某商贸公司运营规范管理手册

优通商贸嘀限公司文件文件编号：UD-HG-06-New06

忧迪版本：1.0

生效日期:

/1/1-71-44--44-ArVvninn2006年11月30口

某商贸公司运营规范管理手册

优迪商贸有限公司

UEEDYTrade.,Ltd

分公司运营规范管理手册

Subsidiaryoperationalstandardizationmanagemanual

持有部门：优迪各分公司

文件编号：UD-HG-06-New06版本：1.0

生效日期：2006年11月20日页数:

审批：日期：

受控印章

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使用说明

这是一本参照iso基本要素，在原《广东优迪规范管理手册》的基础

上编写的一部工具书。

本手册分为三大部分。

第一部分写分公司的组织与人事架构与岗位职责。

第二部分写分公司文件管理、分公司目标管理、商品运做管理程序、

仓储与物流配送管理、市场与营销策划管理、业务开发与推广管理、订单

受理与客户服务管理等程序与直接应用于操作的作业指导书。

第三部分是根据第二部分程序内容延伸出来的各个质量记录。

本书在写作过程中，注意到了各流程与SAP系统的接口情名，做到

尽量能够纳入SAP系统，实现在线管理。但是，有些在SAP系统中暂时

还不具备，这部分使用普通的电子表格或者印刷表格代理。

由于分公司具体情况不一致，比如,山东优迪把多个部门压缩在一起,

在使用过程中，则应将一个程序拆开使用，关于一些非主体部分能够适当

的省略。

本手册之后，还将推出优迪本部的规范化管理手册，另外，人力资源、

财务与资讯因内容繁芜也推出了单行本，请各分公司注意与之结合使用。

这是一公试行本，因此，可能会存在一些与现实工作不相习惯的地方，

请各同事及时给予指出，以利于下次修正。

文一-红叶集团企划部

2006年11月28日

口皮?"优通商喷嘀限公司文件文件编号：UD-HG-06-Ncw06

Wi由版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

分公司运营规范管理手册

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目录

第一部分：组织架构..............................

（一）集团新组织架构..............................

（二）优迪（全国）组织与人事架构.................

（三）优迪分公司组织与人事架构...................

（四）分公司部门职能..............................

（五）分公司岗位职责..............................

第二部分：操作程序..............................

（一）文件管理程序.................................

（二）分公司目标管理程序..........................

（三）商品运做管理程序............................

（四）仓储与物流配送管理程序.....................

（五）市场与营销策划管理程序......................

（六）业务开发与推广管理程序.....................

（七）订单受理与客户服务管理程序.................

第三部分：质量记录..............................

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版本：L0

生效日期：2006年11月30日

分公司运营规范管理手册

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第一部分：组织架构部分

（一）集团新组织架构

文一实业优迪商贸红叶文具味力食品朝阳药业文一商住城

有限公司有限公司有限公司有限公司有限公司开发有限公竞

文

一

快

海

上

修

事

叶

红

业

窗

部

企划部

人力

资源部

商学院

财务

中心

资讯部

集团服

务公司

产品中心

物流中心

匕事"钻通商贸有限公司文伴文件编号:UD-HG-06-Ncw06

版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

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（二）优迪（全国）组织与人事架构

总

财

物

销

服

经

务

流

务

相lii

场

办

部

部

部

中

管

心

理

部

（三）优迪分公司组织与人事架构

说明：1、当分公司月销售额在100万下列时，总经办、财务部设专员编制；

2、送货任务频繁的，能够将物流部拆分为仓储部、物流部，设主管级别,

分公司总经理直辖；

3、可适当增减下属部门。

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版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

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（四）分公司部门职能

1总经办

略。详见《人力资源规范管理手册》。

2商品计划部

2.1负责就直销目录商品向集团产品中心进行申配。

2.2负责大客户个性化商品、特殊订购商品、急货商品等非标准配置商品的采购工

作。

2.3负责非直销目录产品采购的供应商开发工作.

