会计信息系统（第4版）课件：应付款管理子系统

应付款管理子系统计会信息系统重点1手工处理情况下应付款的主要处理业务以及处理过程；2应付款管理系统数据表的组成3应付款的各种冲销方式；应付款的核销，转账凭证的生成。本章节学习重点及难点难点1发票冲付款单需要生成不需要生成凭证，预付款冲应付款核销需要生成凭证，相应的原理。2计算机处理情况下应付款业务原始单据表的结构，各个账表之间的数据流转。应付款系统分析5.1应付款指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等而应付给供应单位的款项以及发生其他应付暂收款项，包括应付账款、应付票据、其他应付款。应付款子系统管理的范围包括应付款业务的日常核算管理；及时反映企业的应付款金额；跟踪应付款到期日，以便按计划偿还各项应付款，从而保证良好的供货关系并尽可能地享受各种现金折扣。应付款：应付款包含内容应付款包含内容应付账款应付账款指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等而应付给供应单位的款项。这笔款项在未支付前构成企业的一项负债，是买卖双方在购销活动中由于取得物资与支付货款在时间上不一致而产生的。应付账款一般应在与所购买物资所有权相关的主要风险和报酬已经转移，或者所购买的劳务已经接受时确认。应付账款的入账时间应付账款一般在较短的期限内偿付，所以按应付金额入账，即应付账款一般应按发票账单金额入账，而不按到期应付金额的现值入账。应付账款的计量在会计核算上应设置“应付账款”科目，用来核算企业因购买材料、商品和接受劳务供应等而应付给供应单位的款项，属负债类科目。应付账款的科目设置应付款包含内容应付票据包括应付票据的签发、支付银行手续费、期末计息、到期偿还本息、到期无力偿付

其他应付款其他应付款的核算包括：①应付经营租入固定资产和包装物的租金；②职工未按期领取的工资；③存入保证金(如收入包装物押金等)；④其他应付、暂收款项。企业应设置“其他应付款”账户，核算其他应付款的增减变动及其结存情况，并按其他应付款的项目和对方单位(或个人)设置明细账户进行核算。记账凭证供应商往来明细账应付款余额表付款单采购发票应付票据其他付款单手工处理应付款流程预付单输入输入输入付款单表赊购发票表应付账款余额文件应付账款余额表付款单赊购发票应付票据应付票据表总账凭证库文件应付账款明细表输入其他应付单其他应付单表输入应付票据表计算机处理应付款流程生成记账凭证核销管理预付单销售管理制定还款计划(1)赊购发票(4)数据(2)凭证(3)转账应收款管理应付款管理总账系统采购管理（1）采购管理系统进行采购，发票传递到应付款系统核算赊购款项。（2）应付款系统在采购后生成原材料采购记账凭证，付款后输入付款单核销应付款，生成付款凭证，这些凭证直接传递到总账的凭证库。（3）应付款系统与应收款系统转账对冲，解决了供应商同时又是客户时销售发票与采购发票的核销问题，以定期清理债权债务。（4）应付款系统为企业管理者制定还款计划提供决策依据。应付款管理子系统与其他子系统的关联应付款管理系统的主要功能模块5.2应付款管理子系统功能模块系统设置系统设置功能包括系统参数的定义，单据类型设置、账龄区间、期初余额的录入，保证数据的完整性与连续性。1.凭证科目的设置该设置功能包括基本科目设置、控制科目设置、产品科目设置、结算方式科目设置，每种设置对应不同的单据类型。2.基本科目设置用户可以在此定义应付系统凭证制单所需要的基本科目。应付科目、预付科目、采购科目、应交税费/应交增值税/进项税科目等。3.