示

五、报告

六、部门间工作联系单

七、决定

八、通知

九、批复

十、通告

十一、会议纪要

十二、传阅单

十三、文件签收单

1,

\37mm±1mm天头

4

28mm±1mm订口

E

e

A4型公文纸页边及版心尺寸

7mm

1

t

—1—

r

'156mm*

<-----------------------------------------------------►

2IOnim

连诚公司文件

XX字(20XX)XX号(仿宋三号居中)(红色反线距此

4mm)

标题(宋体小二号居中)

主送单位(仿宋三号左侧顶格):

自然段(左空2字)XXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

附件:1。XXXX(仿宋三号左空2字)

2oXXXXXXX

(盖章生效)

二O一年月日(右空4字)

主题词(黑体三号居左顶格):词口(宋体小二号)

抄送(仿宋三号左空1字):XXX、XXX

印发机关(仿宋三号左空1字)201年月日印发

连诚内部请示秘密

XX请字()号特急

总经理或总经理授权人批示:

主管副总经理意见:

标题:

内容摘要:

附件:1.

2.

签报人:呈文部门:

年月日经办人:

联系电话:

注:办公室负责审核格式以及模板的正确使用;会签页及正文附后。

会签页

文件名及字号:

会签单位会签内容

会签意见(需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见):

负责人签字:签字时间:年月日

会签意见(需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见):

负责人签字:签字时间:年月日

会签意见(需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见):

负责人签字:签字时间:年月日

会签意见(需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见):

负责人签字:签字时间:年月日

原件存档部门复印件存档部门

关于XXX问题的请示

(标题二号宋体字加粗居中)

XXX:(主送机关和正文:仿宋3号)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

xxxxxxxxxxx.

xxxxxxxxxxXXXXXXXxxxxxxxx

XXXXXXXXXXXo

附件:1。XXXXXXXXXXXXXXXX

2oXXXXXXXXX

(呈文单位)

二。一年月0

连诚内部报告秘密

签报人:呈文部门:

年月日经办人:

联系电话:

原件存档部门复印件存档部门

注:办公室负责审核格式以及模板的正确使用;会签页及正文附后。

关于XXX问题的报告

(标题二号宋体字加粗居中)

Xxx:(主送机关和正文:仿宋3号)

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX.

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXo

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXX.

附件:1。xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

(呈文单位)

-OO年月日

工作联系单

日期:编号:

题目

收件部门收件人

发文部门部门负责人

办理期限

对方签收

备注

关于XXX的决定(标题二号宋体字加粗居中)

XX决字()号

正文(仿宋3号)

为此,特决定如下:

发文单位/部门(盖章)

二OO八年X月X日

主题词:(黑体小三)XXXX决定(宋体小三)一主送:

XXX部

抄送:XXX部

份数:共印X份存X吩发X份

发文单位/部门20XX年X月X日印

关于XXX的通知(标题二号宋体字加粗居中)

主送单位:(主送机关和正文:仿宋3号)

为了XXXXXXXX,经XXXXXXXX研究决定:

一、XXXX;

二、XXXX;

三、XXXXo

特此通知。

发文单位/部门(盖章)

二OO八年X月X日

主题词:(黑体小三)XXXX通知(宋体小三)主送:

XXX部

抄送:XXX部

份数:共印X份存X份发X份

发文单位/部门20XX年X月X日印

关于XXX请示的批复(标题二号宋体字加粗居中)

XX批字()号

XX单位/部门:(主送机关和正文:仿

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