2.3负责与集团产品中心的沟通与协调工作。

3物流部

3.1做好配送的车辆、人员管理。

3.2负责分类整理各类订单。

3.3负责所有有效订单的配送工作。

3.4负责仓库的管理、理配货、收发货工作。

3.5负责仓库的日常盘点、报损等工作。

4财务部

4.1负责财务管理体系的检讨与完善。

4.2负责预算体系的建立与年度、月度预算的汇编、操纵及执行结果的分析与报告。

4.3负责资金的筹措与调度，与各项财务支出的监控。

4.4负责公司各项账务的查核与资产的盘查。

4.5负责应收帐款的催收与管理工作。

4.6负责公司信息管理系统的日常保护工作。

5市场部

5.1负责地方市场的调研。

5.2负责制订营销策划方案与制订品牌在当地市场的推广方案。

5.3负责分公司营销体系的调整策划。

5.4负责DM与其他促销商品传单的设计制作的联络沟通。

5.5负责直销产品目录、DM在本区域的推广与邮寄。

6销售管理部

6.1负责直销办事处的设立及业务区域的划分。

6.2负责直销办事处的人员管理及其它日常管理工作。

6.3负责直销办事处的人员培训。

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6.4负责直销办事处的督导。

6.5负责所有客户信息收集、整理、分类、分析、客户管理、客户信用评估、信用

管理与客户风险操纵工作.

6.6协调各直销办事处与有关单位的关系，为各办事处提供各类支持。

7客户服务中心

7.1负责呼叫中心电话接听、客户咨询与电话订单受理工作。

7.2负责电子商务客户咨询回复、订单处理工作。

7.3负责电话拜访，建立客情关系。

7.4负责大客户管理与服务支持工作。

7.5负责客户服务中心客户信息收集、整理、分类、分析、客户管理、客户信用评

估、信用管理与客户风险操纵工作。

（五）分公司岗位职责

1分公司总经理岗位职责：

1.1职位名称：总经理

1.2直接上级：优迪（本部）总经理

1.3直接下级：总经办主任、商品计划部经理、物流部经理、财务部经理、市场部

经理、销售管理部经理、客户服务中心经理

1.4基本要求：

男女不限，30~45周岁，拥有经济、行政管理、工商管理等有关专业本科以上学历。

国语流利。五官端正，身体健壮，形象良好。五年以上同等职位经验。有驾驶执照。

1.5技能要求：

熟练操作各类office软件。综合组织协调能力强，擅长营销管理、客户管理与团队

激励，有丰富的企业管理策划、销售策划经验，关于商贸管理有特殊的远见卓识，擅开

拓，重创意，洞察内部细微动向，能独立设计商贸连锁企业产品、物流、营销、拓展、

财务等项管理通路。熟悉当地市场，熟悉当地政府办事流程。

1.6素养要求：

为人正直果断、处世稳重有魄力，个人魅力四射。

1.7服务要求：

5年以上在本企业工作服务意向，并愿意签署合同。具有任职资格担保。

1.8直接职责：

1.8.1负责分公司整体战略规划的设计、培训与分解落实。负责分公司组织人事架

构的审核、签署、编制的把关，与各部门负责人的猎头与考核。

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1.8.2负责科学分配各项资源，关于分公司激励体系进行科学设计与分解实施，确

