《采购与供应管理》课件第六章

第六章采购谈判和合同管理本章学习目标掌握采购谈判的含义；熟悉采购谈判的使用场合；掌握采购谈判的过程；了解采购谈判的基本原则；掌握采购谈判的策略和技巧；掌握采购合同的分类；掌握采购合同格式和内容；熟悉采购合同的履行；第一节采购谈判基础一个成功的谈判应做好两个部分工作，第一部分是了解谈判的过程，第二部分是进行谈判准备。谈判过程包括理解谈判的定义和目的、何时进行谈判、有效谈判有哪些障碍、成功谈判者的特点、推动谈判的技巧和谈判中的洞察力。谈判准备包括了解对方的意图、确立你和对手的地位、确定关键问题之所在、制定谈判战略和战术以及合理地组织。一、采购谈判的含义及适用场合（一）采购谈判的含义采购谈判是指企业为采购商品作为买方，与卖方厂商对购销业务有关事项，如商品的品种、规格、质量保证、订购数量、包装条件、售后服务、价格、交货日期与地点、运输方式、付款条件等进行反复磋商，谋求达成协议，建立双方都满意的购销关系。在多数情况下，提高了谈判绩效能够实现以下多项目标：1、更低的供应总成本；2、更好的品质、耐用性和性能；3、使合同的履行更加有效并能按时进行；4、更好的售后服务；5、减少采购过程中的各种争执等等。（二）采购谈判适用场合在商品采购过程中，并非所有的采购过程都要进行谈判，因为它是一个耗费时间和金钱的过程。一般来说，采购谈判发生在下列情况下:1、采购价值较高的产品或服务时；2、当有保证长期供应的要求时；3、至少有两个以上供应商时；4、在采购很复杂且除了价格之外还有很多因素（如规格、交货和服务）要考虑的时候；5、公开招标过程没有找到合适供应商时；6、对于合同内容无所借鉴，价格、完成的条件和技术要求必须先给予澄清，再做出决定时。二、采购谈判过程图6-1谈判过程图（一）准备阶段1、收集信息（1）市场行情信息：市场价格信息，特别是供应商产品在市场的比重、成长、市场占有率、新市场等；（2）环境信息：影响企业采购活动的外部因素，如国家经济政策的制定、价格体系的改革、进出口政策方针的制定、价格体系的改革等；（3）企业内部需求信息：企业所需原材料、零配件需用量计划，企业计划任务的变更，资金状况等；2、确定谈判目标谈判目标是指通过谈判能够得到的量化的结果。谈判目标可分为三个层次：（1）最好的目标：这种目标是采购者期望通过谈判所要达到的上限目标，这一目标实现其他难度很大；（2）最坏的目标：这种目标是采购者可接受需求的最低限度，如果不能达到，谈判应该有其他选择。（3）现实的目标：介于最好目标和最坏目标之间的目标。3、制定谈判策略制定谈判策略，就是制定谈判的整体计划，从而在宏观上把握谈判的整体进程。制定谈判策略，包括确定那些最有利于实现谈判目标的方法。在准备阶段收集到的信息，是制定谈判策略的基础。制定谈判策略涉及到要进行一系列的决策，这些决策包括：是单赢还是双赢？先谈判什么问题？后谈判什么问题；开始的立场是什么？谈判团队人员组成？谈判地点选择当有特殊情况发生时应急方案是什么？等等（二）会谈阶段这一阶段有以下特点：验证设想、提出建议、分析取舍以及议价（通过与情境相符的说服技巧的使用）。达成协议并接受各方在协议中的主要责任。图6-2谈判程序1、开局阶段谈判的开局阶段是指谈判准备阶段之后，谈判双方进入面对面谈判的开始阶段。谈判开局阶段需要做的几项工作包括：（1）创造和谐的谈判气氛（2）进一步加深彼此的了解和沟通（3）洞察对方，调整策略（4）开局的另一项任务是共同设计谈判程序，包括议题范围和日程2、摸底阶段（1）征询对方意见，这是谈判之初最常见的一种启示对方发表观点的方法（2）诱导对方发言，这是一种开渠引水，启示对方发言的方法（3）使用激将的方法在摸底阶段，不仅要注意观察对方发言的语义、声调、轻重缓急；还要注意对方行为语言，如眼神、手势、脸部表情，这些都是传递某种信息的符号。优秀的谈判者都会从谈判对手起始的一举一动中，体察对方的虚实。3、磋商阶段所有要讨论的议题内容都横向展开，以合作的方式，反复磋商，逐步推进谈判内容。在此阶段应把握好下面几个方面的问题（1）合理地报价、还价或提出条件（2）报价应遵循的原则（3）还价策略（三）签署协议阶段谈判在历经了准备阶段、开局阶段、磋商阶段之后，就进入了达成最终协议阶段，在这一阶段，总结和明确阐述所达成的协议有其重要，这也是决定下一步的目标，以及为完成协议确定角色责任的时候

