工程项目档案管理制度流程

工程项目档案管理制度流程一、制定目的及范围为提升工程项目档案管理的规范性与高效性，确保项目资料完整、准确、及时地管理与保存，特制定本制度。本制度适用于公司所有工程项目的档案管理，包括项目立项、设计、施工、验收等阶段的所有相关文档。二、档案管理原则1.档案管理应遵循“完整、准确、安全、便捷”的原则，确保档案的真实性与完整性。2.项目档案必须在项目实施的各个阶段及时收集、整理，确保档案信息的时效性。3.档案管理工作由专人负责，各部门应配合落实相关工作。三、档案管理流程1.档案收集阶段1.1立项阶段：项目立项后，项目负责人需收集并提交立项报告、可行性研究报告、预算审批文件等初始资料。1.2设计阶段：设计单位需提交设计方案、设计变更文件、设计审核意见等相关资料，项目负责人应及时收集并整理。1.3施工阶段：施工单位需提交施工计划、施工日志、材料进场验收单、施工变更单等文件，项目经理应确保所有文件的完整性。1.4验收阶段：项目完成后，需收集竣工报告、验收申请、竣工图纸、质量保证文件等，确保项目档案的最终完整。2.档案整理阶段2.1分类整理：对收集到的档案资料进行分类，按照立项、设计、施工、验收等阶段归档，以便查阅。2.2编制目录：为每一类档案编制目录，便于后续查找与管理，确保档案信息的可追溯性。2.3审核确认：项目负责人需对整理后的档案进行审核，确保资料的准确性与完整性，必要时可请相关人员进行复核。3.档案存储阶段3.1电子化存储：将纸质档案扫描并制作成电子版，存入公司的档案管理系统，确保资料的安全性与便捷性。3.2纸质档案存放：纸质档案应存放在专门的档案室，配备防潮、防火等安全设施，以保障档案的物理安全。3.3定期检查：定期对存储的档案进行检查，确保档案的完好无损，及时处理损坏档案，进行修复或重新存档。4.档案使用阶段4.1借阅申请：需要使用档案的人员需填写借阅申请表，说明借阅目的及时间，项目负责人审核后方可借阅。4.2档案使用登记：借阅档案时需登记借阅人信息、借阅时间、归还时间等，确保档案使用的可追溯性。4.3归还与检查：借阅人需按时归还档案，归还时由档案管理人员进行检查，确保档案的完整性与无损坏。5.档案销毁阶段5.1销毁申请：对超过保存期限的档案，需由项目负责人提交销毁申请，说明销毁原因及相关依据。5.2审核与批准：档案管理部门对销毁申请进行审核，符合销毁条件的，报公司领导批准后方可实施。5.3销毁记录：销毁档案时需记录销毁档案的种类、数量、销毁日期等信息，确保档案管理的透明性。四、档案管理责任各项目负责人为本项目档案管理的第一责任人，需确保档案的收集、整理、存储、使用及销毁符合本制度要求。档案管理部门应对各项目档案进行监督与指导，确保档案管理工作的落实。五、档案管理监督与评估为确保档案管理工作的有效性，需定期对档案管理工作进行评估。评估内容包括档案的收集完整性、整理规范性、存储安全性及使用便捷性等。评估结果应形成书面报告，反馈给相关部门，作为改进档案管理工作的依据。六、培训与宣传定期对员工进行档案管理培训，提高员工的档案管理意识与能力。通过宣传和培训，确保所有员工了解档案管理制度的重要性，积极参与档案管理工作。七、