保分公司各项运行效率最佳化。

1.8.3负责分公司各部门的目标设计及考核，围绕工作目标组织管理层培训，并进

行督导。

1.8.4协同集团总部共同建立完善分公司利润执行体系，不断优化运行环境，提高

利润体系运行效率，实现营业额与利润的最大化。

1.8.5协同集团总部建立完善分公司行政体系与企业文化体系。

1.8.6建立完善分公司产品供给体系。

187建立完善分公司物流体系，不断降低物流成本。

1.8.8协同集团总部建立完善分公司财务管理体系，提高财务核算、融资、投资、

费用操纵的质量，使分公司资产运营最优化，资产结构合理化，投入产出最佳化，有效

杜绝财务风险。

1.8.9协同集团总部建立完善分公司电子资讯系统，通过运做ERP系统与

CALLCENTER系统提高分公司内部运做效率。

1.8.10负责分公司公共关系的保护，树立企业的社会责任形象。

1.8.11定期向董事会述职。完成董事会要求的其它事项。

1.9管理责任：

1.9.1对分公司工作目标与利润目标的完成负责。

1.9.2对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。

1.9.3对分公司拥有的财、物及各项预算开支的合理性负责。

1.9.4对分公司的健康、与谐与可持续进展负责。

1.9.5对特殊业务的开展因把关不严给分公司造成的缺失负责。

1.9.6对掌握的分公司秘密负责。

1.10岗位权力：

1.10.1对分公司的各项资源有部分的分配使用与调配权。

1.10.2对分公司所有员工日常工作安排有调配权。对经理级下列人员的聘用、提升、

降级、奖惩、辞退有决定权。涉及任免及人员工资、激励方案需经集团人力资源部、总

部总经理审批才能执行。

1.10.3对分公司各级员工的工作有监督、检查与考核权。

1.10.4对分公司各级员工的工作争议有裁决权。

1.10.5对分公司发生的各项费用支出有审核权，对限额资金有使用的批准权。

1.10.6对分公司范围内通常违规事件有调查权、处罚的审批权与违纪的裁戾权，涉

及到分公司总经理个人的，或者者影响重大的，由集团内控部、人力资源部调查与裁决。

1.10.7对分公司各部门各项工作有监控与指导权。

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牛.效日期：2006年11R30日

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2总经办主任

3人事专员文员

4商品计划部经理

5采购助理

6物流部经理

7仓管员

8打单文员

9送货员

10财务部经理

11会计

12出纳

13市场部经理

14策划专员

15销售管理部经理

16督导专员

17业务员

18客户服务中心经理

19客户助理

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第二部分：管理程序

（一）文件管理程序

1目的

规范分公司文件与资料管理，方便沟通，防止泄密。

2范围

本程序在优迪各分公司内适用。

3职责

3.1本程序由优迪（本部）总经理审批，集团企划部拟订、修订、解释、授权公布。

3.2各分公司总经理是本程序的第一推行者，分公司各部门负责具体执行本程序有

关规定。分公司总经办负责按照本程序开展文件管理的稽核。

3.3集团督导组到分公司督导时，本程序为核查必查项目。就核查发现的问题，能

够对分公司总经理提出处罚措施。

4文件分类

4.1分公司文件按格式分为ISO（国际标准化委员会）格式、GB（国家标准）格式

及普通资料格式。

4.2ISO格式用于颁布正规的《质量手册》、各类程序、规程、质量记录、工作规划，

等。本程序即为ISO格式文件。

4.2.1ISO格式的封面

《质量手册》、《规范管理手册》等大型ISO文件通常应制作封面。封面由公司

LOGO、标准公司中英文名称、文件中英文标题、文件持有部门、文件编号、文件版本、

生效日期、文件页数、拟订人、审核人、批准人、受控印章。

4.2.1.1LOGO：高1.79CM,宽4.76CM。居中。

4.2.1.2标准中文名称：一号黑体“优迪商贸有限公司”。标准英文名称：TimesNew

Roman字体三号字"UEEDYTrade.,Ltd”。居中。

4.2.1.3文件中文标题：一号华文中宋。文件英文标题：三号TimesNewRoman字

体。居中。

4.2.1.4文件持有部门：五号仿宋字体。居中。

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版本：L0

生效日期：2006年11月30日

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4.2.1.5文件编号：文件版本、生效日期、文件页数：小四号仿宋字体。居中。

4.2.1.6拟订人、审核人、批准人：四号仿宋字体。居中。

421.7受控印章：四号仿宋字体，居中。

4.2.2ISO格式的内文

使用WORD的表格与边框工具，设置内页文件头、文件正文框。

4.221文件头:LOGO高0.83CM,宽2.22CM。华文行楷字体四号缩放140%“优

迪商贸有限公司文件”。文件标题华文中宋小四号字体。

右上方分别列举文件编号、版本、生效日期、页码，为宋体字五号字体。

(1)文件编号：UD-SH-0x-xx,含义为优迪-上海分公司-2006年-第06号。

(2)版本：1.0,含义为第一版，没有修改过。修改过一次为1.1版。在此基础上

重新拟订为2.0版。

(3)生效日期：含义为本文件的自x年x月x日开始具有法律效力。

(4)页码：xx/xx,含义为总共为xx页中间的第xx页。

422.2为宋体字小四号，行距为18磅。标题使月黑体与华文中宋。字号适当放大。

4.3GB格式适用于通知、规定、联络函等文体。

431GB格式文件头：优迪商贸(xx)有限公司文件，一号华文中宋字体。居中。

4.3.2GB格式文件编号：xx优迪规字2006第xx号。五号仿宋字体。居中。

433红色横杠。宽4磅。居中。

4.3.4标题：二号华文中宋。居中。

4.3.5正文：小四号宋体字，行距18磅，居左。

4.3.6功能区：

4.3.6.1主题辞：为便于电脑查阅，选择出标题词组罗列上去。有效期，要注明文件

的有效期。

436.2抄报:报给谁。

4.363发送：文件要素是发给谁的。

4.364抄送：文件还要让谁明白一下。

4.365拟订人、审核人、签发人。

4.366印刷、发行单位，发行日期，发行份数。

4.4普通资料格式适用于内部培训资料等。

4.4.1页眉：务必具有优迪商贸LOGO、文件标题。字号适中，居右。

4.4.2页脚：务必有页码。

5文件拟订与审批

5.1承担具体工作的人员负责拟订关于本项的文件。

5.2部门负责人负责审核文件。

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版本：1.0

牛.效日期：2006年11R30日

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5.3分公司总经理负责签署文件。签署后的文件被视为分公司持有的合法文件。