协议签署应从以下几个方面进行注意：第一，起草协议应从实际出发，反映谈判所解决的实际需要，切忌照搬，照抄别人合同或标准性格式。其次，关于法律适用条款问题。再次，关于协议文本的文字使用问题。最后，审查或修改谈判协议。第二节采购谈判原则、策略及方法谈判不是球赛，更不是战争，在球赛或战争中只有一个赢家，别一个是输家，在成功的谈判里，双方应该都是赢家（双赢），不过一方可能比另一方多赢一些。一、采购谈判基本原则1、谈判前要有充分的准备。知已知彼，百战百胜。2、只与有权决定的人谈判。3、尽量在本企业办公室谈判。4、对等原则。5、以数据事实说话，提高权威性。

二、采购谈判的策略和技巧在采购谈判中，为了使谈判能够顺利进行和取得成功，谈判者应善于灵活运用一些谈判策略和技巧。谈判策略是指谈判人员通过何种方法达到预期的谈判目标，而谈判技巧是指谈判人员采用什么具体行动执行策略。在实际工作中，应根据不同的谈判内容、谈判目标、谈判对手等个体情况选用不同的谈判策略和技巧。（一）采购谈判的策略1、避免争论策略2、抛砖引玉策略3、避实就虚策略4、保持沉默策略5、情感沟通策略6、先苦后甜策略7、最后期限策略（二）采购谈判的技巧1、入题技巧谈判双方刚进入谈判场所时。难免会感到拘谨，尤其是谈判新手，在重要谈判中，往往会产生忐忑不安的心理。为此，必须讲求入题技巧，采用恰当的入题方法。2、阐述技巧（1）开场阐述。谈判入题后，接下来就是双方进行开场阐述，这是谈判的一个重要环节。开场阐述的要点，具体包括：一是开宗明义，明确本次会谈所要解决的主题，以集中双方的注意力，统一双方的认识。二是表明我方通过洽谈应当得到的利益，尤其是对我方至关重要的利益。三是表明我方的基本立场，可以回顾双方以前合作的成果，说明我方在对方所享有的信誉；也可以展望或预测今后双方合作中可能出现的机遇或障碍；还可以表示我方可采取何种方式共同获得利益做出贡献等。四是开场阐述应是原则的，而不是具体的，应尽可能简明扼要。五是开场阐述的目的是让对方明白我方的意图，创造协调的洽谈气氛，因此，阐述应以诚挚和轻松的方式来表达。（2）让对方先谈。（3）坦诚相见。3、提问技巧要用提问摸清对方的真实需要、掌握对方心理状态、表达自己的意见观点。（1）提问的方式：①封闭式提问；②开放式提问；③婉转式提问；④澄清式提问；⑤探索式提问；⑥借助式提问；⑦强迫选择式提问；⑧引导式提问；⑨协商式提问。（2）提问的时机：①在对方发言完毕时提问；②在对方发言停顿、间歇时提问；③在自己发言前后提问；①在议程规定的辩论时间提问。（3）提问的其他注意事项：②注意提问速度；注意对方心境；③提问后给对方足够的答复时间；④提问时应尽量保持问题的连续性。第三节战略谈判一、双赢谈判双赢谈判是把谈判当作一个合作的过程，能和对手像伙伴一样，共同去找到满足双方需要的方案，使费用更合理，风险更小表6-2竞争性谈判和双赢谈判的特点竞争性谈判的特点双赢式谈判的特点假定严格的谈判立场清楚对方的需求针对固定的价值量进行竞争重视共同而非个人利益寻找自己可以接受的单方面解决方案共同努力解决问题及寻找可以创造价值的新的解决方法不信任对方信任对方，并共享信息一般来说双赢式谈判有以下几种方法：扩大蛋糕法：通过合作并达成谈判协议，谈判方可以识别扩展资源或价值的方法。争议交易法：成功的争议交易要求谈判方识别不止一个存在争议的问题。降低成本法：因为谈判方通过共同努力降低卖方成本或降低业务的交易成本，一方（通常是买方）可以获得更低的价格。利益交集法：寻求利益交集意味着引入新的可以满足各方需求的选择。非特定补偿法：利用这种方法，一方可以在某个问题上实现他的目标。同时，对方也会因为赞同这种结果而获得一些有价值的东西作为“报酬”

