物业管理档案的 管理- 周成07课件讲解

物业管理档案的管理主讲—周成学房地产经营与管理资源库物业管理档案的管理1.综合考虑档案的保存价值和保存期限

各物业管理企业可结合自身实际情况和管理要求综合确定有关档案保存期限的划分标准。一、物业管理档案的保存物业管理档案的管理某物业管理企业档案保存期限的划分标准保存期限时间划分标准备注永久无限期凡是记载和反映物业、大型或重要附属设施设备及物业管理活动的基本历史情况，对物业维护和使用以及科学研究有长远研究参考价值的文件1．有关所管物业及重要的附属设施设备的基础性文件资料，有关更新改造、大中小修的会议决议的文件、记录、验收报告和技术参数等文件；2．有关物业管理工作中产生的重要决议、决定、合同协议、通知、记录、工作计划、统计报表及相关的请示、报告等；3．业主及业主大会的基础资料、会议决议、决定、请示报告记录等文件长期15～60年凡是在相当长的时间内对所管理的物业及物业管理工作需要进行查考、经验总结的文件与记录1．有关物业管理工作中的年度季度计划、总结、报告；2．与物业相关的附属设施设备(工作寿命在5年以上10年以内)的基本技术和商业资料，维修维护合同和记录，大中小修、更新改造记录和会议决议等文件；3．物业本体及大型或重要附属设施设备的维护记录短期15年以内其他只在较短时期内有查考意义的文件与记录1．小型设施设备的更新、维修记录；2．有关物业管理服务和运行记录的相关文件和记录物业管理档案的管理2．档案保存注意事项(1)

物业承接查验期和入住期收集整理的档案资料属于物业基础资料档案，是物业管理档案中最重要和基础性的档案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用设施设备的检测、检修与运行记录档案，在分析房屋主体安全、设备运行状况和事故分析中有时起着十分关键性的作用，因此这类档案的真实性和保存期限应有明确规定，一般不能低于设备的使用年限的2倍。一、物业管理档案的保存物业管理档案的管理(3)各类小型设备的运行和维护记录档案、环境与安全管理记录档案的数量较大，这部分档案的保存期限较短。这类档案应有一个销毁的管理方案和程序，以腾出空间，避免档案室空间被无谓占用。一、物业管理档案的保存物业管理档案的管理1．档案安全管理2．档案信息安全二、物业管理档案的安全管理物业管理档案的管理1．档案安全管理档案毁损有人为的原因和自然的因素。人为原因的毁损，如遗失、损坏、被盗、不当使用和故意毁损等自然的因素有：介质和记录方式随时间的推移而产生自然失效；环境的影响，如火、水、潮湿、虫鼠啃咬、紫外线以及机械磨损等档案保管应注意室内空气流通，经常采取防霉、防潮、防虫、防水、防火、防盗等安全措施。二、物业管理档案的安全管理物业管理档案的管理2.档案信息使用安全档案的安全包括：档案本身不受到损坏与丢失；档案信息不被非法复制、查阅和传播。由于档案载体的不同，保障档案信息安全的方式也有不同。但均应制订文件的密级体制，严格借阅、复制制度。二、物业管理档案的安全管理物业管理档案的管理

档案的查阅、外借、复制和销毁等方面制订详细的制度，设定权限。

对无权查阅、外借和复制的人员，管理人员不得私自给予查阅、外借或复制。

有权限的人员在查阅、外借时必须承担保管责任。复制必须由档案管理人员进行，并须获得相应授权方可实行。

销毁档案时，应经上级批准，并在主管领导和部门主管的监督下采用适当的方式销毁。

(1)、纸介质档案的信息安全物业管理档案的管理

通过设立严格的多级权限机制和密码保管制度，严格进入检索系统、复制和下载的管理；对进