部门负责人认为应该使用文件的形式，

6文件发放

6.1文控中心

分公司总经办即为分公司的文控中心，负责文件的发放、回收与销毁工作。

6.2文件发放

6.2.1文控中心只发放合法文件与受控资料。

6.2.2文件签署后，交给总经办文控文员（由人事文员/专员兼任）复印、装订，在

封面与内页加盖“受控文件”印章，在《文件发放记录表》上全面登记。

6.2.3将文件发放给有关部门的收文人员，由收文人员在《文件发放记录表》上签

字。

7文件的传阅

收文单位务必组织文件传达对象人员学习或者传阅文件。传阅后在文件背后签署自

己的名字，否则，视为没有看过，每次罚款10元。

8文件的保管

8.1分公司总经办（文控中心）负责保管整个分公司的文件，承担责任后果。分公

司各部门分别保管发放给自己部门的文件，部门负责人承担责任后果。

8.2各办事处负责人为办事处文件保管的责任人。

8.3文件传阅后，务必在3天内放进快劳保管起来。保管时务必将来文分门别类，

依文号存放整齐，保证文件的完整性。密级文件，单独保管。快劳格式由集团公司企划

部统一制订。

8.4任何文件严禁带离公司，且不得复印、摘抄与外传。特殊情况需复印、摘抄与

外传文件，须由公司总经理批准。

9文件密级划分

9.1文件分为秘密、机密、绝密三级。

9.2秘密文件是指公司通常秘密，泄露会使公司的权益受到损害的文字资料与电子

文本，包含公司人事档案、各类合同、协议、职员工资收入、尚未进入的市场、编订成

册的质量手册、管理手册、公司尚未对外公开的各类信息资料。

9.3机密文件是指包含公司重要秘密，泄露会使公司的权益受到非常严重损害的文

字资料与电子文本，包含公司尚未付诸实施的经营项目与经营决策、财务报表、统计资

料、重要会议记录、公司经营情况、商品采购资料、客户资料等。

9.3绝密级文件是指公司董事会、股东会的重大决策、公司已经确定但尚未正式实

施的公司进展战略、长期规划与经营方向等。

10文件回收与销毁

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版本：1.0

牛.效日期：2006年11R30日

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10.1总经办承担文件回收与销毁的责任。通常是一个季度清理一次文件。

10.2销毁使用碎纸机销毁，假如是太多，能够送到纸浆厂，在现场监督销毁。销毁

时，分公司财务部经理在场监督。

11执行

本程序自公布之日起执行，其它有与本程序相抵触的，以本程序为准。

12支持文件

12.1ISO标准文本格式（略，见本手册）

12.2ISO作业指导书格式

12.3GB文件格式

12.4GB《联络函》格式

12.5快劳插条模版

13质量记录

《文件发放记录表》

文件编号：UD-HG-06-New06

"磐优渔商贸嘀限公司文件

Wi2由"版本：1.0

生效口期：2006年11月30□

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(二)分公司目标管理程序

1目的

明确目标，分解目标，保证目标实现。

2范围

本程序在优迪本部及各分公司范围适用。

3职责

3.1本程序由优迪(本部)总经理审批，集团企划部拟订、修订、解释、授权公布。

3.2各分公司总经理是本程序的第一推行者，分公司各部门负责人执行与分解分公

司下达的目标。分公司总经办承担稽核的责任。

3.3分公司总经理及各部门分别检查自属范围的目标实现情况，结合《分公司人力

资源管理手册》规定的内容评估员工的绩效。

3.4集团人力资源部负责评估分公司目标实现情况。

4分公司运作目标概定

4.1优迪分公司目标包含：绩效目标(量化目标)、职能目标(定性目标)。

4.1.1量化目标包含：

(1)销售额。

(2)毛利率。

(3)资产周转率。

(4)回款率。

(5)客户开发家数。

(6)客单额。

(7)商品满足率。

(8)费用比例。

4.1.2职能目标包含：

(1)优迪统一销售平台在本区域的客户认同度.

