某连锁超市ERP系统销售管理详细设计用户手册

目录

1.文档说明.......................................................8

2.ERP系统销售管理概述............................................8

2.1.销售业务总述..................................................8

2.2.销售业务流程描述..............................................9

2.2.L客户自助...................................................9

2.2.2.销售订单管理...............................................9

2.2.3.委托代销管理..............................................13

2.2.4.销售退货..................................................13

2.2.5.销售开票..................................................14

2.3.业务类型说明................................................14

3.客户信息管理..................................................15

3.1.客户信息维护描述.............................................15

3.1.1.客户编码规则..............................................16

3.1.2.客户分类规则..............................................16

3.1.3.岗位职责描述...............................................17

3.2.创建新地址名册信息...........................................18

3.2.1.客户基本信息...............................................18

3.2.2.客户地址信息...............................................19

323,客户往来属性设置..........................................20

3.2.4.客户类别设置...............................................20

3.2.5.联系人设置.................................................21

3.2.6.银行账号设置...............................................23

3.3.修订客户主文档信息...........................................24

3.3.1.设置总账冲销...............................................25

3.3.2.设置客户税信息............................................25

3.3.3.设置开票信息...............................................26

34地市公司下属公司送货地址设置..................................28

3.5.增加送货地址.................................................29

4.客户自助.......................................................31

4.1.业务概述.....................................................31

4.2.岗位职责描述..................................................32

4.3.订单活动规则..................................................33

4.4.系统登陆.....................................................33

4.5,自助订单录入..................................................35

4.6.自助订单查询..................................................36

4.7.打印《商品信息流转表》.......................................37

4.8.超可供量提示..................................................38

4.9.自助订单修改与取消...........................................38

4.10.自助订单买赠业务............................................39

4.11.库存量查询..................................................42

4.11.1.按仓库查询...............................................42

4.11.2.按商品查询库存...........................................42

4.11.3.按商品分类查询库存.......................................43

5.常规销售业务...................................................45

5.1.业务概述.....................................................45

5.2.操作流程图....................................................46

5.3.单据活动规则..................................................46

5.4.相关岗位职责描述.............................................47

5.5.下达常规销售订单.............................................48

5.5.1.自助订单释放生成常规销售订单SO............................48

5.5.2.释放多张自助订单..........................................49

5.5.3.特殊价格订单录入..........................................50

5.5.4.内部购买订单录入..........................................52

5.6.财务订单审核..................................................53

5.6.1.销售订单信息查询（含金额）.................................54

5.6.2.销售订单审批..............................................54

5.7.物流发运.....................................................54

5.8.销售更新....................................................55

6.直运销售业务..................................................57

6.1.业务概述.....................................................57

6.2.操作流程图...................................................58

6.3.单据活动规则.................................................59

6.4.相关岗位职责描述.............................................59

6.5.业务协同关键控制点...........................................60

6.6.下达直运订单..................................................61

6.6.1.释放生成直运销售订单SD....................................61

6.6.2.直运销售订单手工录入......................................61

6.7.直运订单财务审批.............................................63

6.8.直运业务完成确认..............................................64

7.委托代销.......................................................65

7.1.业务概述.....................................................65

7.2.操作流程图....................................................68

7.3.单据活动规则..................................................69