二、跨国谈判近20年来国际贸易的发展使得对跨国谈判的需求产生了突飞猛进的增长。当谈判双方拥有不同的语言、习惯、法律和文化时，与供应商的谈判会变得更加复杂。为跨国谈判作准备时，必须制定额外的计划，其中包括翻译、旅游及其他国外业务要求。可能会出现能够影响跨国谈判的多种障碍。从重要性来说，影响有效谈判的主要障碍包括信息的错误传达。而这种错误传达又是由语言、时间限制、文化差异及跨国谈判者有限的权威性引起的。有效的跨国谈判者还会表现出一些特定的特征，包括耐心、对合同协议的熟悉，诚实礼貌的态度及对异域文化和习惯的熟悉等。这些特征能够帮助克服出现的障碍。第四节采购合同管理一、采购合同及其分类（一）采购合同采购合同是由买卖双方或经其授权的代理人经过协商一致而签订的合同文本，采购合同也包括买卖的订货单，买卖双方对要约经达成协议后才有效。

1、采购合同要件合同成立的要件在于买卖双方是否具有合法的授权，其合同是否经协议一致后达成。合同成立的要件如下：有法律效力的相关证明文件；签约人具有权力与民事行为能力；标的物合法；履约的能力及给付；签约人对待定事项的协商一致2、采购合同成立方式合同经过买卖双方签定以后，即具有法律效力，受法律的保障而对买卖双方构成约束，一般合同成立的方式有三种：（1）签约方式（2）确认接受方式（3）换文方式（二）采购合同分类

买卖交易所订立的合同，大都视采购物料的性质及其方式而订立不同的合约条款。通常采购合同的种类如下：1、按买卖双方亲疏关系分（1）现货合同。现货采购合同时采购中最经常使用的合同。（2）定期采购合同。定期采购常被看作是从一个供应商或多个供应商处重复进行的现货采购。（3）无定额合同。（4）定额合同。（5）合伙合同。（6）合资合同。2、以成立方式分类我国合同法规定：当事人订立合同可以采用口头形式、书面形式和其他形式。（1）合同的口头形式指买卖双方只有口头语言为意思表示订立合同，而不用文字表达协议内容的合同形式。（2）书面形式是指买卖双方以合同书或者电报、电传、电子邮件等数据电文形式等各种可以有形地表现所载内容的形式订立合同。3、以销售方式分类（1）销售合同：此类合同多以生产或供应货品的厂商要求条件而成立的合约。（2）承揽合同：多为业务推广性质，站在中介的地位来促进双方的交易，从中取得佣金。（3）代理合同：这种方式大多仅为代理报价签约，不设立门市并且不与买方直接发生交易，仅做服务性工作而促成买卖双方交易，其佣金则依约定由买方或卖方支付。二、采购合同格式及内容采购合同是记载买卖双方当事人协议同意事项的文件，也是双方订立合约的书面证明，其将作为日后双方履行合约的根据。通常，采购合同的制作有两种形态：由买方制作的采购合同，由卖方加以签署确认；由卖方制作的销售合同，由买方加以签署确认。合同文本具有证明上的法律作用，也为确定当事人意愿的书面文件，它的重要性与功用大致如下：买卖双方谈妥的主要条件，必须以书面形式详细记载，作为今后双方履行合约的依据；双方签订正式合同，如果万一发生争执时，能获得法律上的保护，也作为交涉的根据；买卖双方自合同签订至履行，其时间相当长，尤其是长期买卖合同更是这样，所以为防止争端而需订立书面合同；在国际贸易上，由于常用电报来往，有可能会遇到电信误传或交易条件不符，如果能在交易谈妥以后及时做成合约，那么双方可及时发现更正，就会减少错误的出现。（一）采购合同的格式采购合同一般分为约首、合同条款和约尾三部分。约首主要写明采购方和供货方的单位名称、合同编号和签订约地点。约尾是双方当事人就条款内容达成一致后，最终签字盖章使合同生效的有关内容，包括签字的法定代表人或委托代理人姓名、开户银行和账号、合同的有效起止日期等。