(2)直销目录产品在本区域市场的竞争力。

(3)客户对分公司服务的满意度。

(4)内部规范管理与员工素养提升。

5分公司目标达成措施

5.1解决卖给谁的问题

5.1.1由市场部牵头，调查清晰分公司辖区市场客户数量，客户性质。

5.1.2由市场部牵头，理清晰什么是优迪分公司的目标客户。

钻版商//"司文件文件编号:UD-HG-06-Ncw06

版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

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5.1.3建立规范的客户档案。

5.2解决卖什么的问题

5.2.1商品计划部牵头，调查清晰分公司辖区市场行销产品情况。

5.2.2商品计划部牵头，以《直销目录》为蓝本，拟订区域市场产品目录，分公司

总经理审批。

5.2.3跟文一•红叶集团商务部订货或者在当地市场采购，确保备货充足。

5.3解决怎么卖的问题

5.3.1以目录销售为主，DM促销为辅；以邮寄、电话拜访为主，登门拜访为辅。

5.3.2分公司办事处、客户服务中心（CALLCENTER）、（大客户部），承担销售任

务。

5.3.3分公司市场部承担营销策划与营销措施跟进任务。

5.3.4客户服务中心受理客户订单。

5.3.5分公司物流部仓库负责配货，物流部送货员负责送货。

5.4解决货款回收的问题

5.4.1分公司办事处、销售管理部负责鉴定客户资信，分公司总经理审批。

5.4.2分公司财务部负责客户资信的把关。

5.4.3财务部负责对帐、催款。

5.4.4财务部收款员负责将货款收回来。

6分公司目标制订与分解

6.1每年12月份，优迪（本部）召开优迪系统目标研讨会，参加人员分公司总经理、

集团财务中心负责人、集团人力资源部负责人、集团企划部负责人，确定优迪系年度目

标，与分解给各分公司的年度目标。优迪本部目标在《优迪年度战略规划》中表达，下

达给分公司的目标使用表格表达，见附表《分公司年度目标沆

6.2每月下旬，分公司配合集团人力资源部，将分公司下月目标拟订成KPI文件，

优迪（本部）总经理审批，下发给各分公司。（参见《分公司人力资源管理手册》）

6.3分公司总经办协助总经理分解目标，拟订成分公司的KPI文件，分解给分公司

各部门。（参见《分公司人力资源管理手册》）

6.4各部门将KPI指标分解到每个员工。不能使用的KPI的，使用CPI分解技术。

7分公司目标修订

7.1评估运营指标阳性的或者阴性的，能够根据年度目标上浮或者下浮分公司目标。

修订目标通常每季度进行一次。

7.2各分公司能够向（本部）总经理提出修订目标的申请。（本部）总经理通过评估

认为分公司应该调整目标的，可直接调整分公司目标。

8执行

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版本：1.0

牛.效日期：2006年11R30日

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本程序自公布之日起执行。其它文件有与之相违背的，以本程序为准。

9支持文件

9.1《优迪年度战略规划》

9.2《分公司人力资源管理手册》

10质量记录

《分公司年度目标》

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版本：LO

生效日期：2006年11月30日

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(三)商品运做管理程序

1目的

规范分公司商品运做，提升商品竞争力。

2范围

本程序在优迪各分公司内适用。

3职责

3.1本程序由优迪(本部)总经理审批，集团企划部拟订、修订、解释、授权公布。

3.2分公司商品计划部负责具体执行本程序。

3.3分公司市场部、销售管理部、客户服务中心负责协助本程序的执行。

3.4集团产品中心负责提供公共商品及上游资源。

4商品定义

本程序中，将分公司销售的商品分为优迪系公共商品，与区域性商品。

4.1优迪系公共商品

是指在优迪各分公司销售的上《直销商品目录》册的商品，与集团产品中心开发的

自有品牌性质的商品。

4.2区域性商品

是指为满足分公司客户需要，《直销商品目录》册上没有的，分公司商品计划部在

当地市场专项采购的商品。

5商品市场调查与分析

5.1分公司商品计划部负责进行当地文化办公用品市场的调查，每个月进行一次大

规模调查，每周进行一次抽样调查。

5.1.1月度调查

(1)每月的月底25~31日，分公司商品计划部应派出两人以上的调查小组，开展

区域市场的商品调查。

(2)调查范围以省为单位，调查以典型城市为样板，如山东省要紧调查青岛市、

济南市。要紧调查典型城市里的具有较大规模的竞争对手、文化办公用品批发行场，必

要时，调查对象扩大为大型超级市场、小文具店。

(3)使用现场走访的方法，记录或者拍摄下来商品信息，使用《商品市场调查统

计表》记载调查结果。有商品画册、商品目录的，应索取带回。

(4)调查应延伸至商品的陈列、促销、售后服务等。

5.1.2每周抽样调查

(1)每周调查时间不加以限定。调查人员不加以限定。

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版本：1.0

生效H期：2006年11月30H

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（2）要紧是调查一下周边竞争对手与批发市场，新上了何种产品，开展了何种促