结算方式设置可以为每种结算方式设置一个默认的科目，设置的科目必须是明细科目，结算科目不能是指定为应收系统或者应付系统的受控科目。4.账龄区间设置为了对应付账款进行账龄分析，应首先在此设置账龄区间。账龄区间设置为企业提供了应付账款的个性化管理功能，可根据应付款的重要程度及付款条件进行设置、定义账款时间间隔。日常处理日常处理是应付款管理系统的重要组成部分，是经常性的应付业务处理工作。主要完成企业日常的应付/付款业务录入、应付/付款业务核销、应付并账、汇兑损益等的处理。1.单据处理功能应付单及付款单的录入、修改、删除和审核管理工作。如果同时使用应付款管理系统和采购管理系统，则发票和代垫费用产生的应付单据由采购系统录入，在本系统可以对这些单据进行审核、弃审、查询、核销、制单等功能。若企业尚未启用采购管理系统，则在本系统需要录入各类发票和应付单。2.单据核销功能单据核销的作用是建立付款与应付款的关联记录，监督应付款及时偿付，加强往来款项的管理。（单据核销规则见收款单核销规则，只需把收款单改为付款单，把预收款改为预付款）3.应付转账功能转账业务用于解决供应商与供应商之间、供应商与客户之间对冲的业务，同常有4种类型：应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收、红票对冲。（1）应付冲应付应付冲应付就是应付款转销，将一供应商的应付款转到另一供应商中，实现应付业务的调整，但不会改变企业应付账款金额。（2）预付冲应付通过预付冲应付处理，企业预付给供应商的货款与应付给同一供应商的款项进行转账核销业务。（3）应付冲应收应付冲应收用于解决企业与供应商和客户之间的债权债务问题，用应付供应商的款项冲抵应收客户的账款。（4）红票对冲采用红票对冲功能，可实现在指定供应商的红字应收单与其蓝字应收单、收款单与付款单中间进行冲抵。日常处理5.制单处理功能制单即生成凭证，针对不同的单据类型提供编制记账凭证的功能，并将编制的记账凭证传递到总账系统，实现账务处理的一体化。（1）应付发票制单（2）其它应付单制单（3）付款单制单（4）核销制单（5）票据制单（6）转账制单（见应收款转账制单）（7）票据管理功能（8）付款单导出日常处理日常处理6.单据查询功能系统提供对应付单、结算单、凭证等的查询。进行各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。7.账表管理账表管理的主要功能包括：账表的自定义、业务账表查询、统计分析、科目账表查询等功能。(1).业务账表查询通过账表查询，可及时了解一定期间内期初应付款结存汇总情况、应付款发生、支付货款的汇总情况、累计情况及期末应付款结存汇总情况。(2).统计分析通过统计分析，可以按初始定义的账龄区间，进行一定期间内应付款账龄分析、付款账龄分析、往来账龄分析。期末处理期末处理指用户进行的期末结账工作。如果当月业务已全部处理完毕，就需要执行月末结账功能。结账之前要进行与总账对账，对账无误后进行月末结账，之后才可以开始下月工作。应付款管理系统实验指南5.3系统初始设置1应付款管理系统参数设置（1）常规选项卡设置单击“编辑”按钮，在“常规”选项卡界面，将单据审核日期依据设置为“单据日期”，应付款核算类型设置为“详细核算”。（2）“凭证”选项卡设置选择“凭证”选项卡，单击“受控科目制单方式”下拉列表选中“明细到单据”，同理“非控科目制单方式”选中“汇总方式”。勾选“月结前全部生成凭证”、“核销生成凭证”和“预付冲应付生成凭证”。系统初始设置系统初始设置（3）“权限与预警”选项卡设置选择“权限与预警”选项卡，单据报警方式选择“信用方式”，“提前天数”栏选择5天，“提前比率”栏设置20%，则当对某个供应商的信用比率小于等于20%时，系统自动弹出信用报警单。