物业服务合同签订与管理制度

物业服务合同签订与管理制度第一章总则为规范物业服务合同的签订与管理，提高物业服务的质量与效率，保障物业管理企业与业主之间的合法权益，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。物业服务合同是业主与物业管理公司之间关于物业管理服务的法律文件，明确双方的权利和义务，是维护良好物业管理关系的重要依据。第二章适用范围本制度适用于本公司所有物业服务合同的签订、管理及相关监督工作。包括住宅小区、商业地产、写字楼等各类物业的管理服务。所有参与物业合同签订与管理的员工须遵守本制度。第三章合同签订流程物业服务合同的签订应遵循一定的流程，确保合同的合法性和有效性。具体流程如下：1.需求确认在签订合同之前，物业管理公司需与业主进行充分沟通，明确物业服务的具体需求，包括服务内容、服务标准、服务期限及费用等。2.合同文本准备根据业主的需求，物业管理公司需准备合同文本，合同内容应包括但不限于：合同双方基本信息、服务内容、服务费用、付款方式、违约责任、争议解决方式等。3.合同审查合同文本准备完成后，需由法律顾问或相关人员进行审查，确保合同条款的合法性、合理性和可行性，及时修正不当条款。4.合同签署在双方确认合同条款无误后，进行合同的签署。合同应由双方代表签字并加盖公章。签署合同的人员需具有相应的授权。5.合同备案合同签署后，物业管理公司需将合同进行备案，备案材料包括合同原件及相关附件，确保合同的有效管理和查询。第四章合同管理规范物业服务合同的管理应保证合同的有效执行与监督，具体规范如下：1.合同执行监督合同执行过程中，物业管理公司需指定专人负责合同的执行和监督，确保合同条款得到落实，及时处理合同履行过程中出现的问题。2.定期检查物业管理公司应定期对合同的执行情况进行检查，针对服务质量、服务水平、业主满意度等进行评估，及时发现并解决问题。3.变更与解除合同的变更与解除应按照合同约定的程序进行，任何一方需提出变更或解除合同的请求时，应提前通知对方，并提供合理的理由和依据。4.违约责任若一方未按合同约定履行义务，另一方有权要求其承担违约责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等，具体责任应根据合同约定执行。第五章合同档案管理物业服务合同的档案管理是确保合同信息安全与可追溯的重要环节，具体要求如下：1.档案保存合同原件及相关档案材料需妥善保存，保存期限一般为合同有效期结束后五年。档案应存放在专用档案室，并采取防火、防潮等措施保障安全。2.档案查阅任何需要查阅合同档案的人员，需填写查阅申请表，并经相关负责人批准。查阅过程中应遵循保密原则，严禁随意涂改或拆换档案。3.档案销毁合同保存期限到期后，若无其他特别要求，合同档案可按照规定程序进行销毁。销毁前需进行登记，并由至少两名相关人员共同见证。第六章监督与评估为确保合同管理制度的有效实施，建立相应的监督与评估机制：1.监督机制物业管理公司应成立合同管理监督小组，定期对合同的签订、执行及管理情况进行检查，发现问题及时整改。2.评估机制每年应对合同管理工作进行评估，总结经验教训，提出改进措施，提升物业服务质量与管理水平。3.反馈机制建立业主反馈渠道，定期收集业主对物业服务的意见与建议，及时调整服务内