双方在合同中的权利和义务，均由条款部分来约定。国内物资购销合同的示范文本规定，条款部分应包括以下几方面内容：合同标的：包括产品的名称、品种、商标、型号、规格、等级、花色、生产厂家、订购数量、合同金额、供货时间及每次供应数量等。质量要求的技术标准、供货方对质量负责的条件和期限。交（提）货地点、方式。运输方式及到站、港和费用的负担责任。合理损耗及计算方法。包装标准、包装物的供应与回收。验收标准、方法及提出异议的期限。随机备品、配件工具数量及供应办法。结算方式及期限。如需提供担保，另立合同担保书作为合同附件。违约责任。解决合同争议的方法。其他约定事项。（二）采购合同的内容买卖双方就交易的货物通过交易磋商，在合同中明确各自要承担的义务，有“要约”和“承诺”予以明确，然后以成立的合同加以确定来约束承诺的兑现。一般来说，买卖合同应具备以下基本内容：1、合同的标的。主要包括货物的名称、质量、规格、数量、包装，以及如何检验和认定的办法。2、合同的价格3、卖方的义务4、买方的义务5、买方对商品的验收6、违约责任三、采购合同的履行在贸易过程中，买卖双方经过交易磋商，达成协议并签订了书面合同。合同已经依法有效成立，即成为有约束力的法律文件，有关当事人就必须履行合同中规定的责任和义务，任何一方不得擅自更改或者解除合同，或以任何借口不予履行或部分履行，否则就构成违约，要承担由此而引起的经济责任和法律责任。合同履行过程中，需要关注一下问题。（一）交货数量的允许增减范围（二）合同的变更或解除（三）货物的交接管理1．采购方自提货物2．供货方负责送货到指定地点（四）货物的验收管理1．验收方法：到货产品的验收，可分为数量验收和质量验收。（1）数量验收的方法主要有：①衡量法②理论换算法③查点法（2）质量验收的方法可以采用：①经验鉴别法②物理试验③化学分析2．责任划分不论采用何种交接方式，采购方均应在合同约定由供货方对质量负责的条件和期限内，对交付产品进行验收和试验。某些必须安装运转后才能发现内在质量缺陷的设备，应在合同内约定缺陷责任期或保修期。在此期限内，凡检测不合格的物资或设备，均由供货方负责。如果采购方在规定时间内未提出质量异议，或因其使用、保管、保养不善而造成质量下降，供货方不再负责。由供货方代运的货物，采购方在站场提货地点应与运输部门共同验货，以便发现灭失、短少、损坏等情况时，能及时分清责任。采购方接收后，运输部门不再负责。属于交运前出现的问题，由供货方负责；运输过程中发生的问题，由运输部门负责。3．验收中发现质量不符的处理如果在验收中发现建筑材料不符合合同规定的质量要求，采购方应将他们妥善保管，并向供货方提出书面异议。在书面异议中，应说明合同号和检验情况，提出检验证明，对质量不符合合同规定的产品提出具体处理意见。4．质量争议如果当事人双方对产品的质量检测、试验结果发生争议，应按《中华人民共和国标准化管理条例》的规定，请标准化管理部门的质量监督检验机构进行仲裁检验。（五）结算管理产品的货款、实际支付的运杂费和其他费用的结算，应按照合同中商定的结算方式和中国人民银行结算办法的规定办理。但对以下两点应予注意：1．变更银行账户2．拒付货款（六）履行采购合同的注意事项签订采购合同以后，采购商为了避免供应商无法履约或延期交货，会对供应商生产计划、制造过程中的抽检，物料的供应等有关作业进行监督。有关监督履约的注意事项如下：1．履约监督的一般规定为确保供应商如期交出适当的品质、数量的标的物，在签约后，采购商可以对供应商的履约情况进行监督。履约监督要由采购商质检或技术部门派出的人员进行。履约监督发现问题时，应立即要求供货商改进，否则将会同采购部门采取补救措施。对于特殊的采购，如紧急采购、大宗采购、技术性高的加工等，要加强履约监督处理。2．履约监督方式整体监督。即自生产开始至交货验收，派有专人监督。重点监督。要看合同是否需要到供应商的工厂进行抽样检查，或检查合同规定的事项及要求。本章小结谈判是采