系统初始设置（4）基本科目设置选择“设置”“初始设置”，在“设置科目”下单击“基本科目设置”，按照所给资料输入信息。（5）账龄区间设置点击“账期内账龄区间设置”，双击第一行的总天数栏，输入“30”，点击“增加”按钮，第二行总天数栏输入“60”.系统初始设置（6）报警级别设置点击“报警级别设置”，第一行的总比率“10%”和级别名称“A”，点击“增加”按钮，录入第二行的总比率“20”和级别名称“B”，同样操作增加第三行，第四行只输入级别名称“D”。（7）单据类型设置系统默认的单据类型包括发票和应付单。发票包括采购专用发票、普通发票、运费发票等，应付单是其他应付单，均不能修改和删除。期初余额录入（1）期初采购发票录入点击“设置”下的“期初余额”-“期初余额-查询”，点击“确定”，进入期初余额明细表。单击工具栏的“增加”按钮，进入单据类型窗口，选择单据名称“采购发票”，单据类型“采购专用发票”和方向“正向”，单击“确定”，系统弹出空白的采购专用发票，单击“增加”按钮根据期初数据填入相关信息。期初余额录入（2）期初预付款录入单据类别界面，选择单据名称“预付款”，单据类型“付款单”，方向“正向”，点击确定。进入空白付款单的界面，单击左上角“增加”按钮，根据期初数据填入相关信息，生成付款单。期初余额录入全部余额出入完成，在“期初余额明细表”界面，点击工具栏“对账”进行与总账系统的账务核对。应付款管理系统和总账管理系统的三个账户“预付账款”、“应付票据”、“应付账款”相核对，差额为零，核对相符，应付款系统的初始化工作结束，可以进行日常经营业务的处理了。日常业务处理1.应付单据处理（1）应付单据录入

在U8系统中。单击“业务工作”-“财务会计”-“应付款管理”-“应付单据处理”-“应付单据录入”，弹出单据类别窗口如图5-13所示选择，点击确认，进入专用发票窗口，点击左上角“增加”按钮，输入

单击“业务工作”-“财务会计”-“应付款管理”-“应付单据处理”-“应付单据录入”，弹出单据类别窗口，点击确认，进入专用发票窗口，点击左上角“增加”按钮，输入。（1）应付单据录入日常业务处理（2）应付单据审核在系统中，只有经过审核的应付单据才能被系统确认为有效单据，才可以进行后续处理。新元炼钢厂的采购发票的审核如下：①单击“应付款管理”下的“应付单据处理”，点击“应付单据审核”选择供应商。②单击“确定”,进入“应付单据列表”，③双击该记录的“选择”栏，出现标志“Y”，单击工具栏“审核”键，审核完成。日常业务处理（3）应付单据的制单双击“应收款管理”菜单下的“制单处理”，系统自动弹出单据过滤对话框。勾选“发票制单”，单击“确定”按钮。凭证类别选择“转账凭证”，在需要制单的记录前的“选择标志”栏输入“1”，表示选择1的单据生成一张凭证，相同序号的记录会制成一张凭证，修改凭证类被为“转账凭证”，制单日期为当前日期，单击工具栏“制单”，生成如记账凭证，保存退出。2.付款单据处理付款单据处理包括付款单据录入、审核和制单（1）付款单据录入点击“应付款管理”下的“付款单据处理”，点击“付款单据录入”，系统弹出空白付款单，点击工具栏的“增加”按钮，将数据录入相应的栏目。日常业务处理日常业务处理（2）付款单据审核有两种方法可以进行收款单的审核。在“财务会计”-“应付款管理”-“付款单据处理”下点击“付款单据审核”。系统弹出“付款单查询条件”，选择供应商，点击确认。进入到收付款单列表窗口，双击“选择”输入框，出现“Y”表示选中，单击工具栏“审核”按钮，审核完成。