财务报销制度及报销流程

财务报销制度及报销流程一、制度制定的目的及范围为规范公司财务报销管理，确保报销流程的高效性与透明度，保障公司资源的合理使用，特制定本财务报销制度。该制度适用于公司所有部门及员工，涵盖各类费用报销，包括差旅费、办公费、招待费、培训费等。二、报销原则1.报销必须遵循合法性、合规性原则，所有费用必须有合法票据作为支撑。2.报销的金额应符合公司财务预算，并需经过相应的审批流程。3.各类费用需在规定时间内提交报销申请，逾期不予受理。4.报销人需确保提交的费用合理、必要，并能直接支持公司业务的开展。三、报销流程1.报销申请员工在产生可报销费用后，需及时收集相关凭证，包括发票、收据等。凭证需清晰、完整，能有效证明费用的发生及用途。员工填写《费用报销申请表》，并附上相关票据。2.部门审核填写完毕的《费用报销申请表》需提交至部门负责人进行审核。部门负责人需对报销的必要性、合规性及金额进行审核，确认后签字并注明审核日期。3.财务审核经部门审核通过的申请表及相关票据需提交至财务部进行进一步审核。财务人员需核对票据的有效性及合规性，确认费用是否符合公司报销政策。若发现问题，需及时与报销人沟通，要求补充或修正材料。4.审批流程财务审核通过后，报销申请将进入审批流程。报销款项需根据金额大小，按照公司规定的审批权限进行逐级审批。审批权限可分为：小额报销（如1000元以下）由部门负责人审批中额报销（如1000元-5000元）需部门经理审批大额报销（如5000元以上）需总经理审批5.报销支付一旦报销申请获得最终批准，财务部将安排付款。报销款项可通过银行转账或现金支付的方式进行。财务需在支付前做好记录，并将相关票据归档备查。6.报销跟踪与反馈财务部应定期对报销情况进行跟踪，确保各项报销按时处理。同时，设立反馈机制，鼓励员工对报销流程提出意见与建议，以不断优化流程。四、特殊费用报销流程针对一些特殊费用的报销，制定相应的流程，以保证其高效性与合规性。特殊费用包括但不限于以下几类：1.差旅费用报销员工因公出差需提前填写《差旅申请表》，并在完成出差后填写《差旅费用报销表》，附上交通票据、住宿发票等。差旅费用需经部门负责人审核后，再交财务部处理。2.招待费用报销招待费用需提前报备，填写《招待申请表》，并在招待后提交《招待费用报销表》。需附上发票及招待对象名单，经部门负责人审核后，提交财务部。3.培训费用报销员工参加培训需填写《培训申请表》，并在完成培训后填写《培训费用报销表》，附上培训发票及相关资料，经过审批流程后方可报销。五、报销时间限制所有费用报销需在费用发生后一个月内提交申请，逾期未提交的费用将不予受理。特殊情况下，需得到部门负责人或财务部的批准，方可延长报销期限。六、报销纪律1.报销人责任报销人需对所提交的报销材料负责，确保信息的真实、准确。禁止虚报、冒领费用，违者将受到严肃处理。2.审核人员责任审核人员需认真审核报销申请，确保费用的合规性和必要性，避免因疏忽导致公司损失。3.财务人员责任财务人员需遵循公正原则，确保所有报销申请公平对待，及时处理报销申请，保障流程的高效性。七、备案与存档所有报销申请及相关凭证需妥善保管，财务部应建立完整的报销档案，定期进行整理与备查。报销档案应包括：《费用报销申请表》相关发票及收据审核及审批记录八、流程的反馈与改进机制为确保报销流程的有效性与适应性，鼓励员工定期提出对流程的反馈与建议。财务部应定期组织评估会议，分析报销流程中的问题与不足，针对