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文档简介
公文管理制度
第一章总则
第一条为了实现公司公文处理作的规范化、标准化和制度化,
提高公文处理的质量和效率,保证公文的严肃性,根据《国家行政机
关公文处理办法》的原则,结合公司实际,特制定本制度。
第二条公文处理必须做到及时、准确、安全、规范,必须严格
执行有关保密法规,确保公司商业秘密的安全.
第三条公司各部门应当高度重视公文处理工作,遵守本制度并
加强对公文处理工作的领导和检查。养成实事求是和认真负责的工作
作风,提高公文处理工作的效率和质量。
第四条公司综合部是公文处理的归口管理部门,主管公司并指
导各部门公文处理工作,负责公司公文的统一收发、分办、传递、用
印、立卷、归档和销毁。
第五条凡以公司名义行文的一切书面文件(含电子文件),均
适用本制度。
第二章公文种类
第六条公司常用公文种类主要包括:
(一)决定:用于对重要事项作出决策和安排。
(二)意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。
(三)通知:用于任免干部,传达上级指示,转发上级和不相隶
属有关单位的公文,发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共
同执行的事项。
(四)通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重
要情况。
(五)报告:用于向上级领导汇报工作、反映情况、答复上级有
关单位的询问.
(六)请示:用于向上级领导或有关单位请求指示、批准.
(七)批复:用于公司回复有关单位的请示。
(A)制度(办法):用于发布公司的规范经营管理等行为的规
章制度,用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范.
(九)函:用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问
和答复问题,向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关
事项等。
(+)会议纪要:用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精
神和议定的事项。
第七条公文按照行文方向分为:
上行文:指下级机关向所属上级机关的发文,如请示、报告。
平行文:指平行机关或不相隶属的机关之间的发文,主要是函,
也包括一些纪要。
下行文:指上级机关对所属下级机关的发文,如决定、通知、通
报、批复等。
第三章公文格式
第八条规范的公文一般由发文字号、标题、缓急程度、秘密等级、
主送单位/部门、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位/
部门、印发单位/部门等部分组成。
(一)涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中,“绝密”、
“机密”级公文还应当标明份数序号。
公文按机密程度可分为以下几类:
1.绝密:指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。
2.机密:指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员
透露的公文.
3.秘密:指不宜向公司以外人员透露内容的公文。
4.普通:指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西,
则另当别论。
5.传阅:指在本公司内部传阅或传达的公文.
(二)紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件"。
(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称
加“文件”二字,用套红大字居中印在公文首页上部。
(四)发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应
当在附注处注明联系人的姓名和电话.
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明
公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加
书名号外,一般不用标点符号.标题用2号方正小标宋简体字居中排
布。
(七)正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。
(八)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范
化简称、统称。
(九)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他
单位,应当使用全称或规范化简称、统称.
(十)公文如有附件,应当在正文之后,成文时间之前注明附
件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标
识。
(十一)成文日期,会议通过的决定、决议等以会议通过日期为
准;领导签发的,以领导签发的日期为准;一般信函、传真,以发出
日期为准。
(十二)内容不宜对外公开的,应当在文件首页右上角适当位置
(三)其他类型的文件
公司其他文件,根据业务发展和管理的需要,另行确定。
第六章发文办理
第十五条发文办理包括拟稿、核稿、签发、校对、用印、登记、
分发、立卷、归档、销毁等程序.
第十六条拟稿:公文由相关部门负责拟稿,初稿形成后,经相关
部门会签;拟稿部门针对会签意见修订,形成正式文稿。草拟公文应
当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,
直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,
第三层为“1。”第四层为“(1)
(四)引用公文应当先引标题,后引发文字号.
(五)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
(六)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、
词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使
用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第十七条核稿:正式文稿经部门负责人审核,交办公室主任复
核。
核稿把关的重点是:
(一)是否需要行文;
(二)是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定;
(三)涉及多个部门的文件是否已会签;
(四)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;
(五)文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有
关规定。
第十八条印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可
印制;印件要格式正确、整洁、美观、份数准确.综合部负责红头文
件的印制和装订。
第七章收文管理
第十九条综合部负责公司外来文件以及各部门报送公司领
导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处
理。
第二十条收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批
办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序.
第二十一条签收:收到文件应以签字或盖章的方式给发文单
位以凭据.
第二十二条登记:对收文的特征和办理要求进行记载,如标题、
发文单位、缓急度等。
第二十三条拟办:各部门收到的外来文件,对指名或亲启件
原则上直接送收件人;不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司综
合部,由综合部拆开后据情填写《收文处理签》提出办理意见,送上
级领导批阅。
第二十四条分发:综合部根据领导批示,对来文进行跟进办
理,对需要公告的事项,通过会议、公告栏等方式负责传达;对需要
传阅的文件送达给相关责任人,并做传阅登记。
第二十五条承办:各责任部门(责任人)对需要办理的事项应
及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门
应当直接答复呈文单位;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门
应当主动与有关部门协商办理;凡须报请上级领导审批的事项,承办
部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并送请上级领导审批。承办情
况与部门或个人绩效考核结合.