日常业务处理（3）付款单制单根据审核无误的付款单生成记账凭证的过程称为付款单制单，选择“财务会计”-“应付款管理”-“制单处理”。进入到制单查询窗口，选择类型为“收付款单制单”，选择供应商，点击确认，进入到“收付款制单”窗口，选择标志处输入“1”，修改凭证类型为“付款凭证”，制单日期为当前日期，单击工具栏“制单”，生成付款凭证点击“保存”并退出。日常业务处理3.票据管理在票据管理中，既可查询票据登记情况，也可以进行票据增加操作。以增加商业承兑汇票为例：（1）点击“应付款管理”下的“票据管理”，在票据查询界面设置查询条件后，点击“确定”，进入票据管理界面，显示已进行登记的票据信息。点击工具栏的“增加”按钮，输入相应信息后，点击“确定”保存。日常业务处理（2）商业汇票保存后自动生成一张付款单，进入到“应付款管理”-“付款单据处理”—“付款单据审核”输入查询条件。日常业务处理双击单据栏，把付款单表头的结算科目修改为“2201应付票据”，表体的科目修改为“应付账款”，点击审核，系统弹出“是否立即制单？”询问框，点击确认，生成转账凭证保存退出。日常业务处理4.核销处理应付款核销是指采购业务形成的如专用发票和付款业务形成的如付款单，经过审核后相互勾稽，进行的核销过程。①点击“应付款管理”下的“核销处理”，单击“手工核销”，在窗口选择供应商，单击“确定”。日常业务处理②单据核销界面分为上、下两部分，上部列示的是付款单，下部列示的是应付单。双击下部分第二条记录对应的“本次结算”栏，输入核销金额，点击“保存”。到款结算核销不需生成凭证，保存完成即完成了核销工作。日常业务处理5.转账处理转账类型包括应付冲应付、预付冲应付、应付冲应收和红票对冲，除红票对冲以外，其它转账业务都生成凭证。①点击“应付款管理”下的“转账”，点击“应付冲应付”，在窗口勾选“货款”，择“供应商”和转入“供应商”，单击左上角“查询”。在并账金额栏输入金额，点击“保存”。（1）应付冲应付，即将一家供应商的应付款转入到另一家供应商。日常业务处理②系统弹出“是否立即制单”提示框，选择“是”，自动生成转账凭证，检查凭证无误后点击“保存”。日常业务处理（2）预付冲应付，预付冲应付是处理企业预付款和应付款的转账核销业务。①点击“应付款管理”下的“转账”，点击“预付冲应付”，在预付款页签选择供应商，单击“过滤”，在转账金额栏输入金额。点击应付款页签，同样操作。最后点击“确认”。②系统弹出“是否立即制单”提示框，选择“是”，则自动生成转账凭证。日常业务处理（3）红票对冲红票对冲可实现某客户的红字应收单与蓝字应收单、收款单与付款单中间进行冲抵的操作。系统提供了两种处理方式：系统自动冲销和手工冲销。自动对冲，可同时对多个供应商依据红冲规则进行红票对冲，提高红票对冲的效率。手工对冲对一个供应商进行红票对冲，可自行选择红票对冲的单据，提高红票对冲的灵活性。手工对冲操作过程如下：选择“应付款管理”-“转账”-“红票对冲，双击“手工对冲”，弹出红票对冲条件窗口，选择供应商，点击确认，进入红票对冲窗口，窗口界面分上下两个部分，上部显示红票，下不显示蓝票，在对冲金额栏输入冲销金额，点击左上角保存。期末处理1.账表管理应付款系统的账表包括业务账表、统计分析和科目账查询。通过业务账表查询，可以了解一定期间内应付款期初数、发生额和期末数，以及款项的支付。还可以了解对各个供应商的应付款明细情况。（1）业务总账查询业务总账功能可以查看供应商、供应商分类、地区分类等在一定月份期间所发生的应付、付款以及余额情况。如点击“账表管理”下的“业务账表”，单击“业务总账”，选择供应商，单击“确定”，系统应付总账表。期末处理（2）应付余额表应付余额表可以查看各个供应商的期初