销等。

（3）调查结果在向商品计划部经理汇报，重要的信息向分公司总经理汇报后，能

够直接应用。

5.2统计与分析

521调查回来后，调查人员应补充填制《商品市场调查统计表》，关于统计表进行

汇总。

5.2.2根据汇总结果，分析商品的整体价格趋势。

5.2.3关于单个商品进行价格的比较、材质的比较、档次的比较。

5.2.4分析调查对象的供应商支持力度。

5.2.5综合推断调查对象的商品竞争力。

5.2.6商品计划部撰写《月度商品市场调查报告》，经商品计划部经理签字后，上报

给总经理，向市场部、销售管理部、客户服务中心通报，并抄送给集团产品中心一份。

6商品结构调整

6.1根据月度市场调查与每周市场调查结果，分公司商品计划部应以保持分公司商

品竞争力为出发点，关于本区域行销商品制作调整方案，上报总经理审批后实施。

6.1调整范围：

6.1.1商品经销范围是否扩大或者缩减。

6.1.2商品的定价是否要做出改变。

6.1.3商品的结构是否进行重新规划。

6.1.4商品的定位是否准确，否则进行调整。

6.1.5是否引进新的品种。

6.1.6是否建议制订专项促销方案。等。

7直销目录制作与使用辅导

7.1直销目录的制作

7.1.1分公司商品计划部务必在制作《直销商品目录》过程中发挥要紧角色。目录

的制作，由优迪本部牵头，集团产品中心、集团企划部参与成立目录制作组，同各分公

司商品计划部协作完成。《直销商品目录》通常为半年出版一次，条件成熟后，一个季

度出版一次。

7.1.2商品计划部跟踪《直销商品目录》的使用情况，将增减商品输入Excel格式的

《直销商品目录建议增减表》，到讨论时，递交给目录制作组。

7.1.3会同分公司总经理、销售管理部经理、客户服务中心经理一起，审核目录制

作组提供的产品目录草案，提出修正性意见。

7.1.4关于个性化商品，应配合进行产品的拍照，按照要求传递给设计部门。

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7.2直销目录的使用辅导

7.2.1商品计划部收集各类资讯，准备接纳分公司销售部门的咨询。资讯从集团产

品中心、供应商、网络、宣传资料上收集。

7.2.2属于商品计划部自己开发的区域性商品，商品计划部在伤食之前务必制作、

下发《标准商品知识教材》，发放给销售部门。

7.2.3自己不能提供咨询的，向集团商品计划部索取资源。

7.2.4跟踪销售部门，指导其正确推广《直销商品目录》刊载的商品。必要时，会

同销售人员共同拟订针对客户的专业方案。

8供应商开发管理与区域性商品采购

本章节所描述的供应商是指区域性商品的供应商。公共商品的供应商为集团产品中

心。

8.1分公司采购目录

商品计划部按照分公司市场需求，编制《分公司商品采购目录》。采购目录按照优

辿系统一编码，分类管理.《分公司商品采购目录》由商品计划部每周更新一次。

8.2供应商开发

8.2.1根据《分公司商品采购目录》，寻找3家以上有实力的供应商作为合作对象。

要求符合下列条件：

(1)具有合法经营资格。

(2)有可靠的信誉。

(3)能满足公司的商品需求。

(4)愿意同公司月结，最好能够月结+30天。

8.2.2商品计划部采购助理根据上述要素关于供应商进行全方位的考察，填写《供

应商档案》，由商品计划部经理核实，分公司总经理审批。总经理审批后的供应商即为

分公司法定供应商。

8.2.3不管现有供应商合作质量如何，商品计划部都要定期从市场上寻觅新的供应

商，作为后备资源。

8.2.4建立供需关系的供应商应该签署《采购合同书》。

8.3供应商管理

8.3.1《供应商档案》由分公司财务部保管。有新的资料，应该马上更新该供应商档

案。

8.3.2采购助理不断跟踪在合作的供应商供货情况，包含：

(1)供货的及时性。

(2)供货质量。

(3)供货的满足程度。

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(4)价格是否公道。

(5)售后服务情况。

将其表现记入供应商资信档案。

833关于经常缺货、经常出现质量问题、不能及时供货、价格偏高、售后服务拖