第二十六条督办:综合部有权对承办情况进行督促检查。督
办贯穿于签批事项处理的各个环节,根据事项的紧急程度随时或者定
期向领导反馈办理情况。
第二十七条时间控制:各事项在拟办、承办、督办等每一阶段,
均要求办理的时效性;其中,普通件办理控制在48小时内,急件办理
控制在24小时内,特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围
内向公司领导、综合部反馈办理情况。公文办理时效纳入部门或个人
绩效考核。
第八章附则
第二十八条本制度由公司行政部负责解释,并修订完善。
本制度自公布之日起施行
附件:
公文模板目录
一、A4型公文纸页边及版心尺寸
二、红头文件纸
四、请示
五、报告
六、部门间工作联系单
七、决定
八、通知
九、批复
十、通告
十一、会议纪要
十二、传阅单
十三、文件签收单
1,
卜
\37mm±1mm天头
4
28mm±1mm订口
二
E
e
A4型公文纸页边及版心尺寸
7mm
1
t
—1—
r
'156mm*
<-----------------------------------------------------►
2IOnim
连诚公司文件
XX字(20XX)XX号(仿宋三号居中)(红色反线距此
4mm)
标题(宋体小二号居中)
主送单位(仿宋三号左侧顶格):
自然段(左空2字)XXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXo
附件:1。XXXX(仿宋三号左空2字)
2oXXXXXXX
(盖章生效)
二O一年月日(右空4字)
主题词(黑体三号居左顶格):词口(宋体小二号)
抄送(仿宋三号左空1字):XXX、XXX
印发机关(仿宋三号左空1字)201年月日印发
连诚内部请示秘密
XX请字()号特急
总经理或总经理授权人批示:
主管副总经理意见:
标题:
内容摘要:
附件:1.
2.
签报人:呈文部门:
年月日经办人:
联系电话:
注:办公室负责审核格式以及模板的正确使用;会签页及正文附后。
会签页
文件名及字号:
会签单位会签内容
会签意见(需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见):
负责人签字:签字时间:年月日
会签意见(需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见):
负责人签字:签字时间:年月日
会签意见(需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见):
负责人签字:签字时间:年月日
会签意见(需根据呈文部门所申请审核内容明确会签意见):
负责人签字:签字时间:年月日
原件存档部门复印件存档部门
关于XXX问题的请示
(标题二号宋体字加粗居中)
XXX:(主送机关和正文:仿宋3号)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXX.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXo
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
xxxxxxxxxxx.
xxxxxxxxxxXXXXXXXxxxxxxxx
XXXXXXXXXXXo
附件:1。XXXXXXXXXXXXXXXX
2oXXXXXXXXX
(呈文单位)
二。一年月0
连诚内部报告秘密
签报人:呈文部门:
年月日经办人:
联系电话:
原件存档部门复印件存档部门
注:办公室负责审核格式以及模板的正确使用;会签页及正文附后。
关于XXX问题的报告
(标题二号宋体字加粗居中)
Xxx:(主送机关和正文:仿宋3号)
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXo
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXX.
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXXo
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
XXXXXXXXXXX.
附件:1。xxxxxxxxxxxxxxxx
2.xxxxxxxxxxxxxxxx
(呈文单位)
-OO年月日
工作联系单
日期:编号:
题目
收件部门收件人
具
体
内
容
发文部门部门负责人
办理期限
对方签收
备注
关于XXX的决定(标题二号宋体字加粗居中)
XX决字()号
正文(仿宋3号)
为此,特决定如下:
发文单位/部门(盖章)
二OO八年X月X日
主题词:(黑体小三)XXXX决定(宋体小三)一主送:
XXX部
抄送:XXX部
份数:共印X份存X吩发X份
发文单位/部门20XX年X月X日印
关于XXX的通知(标题二号宋体字加粗居中)
主送单位:(主送机关和正文:仿宋3号)
为了XXXXXXXX,经XXXXXXXX研究决定:
一、XXXX;
二、XXXX;
三、XXXXo
特此通知。
发文单位/部门(盖章)
二OO八年X月X日
主题词:(黑体小三)XXXX通知(宋体小三)主送:
XXX部
抄送:XXX部
份数:共印X份存X份发X份
发文单位/部门20XX年X月X日印
关于XXX请示的批复(标题二号宋体字加粗居中)
XX批字()号
XX单位/部门:(主送机关和正文:仿
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