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文档简介

房地产行业合同档案管理制度第一章总则为规范房地产行业合同档案的管理，确保合同档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。合同档案是记录合同签署、履行及变更等重要信息的文件材料，是保障合同权益、维护公司利益的重要依据。第二章适用范围本制度适用于公司所有与房地产相关的合同档案管理工作，包括但不限于购房合同、租赁合同、代理合同、施工合同及其他相关合同。所有部门在合同档案管理中应遵循本制度的规定。第三章管理规范合同档案的管理应遵循以下原则：1.完整性：所有合同档案应完整保存，确保合同的原件及相关附件齐全。2.安全性：合同档案应妥善保管，防止丢失、损毁或泄露。3.可追溯性：合同档案应便于查阅，确保能够快速定位和检索。4.合规性：合同档案的管理应符合国家法律法规及公司内部规章制度。第四章合同档案的收集与归档合同档案的收集与归档由法务部负责，具体流程如下：1.合同签署后，相关部门应及时将合同原件及附件提交法务部。2.法务部对合同进行审核，确保合同内容的合法性和合规性。3.合同审核通过后，法务部应将合同进行编号，并录入合同管理系统。4.合同原件应存放于专用档案柜中，复印件可分发至相关部门。5.合同档案的归档应按照合同类型、签署日期等进行分类，便于后续查阅。第五章合同档案的保管合同档案的保管由法务部专人负责，具体要求如下：1.合同档案应存放在防火、防潮、防盗的专用档案柜中。2.定期对合同档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。3.合同档案的借用需填写借用登记表，借用人应对档案的安全负责。4.合同档案的交接需填写交接清单，并由交接双方签字确认。第六章合同档案的查阅与借用合同档案的查阅与借用应遵循以下流程：1.需查阅或借用合同档案的人员应向法务部提出申请，并说明查阅目的。2.法务部审核申请后，决定是否批准查阅或借用。3.查阅合同档案时，需遵守保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。4.借用合同档案的人员应在规定时间内归还，并确保档案的完整性。第七章合同档案的转递合同档案的转递应遵循以下要求：1.合同档案的转递需由法务部负责，禁止个人私自转递。2.转递的合同档案应密封，并填写转递通知单。3.转递过程中应采取机要方式，确保档案的安全。4.对于转入的合同档案，接收部门应及时核对无误，并办理通知单回执。第八章监督与评估机制为确保合同档案管理制度的有效实施，建立监督与评估机制：1.法务部定期对合同档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。2.各部门应定期向法务部反馈合同档案管理情况，提出改进建议。3.合同档案管理工作应纳入年度考核，评估各部门的执行情况

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