拉等情况的供应商，采购助理提出淘汰申请，上报经理审批。经理调查核实确实如此的，

终止与该供应商的合作，更换新的供应商。

834采购助理应向供应商索要配套赠品，关于交易量较大的供应商索要公司活动

赞助，间接降低采购成本。索要时务必两个人在场并进行登记，否则视为向供应商索贿

行为。

8.4计划采购与零星采购

8.4.1计划采购

采购计划一周制订一次。商品计划部检讨库存情况，在每周六填写《采购清单》，

由部门经理审核，分公司总经理审批。周一提交给供应商订货。

8.4.2零星采购

(1)在遇到下列情况时，能够进行零星采购：

A、当没有建立该类型物资正式供应商时。

B、没有能纳入采购t-划的临时采购项目。

C、客户强烈要求采购的特殊商品；等。

(2)遇到需要请款时，由采购助理提出申请，经理审核，分公司总经理审批，从

财务部借款。分公司总经理有1000元以内的采购借款审批权，超出1000的部分由本部

总经理或者集团财务总监审批。

(3)零星采购不得高出每月总采购量的8%。

8.5采购竞价

8.5.1询价

每一笔物资的采购，都务必进行询价，询问3家以上的报价。

8.5.2竞价

商品计划部掌握3家以上的报价，要求三方再次压价，直至3家分别推出至低价。

竞价方略：告诉A,B比你的报价低xx元，或者者告诉C,A已经告诉我这件商品

的进价是xx元，你们的报价太高了，或者者以长期合作为诱惑条件，等等，挤压采购水

分。

8.5.3价格异议处理

在进行大宗采购时，如采购助理来不及一笔一笔询价，事后发现同期销售同一规格

的产品报价更低时，有权要求供应商给予按照合理的价格结算。

8.6库存管理

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8.6.1分公司采购系统是分公司SAP系统的一部分。采购助理随时能够进行库存访

问。在每笔采购订单下单之前，务必查询库存情况。

8.6.2库存不得超过上月库存量的20%。发现已经超量储存的，应停止采购。

8.7退货流程

8.7.1当出现下列情况时，应进行退货处理：

（1）因质量问题，或者因规格错误。

（2）出现订货过多，仓库出现积压。

（3）因经营范围更换导致该商品不能够再销售（在保质期内，要求采购助理在供

应商谈判时就要明确）。等。

8.8信用管理流程

8.8.1供应商帐期管理

关于定期结算的客户，采购助理应要求其履行约定，在约定的时间内结款。

采购助理应告知供应商分公司的结款流程，以免误解。采购助理列出应付款时间表,

整理各类单据，按照流程规定审批，并约定财务部准备付款日期与供应商前来结款日期。

8.8.2采购货款结款

由采购助理整理单据，与财务部确定，在每月某日统一结款。分别需要分公司总经

理、财务部经理、财务总监审批。

8.9采购稽核

8.9.1分公司总经理应定期检查商品计划部的供应商管理、采购的实物与金额的相

符程度、库存与调拨手续、市场物价、供应商访问等，来监忏采购的廉洁。

8.9.2分公司财务部应关于采购帐务认真核查，杜绝财务漏洞。每月非公共商品采

购量超过50万的，财务部可设置物价专员编制，专门进行价格稽核。

8.9.3集团内控部有权随时抽查分公司采购的每一个环节。

9公共商品采购、物流与索赔

9.1《直销商品目录》所刊载商品，一律由集团产品中心提供。集团产品中心商务

部专门有专人负责对口分公司。

9.2分公司常规订货操作流程规定如下：

9.2.1分公司订货每半个月集中操作一次。日常补货作为补充。

922分公司商品计划部负责人填制《xx分公司目录商品订货清单》，填写清晰订货

编码、品名、规格、颜色、数量等必要信息。

9.2.3找分公司总经理（或者指定人员）审批，在清单上签署电子签名。通过审批

后，分公司商品计划部制作《xx分公司目录商品订货清单》的电子邮件，按照集团产品

中心要求的格式填写正文，并将审批后的《xx分公司目录商品订货清单》一并附上，发

给集团产品中心商务部。

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集团产品中心将默认分公司商品计划部经理提交的电子邮件及附件具有法律效力。