7.4.业务关键控制点................................................70

7.5.相关岗位职责描述.............................................70

7.6.创建代销库-992库位...........................................71

7.7.委托代销发运..................................................72

7.7.L下达委托代销发运订单......................................72

7.7.2.根据发运单号查询代销库收货单号.............................73

7.7.3.修改代销收货单库位........................................74

7.7.4.审批代销发运订单..........................................75

7.7.5.物流备货与发运............................................76

7.7.6.代销收货确认..............................................76

7.8.委托代销结算.................................................78

7.8.1.下达委托代销结算单........................................78

7.8.2.审批委托代销结算单......................................80

7.8.3,委托代销结算确认..........................................80

7.8.4.打印代销库出库单..........................................81

8.销售退货.......................................................83

8.1.业务概述.....................................................83

8.2.系统操作流程图................................................86

8.3.相关岗位职责描述.............................................88

8.4.业务关键控制点................................................89

8.5.单据活动规则说明.............................................89

8.6.业务单据说明..................................................90

8.7.新增退货授权记录.............................................91

8.7.1.查询原始销售订单退货授权记录...............................92

8.7.2.新增退货授权记录..........................................93

8.8.退货审批.....................................................95

8.9.打印《到货通知单》...........................................96

8.10.打印《销售退货知单》........................................97

9.领用管理.......................................................99

9.1.业务概述.....................................................99

9.2.操作流程示意图...............................................100

9.3.岗位职责描述.................................................100

9.4.单据类型....................................................101

9.5.领用业务控制点...............................................102

9.6.录入领用订单.................................................102

9.7.打印领用申请.................................................104

9.8.财务审核....................................................106

9.8.1.订单审批..................................................106

9.8.2.审核撤销..................................................107

9.9.物流领用出库................................................107

10.销售开票....................................................108

10.1.业务概述...................................................108

10.2.发票申请...................................................108

10.3.不开票/过期处理...........................................109

10.4.确认回传发票号............................................110

1.文档说明

本文档作为公司物流业务在JDEnterpriseOne系统的应用而出，在本文

档中主要针对公司销售相关业务的目标流程、系统设计、应用流程，以及对相

关岗位的定义及操作进行详细描述。

本文档主要应用于销售部相关部门内部员工规范日常操作规范使用，也可

以作为相关人员的内部培训教材使用。

2.ERP系统销售管理概述

2.1.销售业务总述

销售管理系统是整个某某省公司ERP系统的核心应用与重要组成部分。现

阶段某某省公司的主要是为各某某地市公司供货，因此，销售管理系统流程

中，涉及3种销售业务类型：

常规销售：针对公司现有库存的相关销售业务。

直运销售：直接从客户发往客户的销售业务。

委托代销：与地市公司签订委托代销协议，根据地市公司提供委托供销结

算清单实现销售的业务

在ERP系统中销售管理方案由客户信息管理、客户自助服务、销售订单管

理、委托代销管理、销售退货管理、销售开票几部分应用构成。

某某省公司ERP系统中，销售管理主要内容如下图所示：

省T532-ERP系统销售峥主体流程

客户自助订单返利兑村订单

2.2.销售业务流程描述

2.2.1.客户自助

某某地市公司是某某省公司主要的目标客户，为了加强双方之间的信息共

享，在ERP系统为地市公司订制客户自助模块中。

地市公司指定用户可以在客户自助模块中，及时查询到商品信息、库存信

息，并且可以直接下达自助订单。

2.2.2.销售订单管理

销售订单管理是ERP系统销售管理方案中的核心应用，所有销售流程都是

围绕销售订单的控制与执行而开展的，如下图所示:

订单管理的解决方案

完整的北务流程

2.221.销售订单生成

某某省公司销售部设置订单管理专岗，负责核对客户销售信息与公司销售

政策，根据不同的业务类型生成销售订单。销售订单生成有两种方式：自助

订单释放生成、手工录入。

订单管理员可以根据客户自助订单，直接释放生成销售订单，释放过程

中，订单管理专员可以选择生成常规销售订单或直运销售订单。

对于需要特殊审批，或零星销售业务，订单管理专员也可以选择手工录入

销售订单。

.销售订单的自动控制

各种类型的销售订单在保存的过程中，可以对订单进行自动校验与控制。

现阶段，在销售管理系统中已应用以下几项订单控制功能:

1.销售价格控制

系统基价表管理模块中，已按客户价格组设定所有商品基价。信息部专员

在新建客户主文档时，需要指定该客户所属价格组，在录入销售订单时，系统

会自动带出商品价格，通过释放功能生成的销售订单不允许更改价格。

只有销售订单专员可以手工修改销售订单价格。

2.现存量控制

为了缩短订货周期，有效的协条省公司与地市公司之间的供给与需求关

系，在销售订单保存口寸，系统进行可供量控制：

・客户录入自助订单时，订购数量大于可供量，系统仅预警提示，订单

可以保存，且自助订单订购数量不计入公司可供量计算；

•销售管理专员在保存非直运销售订单时，系统进行可供量控制，即当

可供量不足时，自动取消该行记录。

3.活动政策控制

在企划部在ERP系统中维护活动政策的前提下，销售订单保存时，系统自

动更新赠品记录或活动价格信息。

市场活动政策如果能在ERP系统中维护与修订，在活动执行过程中不仅能

极大的提高订单专员的工作效率，也能大大降底活动执行的出现差异的概率。

系统对活动政策的有效控制，为企划部与销售部之间的协同工作，提供了

有效的系统保障与支持。

2・2・2.3.销售订单审批

根据ERP系统整体设计需求，所有的销售订单必须经过财务部专员审批，

才能正式生效。

订单审批是对公司各项销售政策监督的最后一道关口，因此需要相关操作

人员在审批过程中核对以下信息：

•核对订单毛利水平、税率税额是否异动；

・核对订单价格是否手工调整，调整的订单记录是否与市场政策或审批

手续一致；

・核对客户付款是否符合公司往来款管理规定。

222.4.销售订单查询与追溯

销售部相关人员，通过对销售订单状态的查询，可以及时了解到销售订单后

续物流过程的执行情况。

在销售管理系统中，按照业务类型，设置不同的单据活动规则，以方便销售

人员对不同业务订单的查询与跟踪，以常规销售订单为例，销售过程如下图所示:

■业务类型及活动规则

・自助订单SQ、常规销售订单SO、直运订单SD

•常规销售订单so的单据活动规则

2.2.3.委托代销管理

销售部门与客户签订委托代销合同，约定将商品发至客户代销，并取得客户

提供的代销结算清单时，进行结算以确认销售收入实现的销售模式。

委托代销业务有如下特点：

/委托代销业务，委托方与受托方必须签订代销协议，以约定代销商品目录、

结算价格，以及结算方式；

/商品发出后，所有权并未转移给受托方，因此商品所有权上的主要风险和

报酬仍在委托方。

/受托方将商品售出后，商品所有权上的主要风险和报酬才转移出委托方。

委托代销业务流程包括：托销商品发货、委托代销结算、账务处理3部分

内容。

2.2.4.销售退货

对于某某省公司，由于主要经营食品酒水类商品，特别是对敏感商品批次保

持期有严格的管理规定，以及将品控部对销售退回商品检验流程纳入到ERP系

统管理范围，销售退货业务已不是简单的销售红冲业务，而是独立、完整的业务

流程。

因此，销售退货业务也是ERP系统销售管理方案的重要组成部分。

销售退货业务采用原单退回的处理方式，不但销售收入与成本按原订单退

货，还要参与原销售单中的如批次、市活动等信息。

根据公司有关商品质量检验的有关规则，所有销售退回商品，全部需要经过

品控部质量检验，与退货申请内容一致，或达到公司退货标准，才能接收退回商

品，因此退货业务将涉及：退货授权、退货检验、退回商品入库三个相关子流程。

2.2.5.销售开票

ERP销售系统与税控系统已通过接口程序实现集成应用。

在ERP销售系统中，所有的销售订单执行完出库确认后，由财务专员全部

更新过账操作自动生成财务凭证。

开票专员可以根据客户需要选择销售记录，打印《开票通知单》，系统自动

将销售记录传至金税接口程序c

开票专员在金税打印发票后，接回程序回传对应发票号，以方便财务账务查

询。

2.3.业务类型说明

不同的销售业务需要不同的业务流程，在ERP销售管理系统中，需要配置

不同的单据类型以及订单活动规则。

现阶段销售管理系统涉及的业务类型以及对应单据类型如下表所列:

序号业务类型单据类型说明

1客户自助自助订单-SQ由分公司、连锁店等客户指定专员在ERP

系统中录入的订购单据

2常规销售销售订单-so某某省公司正式销售订单，可由自助订单

SQ,释放生成

3直运销售直运销售订单-SD用于直运业务的销售订单，可由自助订单

SQ,释放生成

4委托代销委托代销发运出库单-SH根据委托代销协议在系统中录入的代销

发运订单

5委托代销收货确认单-0H系统根据代销发运订单自动生成的客户

签收单

6委托代销结算单-si根据客户提供的代销结算清单，在系统中

录入的代销结算订单

7销售退货销售退货订单-co根据退货申请在系统中录入的销售退货

单

8退货检验单-cj根据销售退货单由系统自动生成的退货

检验单

3.客户信息管理

3.1.客户信息维护描述

客户信息ERP系统重要的基础档案之一，主要应用于销售管理模块、财务

应收款管理等功能模块相关业务。从公司与客户首次签订相关协议或合同开始,

就要对客户的基础信息与各项业务规则进行规范、分类与记录，为相关ERP系

统流程奠定基础。

客户信息管理内容包括:

在ERP系统中建立客户档案所需的编码原则与分类方式;

・客户名称、联系人与联系方式等业务信息;

•客户地址与送货地址信息

・客户价格信息；

•客户开票信息、付款及账务处理相关信息;

3.1.1.客户编码规则

某某省公司客户编码格式采用5位数字类型:

结构为：【3】【XXXX】：

第一段：客户识别标识为“3"，【1位】。

第二段：流水号，【4位】

3.1.2.客户分类规则

类别代码客户类别明细

类别码17客户开票类型空-不开发票；01-增值税普通发票；

02增值专用发票

类别码21客户所属省份按行政省设置档案

类别码22客户区域划分按销售部客户分区设置档案

类别码23客户所属市按行政市设置档案

类别码24客户所属地市公司按某某地市公司设置档案

类别码25客户所属渠道类型01-直营店；02加盟店；03-网络让；

04-地市公司；05-酒水平台等

类别码26客户属性标识01-系统内客户；02-系统外客户

3.1.3.岗位职责描述

岗位主要职责

3.2.创建新地址名册信息

信息部专员根据销售部门提供的《新增客户信息申请表》，在ERP系统中创

建客户地址名册信息。

客户的地址名册信息在“基础数据->地址名册修订”模块中操作。

3.2.1.客户基本信息

在创建客户主文件之前，首先要在地址名册中为该客户增加一个搜索类型

为“C”的地址号，名册中的地址号即为按客户编码。

第一步，在搜索类型中属于'CL点击查找，查看客户最大流水号，点击“增

加”，输入客户基本信息，如下图所示：

山左泰山音伍片黑相口性向鱼体网

ORAGL-JDEDWARDSENTERPRISEONE

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第二步，进入地址名册修订界面，录入客户基本信息，如下图所示:

ORACLE*JDEDWARDSENTERPRISEONE

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打开应用程序二地址处理地址名册他订

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［＞内容点理工具

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税号

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-，品成本修订

客户

-，品基价修订搜索类2!C

［财得管理

［销售管理经营单位126销色舔

客户基础信息必须按实际情况填写以下信息:

•地址号：客户编码

•字母名称：客户全称

・税号：客户开票税号

•搜索类型：C（客户）

•经营单位：126（销售部）

上述信息如果发生错误，会为后续销售开票等模块产生影响，请谨慎填写。

3.2.2.客户地址信息

在地址直册修订界面，选择“选项卡-2”，录入客户地址信息，如下图所示:

地址名捌修ij-地址名期修iJ

地址处理地址名册修订

*定9）取消（y屏幕任）上一下一工具①

后X口团田院

地址号130000243-

迭播迭质卡：2向寄▼

曲寄姓名

。网词1IH曜蜀t比富碑£lr湖后］

市

/她址行1临沂市罗庄区双月日路与湖西跻交汇处一临斤烟拿1

［地址行2送货地址

Ij州/省

不址行3|山东♦幅沂布兰山区覆华路107号T由5被堀码

I地址行4产家/地区

县

Nocounty

说明：

•在地址行1、2中录入送货地址；

•在地下行3、4中录入开票地址；

3.2.3.客户往来属性设置

在地址名册修订界面，选择“选项卡-3”，勾选应收账款选项，如下图所示:

地址名册修订■地址名册标L

Jffi哒型,地址名*修订

班定（2）取消Q）屏H（E）上一下一工具O

0X口⑷田除

地址号30000243

选AE迭质卡:3-Mtin1_______二J_________________________________

应付悚Y/N/M［JJ埃衣供应/«（即应收咪Y/N

雇员组批准用户码

子伴酱停码

应收怵/应付峥:今结|N|否

E3鹿良Y/N

其他个人发号

口存在人力奥源管理记录

免税证书

3.2.4.客户类别设置

在地址名册修订界面，选择“选项卡-7”，录入客户类别码信息，如下图所示:

地址名it修5-嬉M名爵修订

地址处MMtt&Bttn

IA£(9)»«(L)W»(F)t-T-工具①

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诛号送顽卡：7•与那玛n・30▼」

山东

宾别玛11I一Q2101

关别玛12夷别科2209地tff公马

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关别玛14夷别码24[io・芳分公可

英别自15笑81码25(04地亚公哥

口别吗16会期砌26014城内坪尸

其别玛17幅~埴童色专用”事27

a别码18次期码28

其别码19奥别码29

口别圈20岗别田30

3.2.5.联系人设置

在地址名册修订界面，还需要设置联系人信息。

第一步，点击“屏幕-〉人名录”，如下图所示:

地址名册修i丁-地址名册修订

地址处理地域启》)修订

确定9)W»>«(L>解18fF>上一下一TMm

@XFavorites

Form

应收帐(R)

应付幡

电话30300243

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格式化地址

地区信息

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李坦名林

长地址号|曲沂市1532公司

稹号I37130275351214X

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第二步，进入人名录编辑界面，录入联系人姓名，如下图所示:

地址名册修订-人名录

确定（2）查找Q）删除Q）取消&）屏整（£）行（B）工具（I）

@0_x□_S出____________________________________________________________________

地址号130000243电祈鑫山壹修叁武物联制长育国公司向7示电话

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说明：

•人名录第1行（行号为“0”）是系统默认行