2024年学院档案管理实施细则（2篇）

2024年学院档案管理实施细则第一章总则第一条为确保学院档案管理工作规范化、数字化、高效化，同时保障档案的安全性，特制定本细则。第二条本细则适用于学院内部的全部档案管理工作。第三条学院档案管理工作的核心目标是确保档案的安全、完整、准确，同时方便检索和使用。第四条学院应构建统一的档案管理系统，全面推行档案的数字化管理。第五条学院档案管理工作需严格遵守相关法律法规，严格保护档案信息的安全与隐私。第六条学院应加强对档案管理人员的专业培训，以提高其档案管理水平和业务能力。第二章档案的分类与归档第七条学院档案应依据档案的种类、性质及用途进行合理分类。第八条学院档案分类主要包括学员档案、教师档案、教学档案、科研档案及行政档案等。第九条学院应制定详尽的档案目录，对所有档案进行编号并规范归档。第十条档案的归档应严格遵循既定流程，包括登记、整理、盖章、归档等环节。第三章档案的数字化管理第十一条学院应构建统一的档案管理信息系统，以实现档案的数字化管理与电子化存储。第十二条学院档案管理信息系统应具备档案扫描、OCR识别、文档检索、权限管理等基本功能。第十三条学院档案管理信息系统应与其他教务系统、行政系统等实现数据共享与无缝对接。第十四条学院档案管理信息系统应定期备份档案数据，确保档案数据的安全性与可靠性。第四章档案的查阅与利用第十五条学院档案管理工作应支持用户在线查阅档案信息，提供便捷的查询服务。第十六条学院档案管理工作人员应根据用户申请，提供档案复制与提取服务。第十七条学院应开展档案利用培训，提高用户对档案利用的能力。第十八条学院档案管理工作应严格保护档案隐私，防止未经授权的档案利用。第五章档案的保管与销毁第十九条学院应建立档案保管室或专用档案库房，确保档案的安全与保密。第二十条档案保管室或档案库房应满足防火、防潮、防尘、防盗的基本要求。第二十一条学院档案管理工作人员应定期检查档案保管室或档案库房，保障档案的完好。第二十二条学院档案管理工作人员应按照国家相关规定，对到期或无法归入档案系统的档案进行销毁。第六章监督与评估第二十三条学院档案管理工作应实施日常的内部监督与检查，发现问题及时整改。第二十四条学院档案管理工作应定期进行外部评估，评估结果作为档案管理工作的重要参考。第七章附则第二十五条本细则的解释权归学院档案管理领导小组所有。第二十六条本细则自颁布之日起正式施行。2024年学院档案管理实施细则（二）一、档案管理的目标与基本原则1.目标：旨在确保学院档案的安全存储、完整保留及规范管理，以高效的档案服务支持学院各项工作的顺利开展。2.原则：严格遵循国家、地方及学校制定的相关法律法规与规章制度，确保档案管理工作在合法性、规范性与可靠性方面均达到要求。二、档案管理的责任与权限界定1.学院领导层：负责档案管理工作的全面组织与领导。2.档案管理部门：承担学院档案的整理、归档、借阅及销毁等核心职责。3.各学院部门：需负责本部门档案的管理与使用，并积极配合档案管理部门的工作。三、档案的整理与归档流程1.档案管理部门负责档案的整理与归档工作。2.档案需依据分类、编号、目录等标准化方式进行整理与归档，以确保档案检索与使用的便捷性。四、档案的借阅与使用规定1.借阅人员需出示有效的借阅证明，并遵循既定程序进行档案借阅。2.借阅档案时，需填写借阅登记表，借阅期限原则上不超过一个月。3.若需延长借阅期限，借阅人员应提前向档案管理部门提出书面申请。4.未经许可，借阅档案不得擅自外借或复印。五、档案的销毁与转移管理1.档案管理部门应定期组织档案的清理与销毁工作，销毁的档案需进行详细记录，并经相关部门核准。2.档案转移应遵循既定程序，记录转移情况，确保档案在转移过程中的安全与完整。六、档案的保密要求1.档案管理部门及档案使用人员必须严格遵守档案保密制度。2.对于涉及个人隐私及商业机密的档案，应采取有效措施进行保密处理。七、档案管理的监督与考核机制1.监督机构应对档案管理工作进行持续监督，并提出改进建议。2.