9.2.4集团产品中心商务部对口人员接收电子邮件，下载《xx分公司目录商品订货

清单》。参照SAP系统，查验是否有库存，与集团产品中心确认是否决定不做某个商品。

假如查验是没有，立即与分公司联系。由分公司商品计划部决定是否延期，或者者是否

替换。

9.3分公司特殊订货操作流程如下：

特殊订货是指没有上《直销商品目录》、且没有事先通知集团产品中心商务部备货、

需要特殊订购的商品。

9.3.1分公司商品计划部同集团产品中心商务部对口人员联系，确认可否订某项商

品O

9.3.2集团产品中心商务部寻求产品中心各项目部支持，一起寻找产品或者供应商。

假如没有资源，回复分公司替换其他产品。

9.3.3假如确认能够订，集团产品中心商务部对口人员知会分公司，分公司按照本

程序常规订货流程订货。

9.4退货管理

9.4.1新设立半年内的分公司，同意退货占当批订货总额的15%。满半年以上的分

公司，退货限额为当批次的8%。退货费用自己承担。因分公司造成的有残缺的商品不

给退货。

9.4.2退货前，分公司应考虑该批商品能否按照出货价做促销，或者与其他商品捆

绑销售。实在无法消化的方能够考虑退回总部。

9.4.3退货流程为：

(1)分公司商品计划部填写《退货申请单》，分公司总经理审核。

(2)商品计划部将《退货申请单》用电子邮件发给集团产品中心商务部对口负责

人。

(3)商务部审核退货是否符合本规程的要求，假如不符合规定，则通过电子邮件

告知。

(4)商务部将《退货申请单》打印成文本，上报产品中心总监审批。商务部将审

批结果通过电子邮件告知分公司，确认给予退货。

9.5计划库存管理

951分公司商品计划部负责本公司的计划补货工作。每月的1()日往常，分公司商

品计划部整理制作《X月单品销售分析表》，预测本月的商品需求，制作《X月商品补货

计划》，经总经理审批后，发电子邮件给集团产品中心商务部对口负责人。制作计划的

原则是在上月度销售量的基础上乘以1.2倍。

9.5.2集团产品中心商务部及各项目部关于需求进行分析，确定具体的补货计划。

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通常情况下，计划库存务必能够满足商品目录册刊载商品的正常供应，但应操纵在1.2

倍的额度以内，防止出现积压。

9.6物流及索赔

9.6.1分公司与总部往来通过外部物流公司进行。通常情况下，物流公司由集团产

品中心指定。分公司有更低价格的服务商，能够考虑给自己指定服务商，但由化带来的

提货费用、送货费用自行承担，索赔责任也由自己承担。

9.6.2分公司收货时，能够现场清点的就现场清点。如不能现场清点，则在双联回

执上加盖“细数未点，品质待验'’的收货专用章，作为追溯数量、品质差异的根据。在签

署合作协议时，应将本条记入。(附：印章模版)

9.6.3参照回执单，经检验出现数量、品质问题的，分公司首先分析差异与损坏原

因，与集团产品中心商务部联系，将差异、缺失情况填写《收货差异统计表》或者《商

品损坏清单》传给商务部进行审核、整理。

9.6.4属于差异的，由商务部核对出货单据，如属因此漏发或者者错发，则更正重

新发货。

9.6.5如属于损坏的，商务部将单交与集团产品中心项目部，确认是否由因此商品

质量只是关而引起的损坏，假如系商品质量引起的，则向上游供应商提出索赔。如系运

输过程所引起的，则向物流供应商提出索赔。索赔的价值应等同于原货物的销售价值。

9.6.6分公司现场确认与索赔流程：

(1)在卸货时确认货物的完好性，与物流公司人员共同确认下车时货物外箱完整。

(2)分公司能够来得及的，尽量现场检验，如发现外箱有损坏的情况，应即时要

求物流公司开写证明，并向其索赔。

(3)公司在收货时如发现外籍无损，但是内箱货物损坏的明显是货物本身品质的,

可退回总部换货或者退货协商解决。

9.7对帐与请款

9.7.1对帐

每月2日前，集团产品中心商务部，与各分公司商品计划部核对当月单笔订单金额,

填制《月度订货情况统计表》，统计所有的订货数据。累计订货数据，交优迪本部财务

部发《对帐单》与分公司财务部门对帐。分公司商品计划部、财务部应接纳外部供应商

的对帐请求。

9.7.2请款

每月的10日前，分公司商品计划部整理出《目录商品付款明细》，交给财务部审核，

分公司总经理审批，财务部使用电汇的方式汇入优迪本部财务部指定的帐户上。特殊关

系需要延缓的，需要报请本部总经理审批。

10商品定