联席会议管理制度

联席会议管理制度1.背景和目的本制度旨在规范和管理企业内部的联席会议，确保会议的高效性、公正性和专业性，促进各部门之间的合作与沟通，提高决策效果和工作效率。2.适用范围本制度适用于公司内部各级联席会议的组织和管理。3.定义3.1联席会议：指由不同部门或职能团队构成的会议，旨在共同协商和解决与各自职责相关的问题，并推动公司整体目标的达成。3.2召集人：指负责组织和召集联席会议的责任人。3.3会议秘书：指负责帮助召集人组织会议，记录会议内容和决策结果的人员。4.联席会议召集4.1联席会议的召集应提前至少三个工作日进行，并通过企业内部通讯渠道（如电子邮件、企业通讯工具等）向参会人员发出通知。4.2召集人应明确会议的目的、议程、时间、地方和参会人员，确保参会人员有充分的时间准备和布置。4.3若联席会议需要邀请外部人员参加，召集人应提前征得相关部门的同意，并及时通知外部人员有关会议的情况。4.4如有必需，召集人可以设立会议小组，由多个部门或团队共同构成，帮助召集人完成会议的组织工作。5.联席会议议程5.1联席会议的议程由召集人提前起草，并在会议开始前向参会人员发送。5.2联席会议的议程应包含以下内容：会议目的和背景简介参会人员介绍上次会议的决策落实情况回顾本次会议的议题和讨论内容各部门工作汇报和问题讨论会议纪要和下一步行动计划其他需要讨论的事项6.联席会议程序6.1联席会议应依照议程有序进行，由召集人或会议秘书主持。6.2参会人员应按时出席并参加会议，如因特殊情况不能定时到达，应提前通知召集人或会议秘书，并说明原因。6.3参会人员在会议期间应保持高度的专注、礼貌和合作，并依次发表本身的看法和建议。6.4会议期间应充分听取各部门的工作汇报和问题讨论，确保各方的看法得到充分表达和讨论。6.5会议期间涉及的决策结果应当记录下来，并在会议结束后尽快整理成会议纪要，发送给参会人员，并落实相关的行动计划。7.联席会议纪要7.1会议纪要由会议秘书负责记录，内容应包含会议的基本信息、与每项议题相关的讨论内容和决策结果。7.2会议纪要应在会议结束后的三个工作日内完成，并通过企业内部通讯渠道发送给参会人员。7.3参会人员对于会议纪要内容有异议的，应在会议纪要发送后的三个工作日内向召集人或会议秘书提出，并供应相关的增补料子或证据。8.会议决策执行和跟踪8.1与会部门依据会议纪要中确定的行动计划，定时落实并执行。8.2会议召集人和会议秘书负责跟踪会议决策的执行情况，并在规定的时间内向参会人员进行汇报。8.3如有需要，可在下次联席会议中对上次决策的执行情况进行汇报和讨论，以便及时解决问题和调整工作方向。9.联席会议评估和改进9.1召集人和会议秘书应定期评估联席会议的效果和管理情况，包含会议的时间布置、议题设置、参会人员构成等方面。9.2基于评估结果，召集人和会议秘书可进行必需的调整和改进，以提高联席会议的效率和质量。10.附则10.1本制度的解释权归企业管理负责人，可依据实际情况进行适当调整和裁量。10.2本制度自发布之日起生效，现行的相关制度和规定与本制度不全都的，以本制度为准。10.3参会人员应认真学习和遵守本制度的规定，如有违反，将依照企业相关纪律处分制度