文件与资料控制管理制度模版（2篇）

文件与资料控制管理制度模版1.目标与适用范围本规定旨在确立文件与资料控制的管理规范，以确保其准确性、完整性和安全性。此规定适用于组织内的所有部门及员工。2.定义2.1文件：指以书面形式记录和存储信息的媒介，包括纸质与电子两种形式。2.2资料：指对组织业务活动至关重要的各类信息和数据。3.文件和资料的分类3.1按形式划分：3.1.1纸质文件：涵盖行政、财务、人力资源等部门的文件。3.1.2电子文件：包括电子邮件、电子合同、电子报告等电子形式的信息。3.2按重要性划分：3.2.1重要文件和资料：对业务运营具有关键性影响的文件和资料。3.2.2一般文件和资料：对业务运营具有一定重要性的文件和资料。3.2.3废弃文件和资料：不再具有实际使用价值的文件和资料。4.文件和资料的编制与备份4.1编制文件和资料应遵循既定的规范和标准，包括格式和命名规则。4.2文件和资料应在指定的存储位置进行编制，并确保备份的及时性。4.3纸质文件和资料需妥善保管，防止受潮、损坏或丢失。5.文件和资料的查阅与借阅5.1查阅文件和资料需遵循相关权限规定和程序，以维护信息的机密性。5.2借阅文件和资料需填写借阅记录，并在规定时间内归还。6.文件和资料的存储与保管6.1纸质文件应存放在安全的库房或密封柜中，确保环境干燥、通风。6.2电子文件应存储在安全服务器或云存储系统中，设置适当的访问权限和加密措施。7.文件和资料的销毁与归档7.1废弃文件和资料应遵循既定的销毁程序，如切割、破碎等方式进行销毁。7.2重要文件和资料应按归档程序进行归档，注明归档时间和责任人。8.文件和资料的安全管理8.1文件和资料的安全管理涵盖物理安全和网络安全，以防止信息受损。8.2物理安全措施包括防火、防水、防盗等，以保护文件和资料。8.3网络安全措施包括访问控制、防病毒、定期备份，确保电子文件的安全。9.违规处理对于违反本规定的行为，将根据情节严重程度采取警告、记过、降职、解雇等相应措施。10.监督与评估10.1各部门需定期对文件和资料的控制管理进行监督和评估。10.2监督和评估结果应及时反馈，采取必要的整改和改进措施。11.附加条款11.1本规定的解释权归组织所有。11.2修订本规定需经过相关部门的审核并获得批准。11.3本规定自发布之日起生效，同时废止先前有关文件和资料控制管理的规定。文件与资料控制管理制度模版（二）序为了更好地管理和控制企业、机构及组织的文件与资料，确保其安全、有序、高效地保存和利用，充分发挥其在工作和决策中的作用，制定本文件与资料控制管理制度。一、总则1.1本制度是根据相关法律、法规及文件管理的要求制定的，适用于企业、机构及组织的所有文件和资料的管理与控制。1.2文件与资料包括纸质文件、电子文件、图像资料、录音录像资料以及其他形式的信息载体。1.3文件与资料的管理与控制是指对文件和资料的创建、收集、整理、传递、使用、保存、销毁等环节进行科学、规范和有效的管理过程。1.4文件与资料的管理与控制应坚持公平、公正、公开原则，保护机密、涉密、商业秘密及个人隐私。1.5文件与资料的管理与控制应遵守法律法规、规章制度和内部管理制度，保证信息的真实、准确、完整和及时性。二、文件与资料的创建和管理2.1文件和资料的创建应符合规定格式，确保表达准确、简明、具体和清晰。2.2文件和资料的标识、编号和命名应按照规定的标准和程序进行，以便于查找和识别。2.3文件和资料的内容应真实、客观、全面，不得有虚假、夸大、歧义和误导性的陈述。2.4文件和资料的分类和归档应按照统一的分类体系和程序进行，确保信息的整洁、有序和易于查找。2.5文件和资料的传递和流转应按照规定的手续和权限进行，遵守保密和信息安全的要求。三、文件与资料的使用和共享3.1文件和资料的使用应遵循工作需要和授权权限，不得超出职责和权限范围进行使用。3.2文件和资料的共享应遵守规定的共享渠道和授权程序，确保信息的安全和合规性。3.3文件和资料的查询和复制应通过正规的程序和渠道进行，不得任意篡改和删除信息。3.4文件和资料的披露和公开应根据相关规定和程序进行，不得泄露机密和涉密信息。四、文件与资料的保存和销毁4.1文件和资料的保存应按照规定的期限和方式进行，保证信息的完整性和安全性。4.2文件和资料的备份和恢复应定期进行，确保信息的可靠性和持久性。4.3文件和资料的检索和归档应保持整洁、有序和规范，方便查阅和防止遗失。4.4文件和资料的销毁应按照规定的程序和要求进行，确保信息的安全和保密。五、文件与资料的安全管理5.1文件和资料的安全管理应建立健全相应的安全制度和措施，防止意外、故意、非法的访问、浏览、窃取和破坏。5.2对输入、输出的文件和资料应进行安全检查和防护，防止病毒、木马、黑客等网络安全威胁。5.3对机密、涉密和商业秘密文件和资料应进行加密和存储，遵守保密法律法规的要求。5.4对文件和资料的访问、修改、复制和传输应按照权限和审批程序进行，防止权限滥用和信息泄露。六、文件与资料的监督和评估6.1文件和资料的监督应建立监督制度和检查机制，对文件和资料的各个环节进行监控和评估。6.2对文件和资料的使用、共享和传递情况应定期进行检查和评估，确保信息的合规性和安全性。6.3对文件和资料的保存、备份和销毁情况应进行定期的审计和检验，确保信息的可靠性和持久性。七、附则本制度由企业、机构或组织的负责人根据具体情况进行修改和完善，并于制定后进行宣传、培训和实施。本制度自发布之日起生效。如有违反本制度的行为，将依据相关法律法规及内部管理制度进行处理。本制度的解释权归企业/机构/组织所有。附件：相关表格评估表格：文件和资料的安全管